लेखांकन लेनदेन के विश्लेषण और रिकॉर्डिंग की प्रक्रिया है। लेन-देन विश्लेषण और जर्नल प्रविष्टियां लेखांकन चक्र के पहले दो चरण हैं। पोस्टिंग सामान्य प्रविष्टियों में जर्नल प्रविष्टियों का स्थानांतरण है, जिसमें आमतौर पर प्रत्येक खाते के लिए एक अलग फॉर्म होता है। पत्रिकाएँ कालानुक्रमिक क्रम में लेनदेन रिकॉर्ड करती हैं, जबकि खाताधारक लेनदेन को खाते द्वारा संक्षेप में प्रस्तुत करते हैं। जॉन एलिस प्राइस और अन्य द्वारा "कॉलेज अकाउंटिंग" के अनुसार पोस्टिंग में कुछ सरल चरण होते हैं।
खाते का नाम
पहला कदम खाता नाम और खाता बही फॉर्म पर दर्ज करना है। एक कंपनी के दो मुख्य वित्तीय विवरण, आय विवरण और बैलेंस शीट, अलग-अलग खाते हैं। आय विवरण खातों में बिक्री (उर्फ राजस्व), बेची गई वस्तुओं की लागत, विपणन और विज्ञापन व्यय, मूल्यह्रास व्यय, ब्याज और कर शामिल हैं। बैलेंस शीट खातों में नकद, प्राप्य खाते, देय खाते, बांड देय, संचित मूल्यह्रास, बरकरार रखी गई आय और सामान्य स्टॉक शामिल हैं। मूल्यह्रास अपने उपयोगी जीवन पर एक निश्चित परिसंपत्ति की लागत का क्रमिक आवंटन है।
प्रवेश विवरण
दूसरा चरण एक लेखा अवधि के दौरान प्रत्येक खाते के लिए प्रत्येक पत्रिका प्रविष्टि की तारीख, विवरण और संदर्भ संख्या पोस्ट करना है। संदर्भ संख्या "जे #" फॉर्म में हो सकती है, जहां "जे" कंपनी की पत्रिका को संदर्भित करता है और "#" जर्नल पेज नंबर को संदर्भित करता है। उदाहरण के लिए, J1 का अर्थ होगा कि प्रविष्टि जर्नल के पेज 1 से है। विवरण पत्रिका में समान है: उदाहरण के लिए, "नकद रसीद, चालान संख्या 11-1097।"
डेबिट और क्रेडिट
पोस्टिंग प्रक्रिया में डेबिट या क्रेडिट की रिकॉर्डिंग अगला चरण है। प्रत्येक लेनदेन में कम से कम एक डेबिट और एक क्रेडिट होना चाहिए। डेबिट बैलेंस शीट परिसंपत्ति खातों, जैसे कि नकदी और इन्वेंट्री को बढ़ाते हैं, और आय विवरण व्यय खातों को बढ़ाते हैं, जैसे कि विपणन और वेतन व्यय। डेबिट बैलेंस शीट देयता खातों को घटाती है, जैसे कि देय नोट्स, और शेयरधारकों की इक्विटी खाते, जैसे कि बरकरार रखी गई कमाई। आय विवरण पर डेबिट बिक्री के खातों में भी कमी करते हैं। क्रेडिट बैलेंस शीट देयता खातों, शेयरधारकों के इक्विटी खातों और बिक्री खातों को बढ़ाते हैं। क्रेडिट बैलेंस शीट परिसंपत्ति खातों और व्यय खातों में कमी करते हैं।
संतुलन
चौथा चरण प्रत्येक खाते के लिए चल रहे डेबिट और क्रेडिट बैलेंस की गणना करना है। उदाहरण के लिए, यदि नकद खाते में $ 10,000 की डेबिट प्रविष्टि, 5,000 डॉलर की क्रेडिट प्रविष्टि और तीन अलग-अलग तारीखों पर $ 25,000 की डेबिट प्रविष्टि है, तो कुल डेबिट $ 10,000 से $ 25,000 या $ 35,000 हैं, और क्रेडिट की राशि $ 5,000 है। इसलिए, अंतिम तिथि पर डेबिट शेष $ 35,000 माइनस $ 5,000, या $ 30,000 है।
गलतीयों का सुधार
पोस्टिंग प्रक्रिया में अंतिम चरण गणितीय और डेटा ट्रांसफर त्रुटियों की जांच करना है। लेखांकन सॉफ्टवेयर पैकेज स्वचालन के माध्यम से इन त्रुटियों को कम कर सकते हैं, लेकिन संख्याओं का सत्यापन एक विवेकपूर्ण कदम है जो त्रुटियों को वित्तीय विवरणों के प्रचार से रोकता है।
