अनुबंध बोलियाँ योग्य कंपनियों को निजी या सार्वजनिक अनुबंध देने की प्रक्रिया का एक अभिन्न हिस्सा हैं। कंपनियां, एजेंसियां और व्यक्ति ऐसी परियोजनाओं का विज्ञापन करते हैं जिनकी उन्हें आवश्यकताएं पूरी करने और बोली लगाने की प्रक्रिया को खोलकर किया जाता है। ठेकेदार जो नौकरी की आवश्यकताओं को पूरा कर सकते हैं, वे अनुबंध बोलियों को प्रस्तुत करते हैं कि वे कैसे परियोजना को पूरा करने का प्रस्ताव रखते हैं और किस कीमत पर। बोली अवधि समाप्त होने के बाद, अनुबंध को सबसे कम बोली लगाने वाले को दिया जाता है। अनुबंध बोलियां निर्माण कार्यों, विक्रेताओं, विद्युत, नलसाजी और सार्वजनिक परियोजनाओं सहित सेवाओं की एक विस्तृत सरणी को कवर कर सकती हैं। सबसे बड़ी अनुबंध बोली क्षेत्र संघीय, राज्य और स्थानीय सरकारों में हैं जहां अनुबंध बोली प्रक्रिया आमतौर पर कानून द्वारा आवश्यक होती है।
समारोह
एक अनुबंध बोली का कार्य एक उचित अनुबंध प्रदान करने की प्रक्रिया प्रदान करना है। अनुबंध बोलियां किसी भी कंपनी को अनुमति देती हैं जो कंपनी या एजेंसी की आवश्यकताओं को पूरा कर सकती है जो अनुबंध की पेशकश करने और पक्षपातपूर्ण या अनुचित प्रतिस्पर्धात्मक प्रथाओं के बारे में चिंता किए बिना काम करने का मौका देती है। कॉन्ट्रैक्ट बिड्स किसी कॉन्ट्रैक्टर की मांग करने वाले को न्यूनतम संभव कीमत पर काम करवाने की अनुमति भी देती है। यह प्रतिस्पर्धा को प्रोत्साहित करता है, जो एक खुली बाजार अर्थव्यवस्था में आवश्यक है। राज्य और संघीय अनुबंधों के संबंध में, प्रक्रिया सार्वजनिक आंखों में अनुबंधों को देने और करदाता डॉलर को बचाने में मदद करती है।
प्रकार
अनुबंध बोली तीन प्रकार की अनुबंध बोली प्रस्तावों की आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए डिज़ाइन की गई हैं। कुछ अनुबंध बोलियां सील हैं और अन्य संशोधन के लिए खुली हैं। तीन प्रकार की अनुबंध बोलियां हैं: बोलियों के लिए आमंत्रण (IFP) को सील बोली के रूप में भी जाना जाता है और आमतौर पर कंपनियों या एजेंसियों द्वारा आपूर्ति विक्रेताओं या निर्माण सेवाओं की तलाश में उपयोग किया जाता है। IFP प्रस्ताव में अनुबंध विनिर्देश शामिल हैं और बोलीदाताओं को विचार के योग्य होने के लिए इन आवश्यकताओं को पूरा करना चाहिए। इस प्रकार की अनुबंध बोलियाँ जैसे ही सबमिट की जाती हैं और बोली प्रक्रिया के दौरान या उसके बाद उन्हें बदला नहीं जा सकता। बातचीत की कमी इसे अनुबंध बोली का अत्यधिक प्रतिस्पर्धी रूप बनाती है जिसमें अनुबंध धारक पूरी प्रक्रिया पर नियंत्रण बनाए रखता है। उद्धरण के लिए अनुरोध (RFQ) एक IFP के समान है जहां अनुबंध विनिर्देशों को प्रस्ताव में अच्छी तरह से उल्लिखित किया गया है। हालांकि आरएफक्यू के साथ, अनुबंध बोलीदाताओं को प्रश्न पूछने या विभिन्न मुद्दों पर चर्चा करने के लिए बोली प्रस्तुत करने से पहले कंपनी या एजेंसी के साथ मिलने की अनुमति दी जाती है। ये बोली सबमिट होने के बाद कभी-कभी संशोधन और संशोधन के लिए खुली होती हैं। प्रस्ताव के लिए अनुरोध (RFP) एक अनुबंध प्रस्ताव है जो आमतौर पर एक विशेष सेवा के लिए उपयोग किया जाता है जहां एक अनुबंध धारक के लिए एक विशिष्ट डॉलर की राशि का अनुमान लगाना कठिन होता है। अनुबंध की पेशकश करने वाली कंपनी या एजेंसी सेवाओं का एक सामान्य विचार देती है जिसे वह अपने प्रारंभिक प्रस्ताव में देख रहा है। अनुबंध बोलीदाताओं को आमतौर पर पूर्व-बोली बैठकों में भाग लेने की आवश्यकता होती है जहां अनुबंध आवश्यकताओं पर चर्चा की जाती है और आगे परिभाषित किया जाता है। अनुबंध बोलीदाता एक बोली को प्रस्तुत करता है, जिसमें परियोजना के लिए विनिर्देश होते हैं और वे डॉलर की राशि निर्धारित करते हैं। RFP अनुबंध बोलियां अक्सर अनुबंध प्रक्रिया के दौरान और अनुबंध से सम्मानित होने के बाद पुनर्जागरण के लिए खुली होती हैं।
