देय खातों की बैचिंग समूहों, या बैचों में भुगतान किए जाने वाले चालान को एकत्र करने की प्रक्रिया है, और प्रत्येक भुगतानकर्ता के लिए व्यक्तिगत जर्नल प्रविष्टियों के विपरीत, चालान के पूरे बैच के लिए लेखांकन रिकॉर्ड में एक प्रविष्टि करना है। बैचिंग एक आम तकनीक है जिसका उपयोग जर्नल प्रविष्टियों को कम करने के लिए किया जाता है, और यह लेखांकन सूचना प्रणाली को अधिक कुशलता से संचालित करने में मदद करता है। हालांकि, बैचिंग प्रक्रियाओं में कमियां भी हैं।
लेन-देन में कमी
देय खातों को बैचने में प्राथमिक लाभ लेखांकन प्रणाली में प्रविष्टियों की कमी है। कम डॉलर मूल्य के लेनदेन की उच्च संख्या वाली कंपनियां व्यय खातों में हजारों डेबिट और क्रेडिट को जल्दी से देख सकती हैं। भुगतान योग्य खाता बही में विस्तार का स्तर अनावश्यक है और कम्प्यूटरीकृत लेखा प्रणाली के लिए एक प्रसंस्करण बोझ बनाता है। दैनिक या साप्ताहिक आधार पर लेनदेन को सीमित करके, इस बोझ को कम किया जाता है।
ऑडिट ट्रेल का निर्माण
जब लेन-देन दैनिक आधार पर किए जाते हैं और भुगतान तार द्वारा किए जाते हैं, तो लेखा पर्यवेक्षकों के लिए यह आसान होता है कि वे बैंक स्टेटमेंट के कैश आउटफ्लो के लिए दैनिक कैश-आउट राशियों के साथ सामंजस्य स्थापित करें, क्योंकि बैंक स्टेटमेंट अक्सर दैनिक लेनदेन के योगों को सूचीबद्ध करते हैं। इसके अलावा, भुगतान किए गए चालानों का यादृच्छिक चयन किया जा सकता है और बैचों में पता लगाया जा सकता है और दर्ज की गई राशि को सुनिश्चित करने के लिए बैंक स्टेटमेंट सटीक है।
त्वरित विश्लेषण
लेन-देन के दैनिक और साप्ताहिक बैचिंग से एकाउंटेंट दिन के हिसाब से भुगतान राशियों के ट्रेंडिंग का विश्लेषण कर सकते हैं। प्रत्येक भुगतान बैच समय की एक ही इकाई का प्रतिनिधित्व करता है; दैनिक बैच के योगों को सूचीबद्ध करके और उच्च या निम्न मात्रा की जांच करके आउटलेर को आसानी से देखा जा सकता है। हालाँकि, व्यक्तिगत रूप से असामान्य नकदी बहिर्वाह का पता लगाने के लिए बैचिंग करना अधिक कठिन हो जाता है। यदि कंपनी प्राधिकरण के बिना बड़े नकद भुगतान के बारे में चिंतित है, तो पर्यवेक्षक बड़ी मात्रा में दोहरे हस्ताक्षर शामिल करने के लिए नीतियों का प्रबंधन कर सकते हैं।
सुलह में कठिनाई
प्राप्य बैचिंग खातों के लिए संभावित खामी सुलह में कठिनाई हो सकती है। यदि कंपनी लेखाकार यह रिकॉर्ड करने में मेहनती नहीं हैं कि क्या लेनदेन प्रत्येक बैच को बनाते हैं, तो भुगतान सामंजस्य मुश्किल हो सकता है, यदि असंभव नहीं है। यदि यह कमजोरी मौजूद है, तो कर्मचारियों के लिए धोखाधड़ी या विक्रेताओं को यह विवाद करना आसान हो सकता है कि उन्हें भुगतान मिला है।
