अनुपस्थिति के लिए फटकार का एक पत्र एक औपचारिक कदम है जो समाप्ति, पदावनति या काम के घंटों में कमी का कारण बन सकता है। पत्र इंगित करता है कि प्रबंधन को कर्मचारी की नौकरी के प्रति प्रतिबद्धता या कर्तव्यों को जिम्मेदारी से निभाने की क्षमता के बारे में गंभीर चिंता है। कंपनी के लेटरहेड पर पत्र टाइप करना और उसे सील बंद लिफाफे में सौंपना प्रभाव डालता है। लक्ष्य कर्मचारी को यह महसूस करने के लिए मजबूर करना है कि उसकी उपस्थिति रिकॉर्ड में सुधार होना चाहिए।
इस बात की पुष्टि करने के लिए अपने नोट्स की समीक्षा करें कि कर्मचारी को अनुपस्थिति के लिए मौखिक फटकार मिली है। मौखिक फटकार की तारीख और कर्मचारी की प्रतिक्रिया पर ध्यान दें। ध्यान दें कि कर्मचारी ने समस्या को ठीक करने का वादा किया था लेकिन ऐसा करने में विफल रहा।
पत्र के पहले पैराग्राफ में कर्मचारी को फटकार। कर्मचारी को सूचित करें कि पत्र अनुपस्थिति के लिए एक औपचारिक फटकार के रूप में सेवा कर रहा है, और अगर स्थिति जारी रहती है तो आगे सुधारात्मक कार्रवाई संभव है।
दूसरे पैराग्राफ में अनुपस्थिति का विस्तार करें। मानव संसाधन द्वारा उपलब्ध कराए गए टाइम शीट या रिकॉर्ड का उपयोग उन दिनों को ध्यान देने के लिए करें जो कर्मचारी छूटे हुए या अप्रयुक्त अनुपस्थिति के साथ छूट गए थे। कर्मचारी को बताएं कि क्यों लगातार अनुपस्थिति कर्मचारी और कंपनी के लिए खराब है। बता दें कि पुरानी अनुपस्थिति के कारण कर्मचारी के सहकर्मियों को कर्मचारी पर विश्वास खोना पड़ता है, या खोया उत्पादन के कारण कंपनी के पैसे खर्च होते हैं।
कर्मचारी को ट्रैक पर वापस लाने के लिए क्या करना चाहिए, यह समझाकर पत्र को बंद करें। उदाहरण के लिए, समझाएं कि अगले छह महीनों के लिए कर्मचारी को लिखित रूप में अग्रिम दिनों के लिए अनुरोध करना चाहिए। यह भी ध्यान रखें कि कर्मचारी को बीमारी के कारण अनुपस्थिति के लिए डॉक्टर का नोट प्रदान करना होगा। कर्मचारी को बताएं कि नियमों का पालन करने में विफलता से अधिक अनुशासनात्मक सुधार हो सकता है, जिसमें समाप्ति शामिल है। अंतिम पैराग्राफ में कर्मचारी को काउंसलिंग कार्यक्रमों के लिए संदर्भित करें यदि आवर्ती व्यक्तिगत या पारिवारिक समस्याएं अनुपस्थिति का कारण हैं।
