एक कुशल व्यवसाय चलाने के लिए, कागजी कार्रवाई पर नज़र रखना आवश्यक है। ठेके। प्रस्ताव। चालान। विधेयकों। लाइसेंस। यहां तक कि 21 वीं शताब्दी में, जब अधिकांश कागजी कार्रवाई डिजिटल होती है, तब भी आपके प्रशासनिक कार्यों को सुचारू रूप से चलाने के लिए फ़ाइल प्रबंधन आवश्यक है। व्यवसाय दस्तावेज़ प्रबंधन के कई सिद्धांत समान हैं, चाहे आपका डिजिटल फाइलिंग सिस्टम आपके लैपटॉप पर हो या क्लाउड में।
फ़ाइल प्रबंधन सिद्धांत
अच्छे फ़ाइल प्रबंधन का मौलिक नियम यह है कि सिस्टम को आपके लिए दस्तावेज़ ढूंढना आसान बनाना चाहिए। यदि ऐसा नहीं होता है, तो इसका कोई फायदा नहीं है।
एक अच्छा दस्तावेज फाइलिंग सिस्टम, चाहे वह स्टील कैबिनेट या क्लाउड में आधारित हो, फाइलिंग को कम थकाऊ और कठिन बनाना चाहिए; आपको कई मिनट नहीं लगाना चाहिए बस यह पता लगाना चाहिए कि इस महीने की बिक्री रिपोर्ट किस फ़ाइल में जाती है। आपको जो जानकारी चाहिए उसे प्राप्त करना भी आसान होना चाहिए। अच्छी फाइलिंग लोगों पर निर्भर नहीं है: यदि आपका प्रशासनिक सहायक या आईटी व्यक्ति इस्तीफा देता है, तो उनका प्रतिस्थापन सिस्टम का पता लगाने में सक्षम होना चाहिए। फ़ाइल श्रेणियां स्पष्ट और पहचानने में आसान होनी चाहिए। सिस्टम को निष्क्रिय रिकॉर्ड को पहचानना और शुद्ध करना आसान बनाना चाहिए।
लचीलापन भी महत्वपूर्ण है, विशेष रूप से सॉफ्टवेयर के साथ। एक दस्तावेज़ फाइलिंग सिस्टम जो आपके व्यवसाय को एक एकल विक्रेता या एक विशिष्ट कंप्यूटर प्लेटफॉर्म में बंद कर देता है, जो सड़क की समस्या को कम कर सकता है।
सिस्टम को विकास को संभालने में सक्षम होना चाहिए। आपके व्यवसाय के बढ़ने के साथ-साथ फाइलें अनिवार्य रूप से जमा होती जाती हैं, नए ग्राहक जोड़ते हैं और कर्मचारियों का विस्तार करते हैं। एक अच्छी प्रणाली जरूरत से ज्यादा डेटा और डॉक्यूमेंट स्टोरेज को संभाल सकती है।
फ़ाइल प्रबंधन के लाभ
अच्छा व्यवसाय दस्तावेज़ प्रबंधन आपके व्यवसाय के लिए ठोस लाभ पैदा कर सकता है। तेजी से फाइलिंग और पुनर्प्राप्ति समय की बचत करती है और कर्मचारियों को अधिक कुशल और उत्पादक बनाती है। यदि कोई सिस्टम मिसफाइल को कम करता है, तो इससे बहुत समय और समस्याएं बच सकती हैं। यह विशेष रूप से सच है यदि आप अदालत में जा रहे हैं या एक ऑडिट से गुजर रहे हैं: महत्वपूर्ण दस्तावेज नहीं होने से दुखी परिणाम हो सकता है।
एक कुशल, सुविचारित प्रणाली आपके द्वारा फाइलिंग उपकरण खरीदने के लिए और इसे स्टोर करने के लिए आपके द्वारा आवश्यक स्थान की मात्रा को कम करती है। नए कर्मियों को फाइल करने के लिए प्रशिक्षित करना भी आसान बनाता है।
डिजिटल और हार्ड कॉपी
डिजिटल फ़ाइल प्रबंधन प्रणाली का उपयोग करने के काफी फायदे हैं। डिजिटल फाइलिंग, कीवर्ड द्वारा दस्तावेजों की खोज करना संभव बनाता है, जो आपको तेजी से समय में आवश्यक कागजी कार्रवाई को पूरा कर सकता है। एक अच्छी प्रणाली के अन्य फायदे हैं:
- यह कई प्रकार के दस्तावेज़ों को संग्रहीत कर सकता है, जैसे शब्द-प्रसंस्करण फ़ाइलें, ईमेल और पीडीएफ।
- यह गोपनीय दस्तावेजों तक पहुंच को प्रतिबंधित करता है।
- यह मॉनिटर करता है कि कौन क्या दस्तावेज पढ़ता है।