समय सीमा
अधिकांश अनुबंध बोली प्रक्रिया में एक समय सीमा शामिल होती है जो कुछ हफ्तों से कुछ महीनों तक रह सकती है। सामान्य बोली प्रक्रिया निम्नानुसार चलती है: 1. बोली प्रस्ताव सार्वजनिक रूप से विज्ञापित किया जाता है, आमतौर पर या तो समाचार पत्रों में या वेबसाइट पर। प्रस्तावों को एक सप्ताह या एक महीने तक के लिए विज्ञापित किया जा सकता है। प्रस्ताव में अनुबंध विनिर्देश शामिल हैं और प्रस्ताव पैकेज प्राप्त करने के तरीके के बारे में निर्देश प्रदान करता है। 2. कंपनियां अपने अनुबंध बोली प्रस्ताव प्रस्तुत करती हैं। कभी-कभी एक प्री-बिड कॉन्फ्रेंस की आवश्यकता होती है, जहां दोनों पक्ष एक साथ मिल सकते हैं और अनुबंध विवरण पर चर्चा कर सकते हैं। 3. बोलियाँ पूर्व निर्धारित तिथि पर खोली जाती हैं। उन्हें पढ़ा जाता है और सबसे कम कीमत पर प्रस्ताव की आवश्यकताओं को पूरा करने वाली बोली को अनुबंध से सम्मानित किया जाता है। विजेता बोली लगाने वाले को अनुबंध अनुबंध पत्र के माध्यम से सूचित किया जाता है।
विचार
संपर्क बोली लगाते समय कई महत्वपूर्ण बातें हैं जिन पर विचार करने की आवश्यकता है। विचार करने वाली पहली बात यह है कि बोलीदाता की कंपनी प्रोफाइल भावी ग्राहक की जरूरतों में कैसे फिट होती है। उदाहरण के लिए, अधिकांश संघीय और राज्य सरकार एजेंसियां उन कंपनियों द्वारा बोली लगाने पर विचार करती हैं जो अन्य बोलीदाताओं से पहले महिलाओं या अल्पसंख्यकों के स्वामित्व में हैं। वे बड़े अल्पसंख्यक कार्यबल वाली कंपनियों और भौगोलिक क्षेत्रों से कंपनियों को भी ध्यान में रखते हैं जिन्हें आर्थिक विकास क्षेत्र नामित किया गया है। बोली लगाते समय जिन अन्य बातों पर विचार करने की आवश्यकता होती है, उनमें शामिल हैं: पहले से स्वामित्व वाले उपकरणों पर खरीद या मूल्यह्रास मूल्य, भुगतान शेड्यूल, पेरोल, कर और लाभ सहित श्रम की लागत, ओवरहेड, बॉन्डिंग की लागत और लाभ मार्जिन। लगभग सभी कॉन्ट्रैक्ट बिड पैकेज में इन वस्तुओं को शामिल करने की आवश्यकता होती है, आमतौर पर एक आइटम में बोली लगाई जाती है। अधिकांश अनुबंध बोलियों में शामिल एक अन्य रूप एक अतिरिक्त काम और परिवर्तन आवंटन है। इस रूप में, बोली लगाने वाले को यह विचार करना चाहिए कि क्या होता है अगर मूल प्रस्ताव में विस्तृत रूप से प्रस्तुत परियोजना को पूरा करने के लिए अतिरिक्त कार्य की आवश्यकता नहीं है। बोली लगाने वाले को एक योजना तैयार करने की आवश्यकता होती है जो लागत और समय का मोटा अनुमान देगी और इस तरह की घटना घटित होनी चाहिए या यदि कोई अंतिम मिनट परिवर्तन अचानक आवश्यक हो।
चेतावनी
अधिकांश अनुबंध बोली स्थितियों में सबसे कम बोली लगाने वाले को अनुबंध से सम्मानित किया जाता है, हालांकि पहली बार बोली प्रक्रिया में आने से, कई बोलीदाता अक्सर अनुबंध के प्रस्ताव को कम करने की गलती करते हैं। इसके परिणामस्वरूप कंपनी को धन की कमी हो सकती है या परियोजना की आवश्यकताओं को पूरा करने में असमर्थ होना चाहिए। बोलीदाताओं को ध्यान से विचार करना चाहिए कि अनुबंध कितना लाभ और आपूर्ति के मामले में उन्हें खर्च करेगा, जबकि अभी भी एक लाभ मार्जिन में फैक्टरिंग है। अंडर-बिडिंग से बचने का एक तरीका यह शोध करना है कि अन्य कंपनियां समान सेवाओं को निष्पादित करने के लिए कितना शुल्क ले रही हैं। सरकारी अनुबंधों के मामले में, एजेंसियों को पिछले अनुबंधों को पोस्ट करने की आवश्यकता होती है, जो कंपनियों को यह देखने की अनुमति देता है कि अन्य कंपनियों ने समान अनुबंधों पर कितनी बोली लगाई है।
