एक व्यवसाय स्वामी एक कंपनी खोलता है, कर्मचारियों को काम पर रखता है, ग्राहकों को उत्पाद बेचता है और बिलों का भुगतान करता है। लेकिन, क्या यह कोई मुनाफा कमा रहा है? क्या बैंक खाते में सभी बिलों का भुगतान करने के लिए पर्याप्त धन होगा? उत्पादों की मांग को पूरा करने के लिए इन्वेंट्री में पर्याप्त कच्चे माल हैं? मालिक को पता नहीं है क्योंकि उसके पास किसी प्रकार की रिपोर्टिंग प्रणाली नहीं है जो उसे बताता है कि उसके व्यवसाय में क्या हो रहा है। यह वह जगह है जहाँ एक प्रबंधन सूचना प्रणाली आवश्यक हो जाती है।
टिप्स
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एक प्रबंधन सूचना प्रणाली गैर-निष्पादित क्षेत्रों की पहचान करने के लिए डेटा प्रदान करती है और बेहतर व्यावसायिक उत्पादकता और दक्षता, बेहतर निर्णय लेने, बेहतर संचार और बेहतर डेटा और ग्राहकों की जरूरतों के बेहतर ज्ञान की ओर ले जाती है।
प्रबंधन सूचना प्रणाली क्या है?
बहीखाता, करों, उधारदाताओं और शेयरधारकों के लिए रिकॉर्ड तैयार करते हैं। लेकिन, प्रबंधन उद्देश्यों के लिए इस प्रकार की जानकारी विशेष रूप से उपयोगी नहीं है।
एक प्रबंधन सूचना प्रणाली यह जानकारी प्रदान करती है कि प्रबंधकों को यह महसूस करने की आवश्यकता है कि उनका व्यवसाय कैसा प्रदर्शन कर रहा है। ये सिस्टम किसी कंपनी के विभिन्न क्षेत्रों के बारे में डेटा इकट्ठा करते हैं, जैसे:
- मानव संसाधन
- बिक्री और विपणन
- सूची नियंत्रण
- मुनाफे
- व्यय
- ऋण
- दस्तावेज़ बहता है
- करों
- नकद शेष
- प्राप्य खाते
- देय खाते
किस प्रकार का डेटा एक एमआईएस प्रदान करता है?
MIS, एकाउंटेंट्स द्वारा तैयार मानक रिपोर्टिंग से परे है। मालिकों को और अधिक विशिष्ट जानकारी होने की आवश्यकता है जैसे कि निम्न उदाहरण:
- कितने प्राप्य पिछले देय हैं?
- कंपनी के नीले विगेट्स पर सकल लाभ क्या है?
- कर्मचारी बीमारियों के कारण कितने दिन खो गए थे?
- कंपनी के बैंक खाते में कितना पैसा है?
- शिपमेंट के लिए आदेशों की मात्रा कितनी है?
- पिछले सप्ताह या पिछले महीने कितनी बिक्री हुई थी?
यह उसी प्रकार की जानकारी है जिसे प्रबंधक अपने व्यवसाय को चलाना चाहते हैं। उन्हें ऐसी जानकारी की आवश्यकता होती है जो ध्यान देने के लिए किसी भी समस्या वाले क्षेत्रों की पहचान करती है। समस्या क्षेत्र वे हैं जहां वास्तविक प्रदर्शन अपेक्षित स्तर से विचलित हो गया है और उन्हें वापस लाने के लिए सुधारात्मक कार्यों की आवश्यकता है।
एमआईएस रिपोर्ट की व्यवस्था की जाती है ताकि प्रबंधक कंपनी के प्रदर्शन के विभिन्न पहलुओं का आसानी से मूल्यांकन कर सकें। प्रबंधक उन मीट्रिक को निर्दिष्ट करते हैं जिन्हें वे नियमित रूप से देखना चाहते हैं। यह एक कार के डैशबोर्ड पर लगे उपकरणों और गेज को देखने जैसा है, लेकिन ये एमआईएस गेज डेस्क के सामने की तरफ लगे होते हैं।
एमआईएस के क्या लाभ हैं?
अंधेरे में अनुमान लगाने वाले एक प्रभावी, कार्यात्मक एमआईएस पत्ते प्रबंधक नहीं है। कर्मचारी बिना किसी निर्देश या उद्देश्य के अपने कार्यदिवसों में व्यस्त रहते हैं। एक प्रबंधन सूचना प्रणाली गैर-निष्पादित क्षेत्रों की पहचान करने के लिए डेटा प्रदान करती है और निम्नलिखित लाभ की ओर ले जाती है:
उच्च स्तर की दक्षता हासिल करने में मदद करता है: प्रबंधकों के पास कंपनी की ताकत और कमजोरियों की पहचान करने के लिए आवश्यक जानकारी है।
निर्णयों की गुणवत्ता में सुधार: सूचना की बेहतर उपलब्धता अनिश्चितता को कम करती है और प्रबंधकों को विश्वसनीय डेटा के आधार पर अधिक तर्कसंगत निर्णय लेने देती है।
कार्यस्थल में विभागों के बीच बेहतर संचार को बढ़ावा देता है: जब प्रबंधक, विभाग प्रमुख और कर्मचारी समान जानकारी साझा कर रहे होते हैं, तो समस्या क्षेत्रों की पहचान करने और परस्पर सहमत समाधान खोजने के लिए उनके बीच बेहतर संवाद होता है।
विभिन्न विकल्पों और आर्थिक परिवेशों के लिए विभिन्न परिदृश्यों का पता लगाने के लिए एक मंच प्रदान करता है: निर्णय और प्रतिबद्धता बनाने से पहले प्रबंधन संभावित परिणामों को देखने के लिए विभिन्न विकल्पों का पता लगाने में सक्षम है।
कर्मचारी उत्पादकता में सुधार करता है: कर्मचारी अधिक उत्पादक होते हैं क्योंकि उन्हें उस समय को खर्च करने की जरूरत नहीं है जो प्रबंधन चाहता है। एक अच्छी तरह से डिज़ाइन किया गया एमआईएस कर्मचारियों से किसी भी अधिक इनपुट के बिना सभी डेटा एकत्र करेगा।
कंपनी के प्रतिस्पर्धी लाभ को मजबूत करता है: कमजोरियों और गैर-निष्पादित क्षेत्रों को कम करने और समाप्त करने के द्वारा एक अधिक कुशल व्यवसाय चलाना अपने प्रतिद्वंद्वियों पर कंपनी के प्रतिस्पर्धी लाभ को बढ़ाता है।
ग्राहकों के बारे में अधिक डेटा का खुलासा: ग्राहकों की जरूरतों के बारे में अधिक डेटा के साथ, प्रबंधन ग्राहक सेवा को बेहतर बनाने और अधिक प्रभावी विपणन और प्रचार अभियानों को डिजाइन करने में सक्षम है।
एक प्रबंधन सूचना प्रणाली किसी भी छोटे व्यवसाय के मालिक के लिए आवश्यक है जो अपनी कंपनी के प्रदर्शन को बेहतर बनाने के लिए गंभीर है। एक अच्छे एमआईएस के बिना, प्रबंधक डेटा के विचारशील विश्लेषण के आधार पर बुद्धिमान निर्णय लेने के बजाय परीक्षण-और-त्रुटि द्वारा प्रबंधन कर रहे हैं।