- यदि कोई बदलाव करता है, तो आप उन्हें ट्रैक कर सकते हैं। यदि आवश्यक हो, तो आप उन्हें पूर्ववत कर सकते हैं।
- पुराने दस्तावेजों को हटाया जा सकता है जब नियंत्रित करना।
- सेलफोन और अन्य मोबाइल उपकरणों के साथ दस्तावेज़ों को एक्सेस करना और संपादित करना आसान है।
हालाँकि, कुछ दस्तावेज़ों को हार्ड कॉपी में रहना पड़ता है, भले ही आप उन्हें स्कैन और डिजिटाइज़ करें। विनियमों में अक्सर आपको साइबरस्पेस में ही नहीं, बल्कि व्यापार लाइसेंस और परमिट की प्रतियां रखने की आवश्यकता होती है। अन्य दस्तावेज जो हार्ड कॉपी में रखने योग्य हो सकते हैं, में वार्षिक रिपोर्ट, "व्यवसाय के रूप में" प्रमाण पत्र, बीमा दस्तावेज और वचन पत्र शामिल हैं। आपके काम की रेखा के आधार पर आपके साथ सौदा करने वाले दस्तावेज़ भंडारण पर विशिष्ट नियम हो सकते हैं।
आग, भूकंप, तूफान या बस एक पाइप जो कार्यालय को तोड़ता है और बाढ़ से विनाश के लिए भौतिक दस्तावेज खतरे में हैं। आपके व्यवसाय को रोकने के लिए कदम उठाने चाहिए:
- स्वच्छ, सुरक्षित, पर्यावरणीय रूप से स्थिर और आग प्रतिरोधी कंटेनरों में फ़ाइल दस्तावेज़।
- बैकअप प्रतिलिपि बनाएँ, या तो डिजिटल, microfiche या फोटोकॉपी।
- ऑफ-साइट को कॉपी करने के लिए एक जगह ढूंढें, ताकि अगर आग या अन्य आपदा हो, तो वे मूल के समान भाग्य से नहीं मिलेंगे।
- आपका बैकअप स्टोरेज लोकेशन एक होना चाहिए जिसे आप किसी आपदा के बाद एक्सेस कर सकते हैं। क्लाउड स्टोरेज का एक फायदा यह भी है कि आप कहीं भी इंटरनेट एक्सेस कर सकते हैं।
अपने रिकॉर्ड अनुक्रमण
फाइलिंग सिस्टम का अधिकतम उपयोग करने के लिए, इसे प्रभावी रूप से अनुक्रमित करना होगा। मानक श्रेणियों में उदाहरण के लिए, कर, अनुबंध, ग्राहक पत्राचार, मुकदमे, देय खाते और प्राप्य खाते शामिल हो सकते हैं। आपके पेपर और डिजिटल फ़ाइलों को एक ही अनुक्रमण योजना का पालन करना चाहिए। इससे कर्मचारियों को यह जानने में आसानी होगी कि कागजी कार्रवाई कहां की जाए।
दस्तावेज़ निपटान नियम
जब आप अपनी फ़ाइल प्रबंधन प्रणाली की योजना बनाते हैं, तो आपको फ़ाइलों को रखने के लिए एक अच्छे दस्तावेज़ प्रतिधारण अनुसूची या दिशानिर्देशों पर समझौता करना होगा। यहां तक कि एक डिजिटल फाइलिंग सिस्टम के साथ, यह महत्वपूर्ण है: यदि आपका व्यवसाय आगे बढ़ रहा है और बढ़ रहा है, तो अंततः "कच्चे माल के अनुबंध" की तरह एक खोज या दर्जनों पुराने दस्तावेजों को बदल सकता है।
आपके दस्तावेज़ प्रतिधारण शेड्यूल को कानूनी और व्यावसायिक दोनों आवश्यकताओं पर विचार करना है। यदि आपके पास अपने कर विवरण से संबंधित दस्तावेज हैं, जैसे कि क्रेडिट कार्ड बिल जो व्यवसायिक खरीदारी दिखाते हैं, तो आईआरएस कहता है कि आपको रिटर्न जमा करने के तीन साल बाद उन्हें रखना चाहिए। आईआरएस लंबे समय तक आपको वापस देख सकता है और आपकी ऑडिट कर सकता है। चार साल के लिए रोजगार कर रिकॉर्ड रखें और सात साल के लिए खराब ऋण व्यय का दावा करने वाले रिटर्न पर लटकाएं।
