मीटिंग एक्शन आइटम्स को कैसे असाइन करें जो हो गया

कोई भी मीटिंग या प्रोजेक्ट अधिक सफल होता है यदि मीटिंग के दौरान कार्य असाइन किए जाते हैं और मीटिंग से बाहर पूरे किए जाते हैं। क्रियाओं को पूरा करने के लिए 3W (क्या, कौन, और कब) के एक सरल सूत्र का पालन करके, बैठक के समय और समय के बाहर उत्पादक कार्य होने की संभावना बढ़ जाती है। उचित कार्य असाइनमेंट फॉलो-थ्रू से संबंधित समस्याओं को कम कर सकता है। अच्छा एक्शन असाइनमेंट अच्छे विचारों और समस्याओं के समाधान के परीक्षण में मदद करेगा, साथ ही बैठक के दौरान किए गए किसी भी फैसले को लागू करने में मदद करेगा।

आपको जिन वस्तुओं की आवश्यकता होगी

• कागज या मार्कर बोर्ड

• पेन या ड्राई-इरेज़ मार्कर

बैठक के समापन से पहले, बैठक के दौरान पहचाने गए किसी भी कार्य को सत्यापित करें और निर्धारित करें कि क्या कोई अतिरिक्त कार्य आवश्यक हैं। क्या कार्रवाई कर रहे हैं के साथ शुरू करो। समूह से पूछें "महान परियोजना परिणामों को पूरा करने के लिए हमें किन कार्यों को करने की आवश्यकता है?" इससे समूह को यह समझने में मदद मिलती है कि क्या किया जाना चाहिए और यह परियोजना या टीम के लिए क्यों महत्वपूर्ण है। एक्शन आइटम को खराब करने में, क्रिया क्रियाओं का उपयोग करना सुनिश्चित करें और कार्रवाई को सही ढंग से पूरा करने के लिए वास्तव में आवश्यक होने पर कुछ विवरण प्रदान करने के लिए तैयार रहें।

फिर डब्ल्यूएचओ के पास जाकर समूह से पूछकर प्रत्येक कार्रवाई करेंगे "ये कार्य करने के लिए सबसे अच्छे लोग कौन हैं?" प्रत्येक कार्रवाई किसी को दी जानी चाहिए या यह नहीं किया जाएगा। यह कौन टीम या प्रोजेक्ट सदस्य है जो असाइन किए गए कार्य को करने के लिए आवश्यक सभी गतिविधियों के लिए जिम्मेदार और जवाबदेह होने के लिए सहमत है। कार्रवाई को सबसे अच्छा योग्य व्यक्ति या एक उप-टीम को सौंपा जा सकता है, या बैठक में कोई व्यक्ति कार्रवाई करने के लिए स्वयंसेवक हो सकता है। यदि कार्रवाई बैठक के बाहर किसी को सौंपी जाती है, तो बैठक में कोई व्यक्ति बैठक में नहीं होने वाले व्यक्ति को सौंपी गई कार्रवाई की व्याख्या करने के लिए जिम्मेदार होना चाहिए।

कार्रवाई से पहले और स्थगन को पूरा करने से पहले WHEN का हिस्सा क्या करें। समूह से पूछें "जब हमारी परियोजनाएं समय पर समाप्त करने के लिए हमारे कारण ये क्रियाएं होती हैं?" प्रत्येक कार्य के लिए नियत तारीख एक वास्तविक कैलेंडर तिथि होनी चाहिए, जब टीम या परियोजना को अपना काम पूरा करने के लिए कार्रवाई पूरी करनी होगी। इसे कभी भी खाली नहीं छोड़ा जाना चाहिए या एएसएपी के रूप में नहीं लिखा जाना चाहिए क्योंकि यह सुनिश्चित करता है कि कोई व्यक्ति समय पर कार्रवाई करने के लिए जिम्मेदार है। एक तिथि निर्दिष्ट करके, कार्रवाई करने वाला व्यक्ति नए कार्य को अपने अन्य कार्य के साथ निर्धारित कर सकेगा और यह निर्धारित करने में सक्षम होगा कि क्या कोई वैध कारण हो सकता है कि समूह की वांछित तिथि से पहले कार्रवाई पूरी न हो जाए। देर से।

बैठक के बाद, 3W क्रियाओं को मीटिंग रिकॉर्ड में रखें और उन सभी को वितरित करें, जिन्होंने मीटिंग में भाग लिया था या जिन्हें कार्रवाई मिली थी। यह सभी कार्यों का दस्तावेज है और जो जिम्मेदार होने के साथ-साथ जिम्मेदार हैं।

टिप्स

• यदि कोई अनुवर्ती बैठक होनी है, जब उस बैठक के लिए अनुस्मारक भेजा जाता है, जिसमें कोई भी कार्य शामिल होता है जो उस तिथि के साथ-साथ सामान्य बैठक के विवरण के कारण होता है।