नए व्यवसाय के मालिकों के लिए, कंप्यूटर फ़ाइल प्रबंधन एक ऐसा कार्य है जिसे अक्सर स्थगित या यहां तक कि अनदेखा किया जाता है। हालाँकि, अधिकांश व्यवसाय कंप्यूटर फ़ाइलों के रूप में बहुत सारे डेटा को सहेजने, सहेजने और पुनर्प्राप्त करने के साथ काम करते हैं। यदि आपके व्यवसाय का मामला है, तो आपको एक काम करने योग्य फ़ाइल संरचना की आवश्यकता होगी, नामकरण फ़ाइल करने के लिए एक दृष्टिकोण जिसे समझना आसान है और अधिक। एक मजबूत निर्माण, भंडारण, संगठन और बैकअप प्रक्रिया आपके व्यवसाय को बढ़ने में मदद करेगी।
टिप्स
-
कंप्यूटर फ़ाइल प्रबंधन आपकी व्यावसायिक जानकारी के लिए एक मजबूत निर्माण, भंडारण, संगठन और बैकअप प्रक्रिया है जो आपके व्यवसाय को बढ़ने में आपकी मदद करेगा।
क्यों फ़ाइल प्रबंधन आपके व्यवसाय के लिए महत्वपूर्ण है
यदि आप एक नया व्यवसाय शुरू कर रहे हैं, तो यह फ़ाइल प्रबंधन को अनदेखा करना है। आपके पास संभावना है कि आपके पास शुरू करने के लिए कई कंप्यूटर फाइलें हैं, और निस्संदेह आपके ध्यान की मांग करने वाले कई अन्य दबाने वाले मामले हैं।
हालाँकि, प्रारंभ से एक स्मार्ट फ़ाइल प्रबंधन प्रणाली स्थापित करने के लिए समय लेने से आने वाले वर्षों के लिए लाभांश का भुगतान किया जाता है। फ़ाइलों के लिए एक स्केलेबल, संगठित प्रणाली आपकी कंपनी के साथ बढ़ेगी, आपकी फ़ाइलों को सुरक्षित और सुव्यवस्थित बनाए रखने के साथ-साथ उन फ़ाइलों की संख्या में तेजी से वृद्धि होगी।
वैकल्पिक रूप से, फ़ाइल प्रबंधन को स्थगित करना एक गड़बड़, अस्थिर प्रणाली बनाता है जिसमें समय और दक्षता खर्च होती है। उस बिंदु पर एक उचित प्रणाली को अपनाना बेहद महंगा होगा और इसमें आमतौर पर उच्च कीमत वाले सलाहकार और अतिरिक्त उपकरण शामिल होते हैं।
एक फ़ाइल प्रबंधन प्रणाली जो आसानी से समझ में आती है, साथ काम करने के लिए सरल और विस्तार करने के लिए सरल एक मूल्यवान व्यावसायिक संपत्ति है।
फ़ाइल संरचना बनाना
कंप्यूटर फ़ाइलों को व्यवस्थित करने के लिए आपका व्यवसाय कैसे चुनता है, आने वाले वर्षों के लिए दैनिक कार्यों, परियोजना प्रबंधन और ग्राहक संबंधों को प्रभावित करेगा। यदि आप सही दस्तावेज़ को जल्दी से ढूँढ और प्राप्त नहीं कर सकते हैं, तो आपका व्यवसाय अंततः ग्राहकों या उसकी प्रतिष्ठा को खो सकता है।
फ़ाइलों को व्यवस्थित करने का सबसे अच्छा तरीका व्यवसाय से व्यवसाय तक भिन्न होगा। संगठनात्मक या श्रेणीबद्ध दृष्टिकोण का चयन करने से पहले अपने व्यवसाय को कैसे बनाएँगे और दस्तावेजों के साथ काम करेंगे, इस बारे में पहले सोचें।
आंतरिक फ़ाइल संरचना व्यापक और उथली या संकीर्ण और गहरी हो सकती है। पहला दृष्टिकोण कई शीर्ष-स्तरीय फ़ोल्डर्स और कम सबफ़ोल्डर बनाता है। इसके परिणामस्वरूप कई दस्तावेजों को कई फ़ोल्डरों में संग्रहीत किया जा सकता है। दूसरा दृष्टिकोण मूल फ़ोल्डर के भीतर कई फ़ोल्डरों को घोंसला देता है। इन दो प्रकार के पदानुक्रमों के बीच संतुलन बनाने के लिए हाइब्रिड संरचनाएं भी बनाई जा सकती हैं। व्यक्तिगत पसंद और व्यावसायिक आवश्यकता को विशिष्ट दृष्टिकोण निर्धारित करना चाहिए।
फ़ाइल प्रबंधन सेवाओं में वृद्धि के साथ जो फ़ाइलों को खोज द्वारा आसानी से खोजने में मदद करती है, कुछ लोगों और व्यवसायों ने फ़ाइल फ़ोल्डर्स को पूरी तरह से छोड़ दिया है और अपने सभी दस्तावेजों को एक मास्टर फ़ोल्डर में डंप कर दिया है। यह नाकाफी है। कोई भी व्यवसाय एक वर्ष में अधिक दस्तावेजों का निर्माण करेगा जिससे इस तरह की सपाट संरचना को आसानी से प्रबंधित किया जा सके। कुछ प्रकार की फ़ाइल संगठनात्मक संरचना बनाना महत्वपूर्ण है जो आपकी फ़ाइलों को वर्गीकृत करने में मदद करता है, जो बदले में उन्हें खोजने में आसान बनाता है।