अलग-अलग रिकॉर्ड्स पर अलग-अलग नियम लागू होते हैं। आपके पास पर्यावरण अनुपालन, प्रतिभूति और विनिमय आयोग फाइलिंग, संघीय और राज्य कार्य-सुरक्षा नियमों और भेदभाव के मुकदमों से संबंधित फाइलें हो सकती हैं। प्रत्येक नियामक की अपनी आवश्यकताएं होती हैं। आपको सादे व्यवसाय रिकॉर्ड के लिए एक नीति की भी आवश्यकता है। उदाहरण के लिए, आपके द्वारा साइन की गई नौकरी पूरी करने से पहले आप किसी अनुबंध को मिटाना नहीं चाहते हैं। चल रहे मुकदमे से संबंधित रिकॉर्ड नष्ट नहीं किया जाना चाहिए, भले ही यह आपकी कंपनी के लाभ के लिए हो।
यह आपकी जिम्मेदारी है, या जो कोई भी आपके कार्यक्रम को चलाता है, यह जानने के लिए कि कौन सा रिकॉर्ड रखना है और कितने समय के लिए है। जो कोई भी रिकॉर्ड संभालता है, उसे कंपनी की नीति को जानना चाहिए और अपने सभी अधीनस्थों को प्रशिक्षित करना चाहिए। नियमित कर्मचारियों को इसके बारे में भी जानना चाहिए। यदि, कहते हैं, एक कर्मचारी एक ईमेल भेजता है या प्राप्त करता है जिसे संग्रहीत करने की आवश्यकता है, तो उन्हें आवश्यकता को पहचानने के लिए पर्याप्त प्रशिक्षण की आवश्यकता होती है।
भौतिक दस्तावेजों के लिए, कतरन सुरक्षित निपटान का अंतिम स्तर प्रदान करता है। डिजिटल फ़ाइलों के लिए, आपको उन प्रक्रियाओं की आवश्यकता होती है जो उन्हें पुनर्प्राप्ति से परे हटा देती हैं। एक रिपोर्ट पर नज़र रखें कि आपने कौन से रिकॉर्ड का निपटान किया है और कब आपने उन्हें नष्ट कर दिया है।
सुरक्षा और गोपनीयता
बड़े पैमाने पर हैक और डेटा उल्लंघनों 21 वीं सदी के जीवन का एक नियमित तथ्य है। इसका मतलब यह नहीं है कि वे तुच्छ हैं: एक डेटा उल्लंघन आपकी प्रतिष्ठा को नुकसान पहुंचा सकता है, आपके पैसे खर्च करेगा या मुकदमों या जुर्माना की एक लहर को ट्रिगर करेगा। यहां तक कि कंपनी के भीतर जानकारी लीक होने से भी परेशानी हो सकती है। उदाहरण के लिए, कई संघीय कानूनों में आपको कर्मचारी चिकित्सा जानकारी को गोपनीय रखने की आवश्यकता होती है। यदि अन्य कर्मचारी गोपनीय रिकॉर्ड तक पहुंच सकते हैं, तो आप कानूनी पीड़ा की दुनिया के लिए हो सकते हैं।
अपनी फ़ाइल प्रबंधन प्रणाली की स्थापना के हिस्से के रूप में, आपको एक सुरक्षा और गोपनीयता नीति लागू करने की आवश्यकता है। दस्तावेजों को देखने की कर्मचारी की क्षमता एक जरूरत के आधार पर होनी चाहिए। एक्सेस केवल एक अधिकृत प्रणाली पर आधारित होना चाहिए, न कि केवल कर्मचारियों पर वर्गीकृत दस्तावेजों को देखने के लिए भरोसा करने पर।
जब एक ही प्रोजेक्ट पर कई कर्मचारी काम करते हैं तो दस्तावेजों को ऑनलाइन साझा करना आम है। यह गोपनीय जानकारी के बाहर निकलने के लिए भेद्यता की एक और खिड़की खोलता है। फ़ाइल एन्क्रिप्शन या ड्रॉपबॉक्स जैसे फ़ाइल शेयरिंग सिस्टम का उपयोग करके लीक को रोकने में मदद मिल सकती है।
पुरानी, अनावश्यक फ़ाइलों को हटाने या हटाने का यह एक और कारण है। यहां तक कि अगर वे आपके व्यवसाय के लिए कोई उपयोग नहीं कर रहे हैं, तो उनके पास पूर्व कर्मचारियों या ग्राहकों के बारे में गोपनीय जानकारी हो सकती है जो इसे प्राप्त करने की सराहना नहीं करेंगे।
आपको जो भी नियम मिलते हैं, यह आवश्यक है कि सभी कर्मचारियों को न केवल डेटा दर्ज करने और पुनर्प्राप्त करने के लिए, बल्कि गोपनीयता नियमों और रिकॉर्ड उल्लेख अनुसूची को भी प्रशिक्षित किया जाए।
