जब व्यवसायों ने पहली बार बड़ी संख्या में कंप्यूटर का उपयोग करना शुरू किया, तो पंडितों ने "पेपरलेस सोसाइटी" के आने की शुरुआत की। कंप्यूटर क्रांति के पास अभी भी उस विशेष वादे को पूरा करने के लिए एक रास्ता है। फिर भी, पारंपरिक रूप से कागज-आधारित प्रक्रियाएं - व्यवसाय और व्यक्तिगत दोनों - अधिक कम्प्यूटरीकृत रूपों में, और कुछ बहुत अच्छे कारणों के लिए जारी रहती हैं।
दस्तावेज़
कंप्यूटर ने दस्तावेजों के निर्माण और संपादन में बहुत आसानी और लचीलापन लाया है। टाइपराइटर के विपरीत, कम्प्यूटरीकृत वर्ड प्रोसेसिंग प्रोग्राम दस्तावेजों के लिए शैलियों, टाइपफेस और प्रारूपों की लगभग असीम पसंद की पेशकश करते हैं। टाइपिंग त्रुटियों को सुधार द्रव या सुधार टेप की आवश्यकता के बिना आसानी से ऑनस्क्रीन सुधारा जा सकता है। पाठ के पूरे ब्लॉक आसानी से एक दस्तावेज़ से दूसरे में किसी भी रीपिपिंग की आवश्यकता के बिना कॉपी किए जा सकते हैं। फोटो और अन्य ग्राफिक्स को बहुत कम प्रयास के साथ दस्तावेज़ में शामिल किया जा सकता है।
साझा करना
एक कम्प्यूटरीकृत प्रणाली के साथ दस्तावेज़ साझा करना सरल है। दस्तावेज़ की भौतिक प्रतियां बनाने और फिर उन्हें प्राप्तकर्ताओं को मेल या फैक्स करने की कोई आवश्यकता नहीं है। एक कम्प्यूटरीकृत प्रणाली में फ़ाइल पर एक दस्तावेज़ किसी और के साथ साझा किया जा सकता है, जिनके पास उस सिस्टम तक पहुंच है बस उन्हें अपने कंप्यूटर स्क्रीन पर दस्तावेज़ प्रदर्शित करने से। दस्तावेज़ को प्राप्तकर्ता को भेजे गए ईमेल पर केवल दस्तावेज़ संलग्न करके कंपनी के बाहर साझा किया जा सकता है।
फाइलिंग
दाखिल करने का उद्देश्य केवल दस्तावेजों को संग्रहीत करना नहीं है, बल्कि उन्हें आसानी से सुलभ बनाना भी है। कंप्यूटर इस तरह से एक्सेल करता है कि साधारण फाइलिंग कैबिनेट कभी नहीं कर सकता। एक कम्प्यूटरीकृत प्रणाली में दर्ज दस्तावेज स्वचालित रूप से कंप्यूटर की फ़ाइल नियंत्रण प्रणाली द्वारा अनुक्रमित किए जाते हैं। ये इंडेक्स स्वचालित रूप से सिस्टम द्वारा अपडेट और रखरखाव किए जाते हैं, भले ही दस्तावेज़ को कितनी बार स्थानांतरित या संपादित किया जाए। यहां तक कि दस्तावेज़ों को कंप्यूटर पर बड़ी संख्या में दस्तावेज़ों के विशिष्ट शब्दों या वाक्यांशों के लिए खोजा जा सकता है। इसके अतिरिक्त, कम्प्यूटरीकृत फाइलिंग सिस्टम भौतिक फाइलिंग कैबिनेट द्वारा आवश्यक स्थान के एक छोटे से हिस्से में बड़ी संख्या में दस्तावेजों को संग्रहीत कर सकते हैं।
कार्यक्षमता
स्थैतिक पेपर दस्तावेज़ का केवल इलेक्ट्रॉनिक प्रतिनिधित्व होने से दूर, एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ वास्तव में एक इंटरैक्टिव इकाई बन सकता है। उदाहरण के लिए, एक फॉर्म का एक इलेक्ट्रॉनिक संस्करण, वास्तविक समय त्रुटि जाँच और सत्यापन के साथ दस्तावेज़ में सीधे डेटा के प्रवेश की अनुमति दे सकता है। गणना और कार्यक्षमता को सीधे दस्तावेज़ में बनाया जा सकता है। उदाहरण के लिए, एक मौजूदा ग्राहक को इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ पर सूचीबद्ध किया जा सकता है, जिसमें दस्तावेज़ कंप्यूटर के ग्राहक डेटाबेस फ़ाइल का उपयोग करता है, जिससे उपयोगकर्ता को फ़ाइल में सभी ग्राहकों की सूची से ग्राहक के नाम का चयन करने की अनुमति मिलती है। दस्तावेज़ में बनाया गया तर्क तब दस्तावेज़ में ग्राहक की जानकारी को स्वचालित रूप से स्थानांतरित कर देगा, जिसमें पते, ग्राहक लेखा संख्या, या कोई अन्य वांछित डेटा शामिल है।
सुरक्षा
कंपनी की फ़ाइलों की भौतिक सुरक्षा का अत्यधिक महत्व है। फ़ाइलों को भौतिक क्षति या विनाश के विरुद्ध सुरक्षित किया जाना चाहिए। अनधिकृत कर्मियों द्वारा फाइलों तक पहुंच को भी रोका जाना चाहिए। एक कम्प्यूटरीकृत फाइलिंग सिस्टम इन कार्यों को सरल करता है। कंप्यूटराइज्ड फाइलों की प्रतियां आसानी से बनाई जा सकती हैं और विभिन्न स्थानों पर संग्रहीत की जा सकती हैं, दोनों नेटवर्क के भीतर कई कंप्यूटर प्लेटफार्मों में या ऑफ-साइट भौतिक भंडारण के लिए हटाने योग्य डेटा मीडिया पर। कंप्यूटर सिस्टम में फ़ाइलों को फ़ाइलों को देखने के लिए अधिकृत अनुमति के बिना उन लोगों द्वारा अपठनीय प्रदान करने के लिए एन्क्रिप्ट भी किया जा सकता है।