आप जिस भी सिस्टम को लागू करना चाहते हैं, उसका उपयोग करना आसान, सुरक्षित और विश्वसनीय होना चाहिए। इस बारे में सोचें कि इन फ़ाइलों के साथ कौन काम कर रहा है, और फिर विचार करें कि फ़ाइल संरचना के साथ उनके काम की जरूरतों को बेहतर तरीके से कैसे पूरा किया जा सकता है।
उपयोग में आसानी का एक और मुख्य पहलू पहुंच क्षमता है। यदि आपके प्राथमिक दस्तावेज़ श्रमिकों को मोबाइल उपकरणों पर दस्तावेज़ों को एक्सेस करने की आवश्यकता है, तो यह सोचना महत्वपूर्ण है कि जब आप फ़ाइल प्रबंधन नीति स्थापित कर रहे हैं, तो उन दस्तावेज़ों को सूचीबद्ध, एक्सेस और उन उपकरणों पर कैसे काम किया जाएगा। इसके अलावा, आप एक फ़ाइल प्रबंधन दृष्टिकोण अपनाना चाहेंगे जो सभी डिवाइसों में फ़ाइलों को समन्वयित रखता है।
अंत में, अपने फाइल मैनेजमेंट सिस्टम में फाइल बैकअप प्लान शामिल करें। आदर्श रूप में, आपको अपनी फ़ाइलों की कई बैकअप प्रतियां बनानी चाहिए। उन बैकअप को विभिन्न कंप्यूटरों पर संग्रहीत किया जाना चाहिए, जिनमें से कम से कम एक आपके कार्यस्थल परिसर में स्थित नहीं है। यह निर्दिष्ट करना सुनिश्चित करें कि आपके कंप्यूटर फ़ाइल प्रबंधन प्रणाली में कौन, कितनी बार और किस तकनीक से बैकअप बनाता है।
आप की जरूरत कंप्यूटर फ़ाइलें ढूँढना
नामकरण सम्मेलनों और फ़ाइल संरचना की आवश्यकता होने पर सही दस्तावेज़ को जल्दी से ढूंढने और पुनः प्राप्त करने में सहायता करनी चाहिए। फ़ाइल नाम जिसमें अल्फ़ान्यूमेरिक्स की यादृच्छिक श्रृंखला होती है, या यहां तक कि सम्मेलनों जैसे "DATE + CLIENT NAME" को भ्रमित करना और पुनर्प्राप्ति में बाधा हो सकती है।
फ़ाइल नामों को सभी उपयोगकर्ताओं के लिए समझ में आना चाहिए और प्रत्येक फ़ाइल के प्रकार, उद्देश्य और मूल सामग्री को आसानी से पहचानना चाहिए।
एक सुसंगत फ़ाइल नामकरण सम्मेलन के अलावा, एक फ़ाइल प्रबंधन प्रणाली जोड़ने पर विचार करें। यह एक प्रकार का कंप्यूटर एप्लीकेशन है जो फाइलों को स्टोर और व्यवस्थित करने में मदद करता है। यह उन विशेषताओं की पेशकश कर सकता है जो मालिक और उसके बाद के उपयोगकर्ताओं, निर्माण की तारीख और अंतिम संशोधन और अन्य डेटा की अनुमति देता है जो आपकी फ़ाइलों के साथ काम करने और बनाए रखने में आपकी मदद कर सकता है।
ड्रॉपबॉक्स और Google ड्राइव जैसी फ़ाइल प्रबंधन सेवाएं अधिक खोज-अनुकूल लेआउट और इंटरफ़ेस प्रदान करके आपकी सहायता कर सकती हैं। जटिल फ़ाइल संरचनाओं या नामकरण सम्मेलनों को याद करने के बजाय आप बस उस चीज़ की खोज कर सकते हैं जिसकी आपको आवश्यकता है।
अपनी कंपनी की नीति को लिखित में रखना
एक बार संरचना और नामकरण सम्मेलनों पर निर्णय लेने के बाद, आपके व्यवसाय के लिए एक मसौदा दस्तावेज बनाएं, जिसमें आपके द्वारा चयनित कंप्यूटर फ़ाइलों के साथ काम करने के लिए सभी विशिष्टताओं को रेखांकित किया गया हो। यहां तक कि अगर आप अपने एकमात्र कर्मचारी हैं, तो यह हमेशा मामला नहीं हो सकता है। यदि आप भविष्य में कर्मचारियों का विस्तार और किराया करते हैं, तो कंप्यूटर फ़ाइल प्रबंधन नीतियों की रूपरेखा तैयार करने में एक औपचारिक दस्तावेज़ मदद करेगा। यह आपके व्यवसाय को एक सुसंगत फ़ाइल प्रबंधन दृष्टिकोण बनाए रखने और आपकी मूल्यवान फ़ाइलों की सुरक्षा सुनिश्चित करने में भी मदद करेगा।
