एक बैठक के दौरान किए गए दस्तावेजीकरण के कार्य आने वाले वर्षों के लिए याद किए जाने वाले विषयों और निर्णयों को याद रखने की अनुमति देते हैं। एक बैठक में सभी प्रमुख इंटरैक्शन को रिकॉर्ड किया जाना चाहिए, जिसमें जब गति होती है - भले ही गति अंततः विफल हो जाए।
मीटिंग मिनट्स का उद्देश्य
बैठक के दौरान होने वाले निर्णयों और चर्चाओं को मिनटों में दर्ज किया जाता है। एक लिखित रिकॉर्ड के रूप में, मिनट भी के रूप में सेवा कर सकते हैं कानूनी दस्तावेज बैठक का। किसी भी प्रकार की बैठक सार्वजनिक कंपनियों पर एक सामुदायिक बैठक में संगठन के कर्मचारियों की बैठक के लिए औपचारिक कॉर्पोरेट बोर्ड ऑफ डायरेक्टर्स से रिकॉर्ड कर सकती है।
मीटिंग मिनट ले रहा है
असाधारण संगठनात्मक, सुनने और नोट लेने के कौशल एक बैठक में मिनटों को रिकॉर्ड करने के लिए अच्छी तरह से उधार देते हैं। मुलाकात के दौरान सब कुछ नहीं कहा दस्तावेज होना चाहिए; इसके बजाय, प्रमुख बिंदुओं पर ध्यान केंद्रित करें, जैसे:
- बैठक की तारीख, समय और स्थान
- उपस्थित लोगों की सूची
- मुख्य विषयों पर चर्चा की
- मोटेशन कराया
- निर्णय जो अंतिम थे
- क्रियाएं पूरी हुईं
- अगली बैठक से पहले कोई भी कदम उठाना चाहिए
असफलताएँ
जब एक बैठक में उपस्थित व्यक्ति विचार के लिए एक मामले को पेश करना चाहता है, तो एक प्रस्ताव बनाया जाता है। आम तौर पर एक प्रस्ताव को दूसरे स्थान पर रखने की आवश्यकता होती है - जिसका अर्थ है कि एक अन्य सहभागी इस बात पर विचार करता है - इस प्रस्ताव को आगे बढ़ाने और चर्चा करने के लिए। यदि गति दूसरी नहीं है, इसे ए कहते हैं असफल गति । हालांकि, एक असफल गति को मिनटों में प्रलेखित किया जाना चाहिए। लिखें कि गति किसने बनाई, गति में क्या शामिल था और यह विफल रहा। उदाहरण के लिए, रिकॉर्डिंग की एक विधि इस तरह दिख सकती है:
- मोशन: लाइब्रेरी के सभी कंप्यूटरों को नए और वर्तमान मॉडल से बदला जाना चाहिए। मोशन बिल स्मिथ द्वारा प्रस्तुत किया गया। मोशन सेकेंड नहीं; गति विफल।
यदि वे पर्याप्त वोट नहीं ले जाते हैं, तो दूसरे स्थान पर रहने वाले सपने भी विफल हो सकते हैं। एक प्रस्ताव के बाद और आगे बढ़ने के बाद, बैठक में उपस्थित लोग इस मुद्दे पर बहस करते हैं। यदि मतदाता बहुसंख्यक मुद्दे को पारित करने के पक्ष में नहीं हैं तो यह प्रस्ताव विफल हो जाता है। इसे मिनटों में इस तरह दर्ज किया जाना चाहिए:
- मोशन: लाइब्रेरी के सभी कंप्यूटरों को नए और वर्तमान मॉडल से बदला जाना चाहिए। मोशन बिल स्मिथ द्वारा प्रस्तुत किया गया। मोशन बॉब जोन्स द्वारा दूसरी बार। वोट 5-2 के खिलाफ था; गति विफल।
