परियोजना प्रबंधन मोटे तौर पर विशिष्ट लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए संसाधनों की योजना, आयोजन और नियंत्रण की प्रक्रिया और संबंधित गतिविधियों को संदर्भित करता है। आमतौर पर परियोजनाओं को गुंजाइश, बजट और समय जैसे कारकों द्वारा विवश किया जाता है, संसाधनों के आवंटन का अनुकूलन करने और इन बाधाओं को दूर करने और पूर्वनिर्धारित उद्देश्यों को पूरा करने के लिए परियोजना प्रबंधन कार्य की आवश्यकता होती है। परियोजना की गतिविधियों को प्रबंधित करने को पाँच चरणों के अनुसार पूरा होने वाले चरणों के अनुक्रम के रूप में देखा जा सकता है, जो परियोजना के जीवन चक्र को परिभाषित करते हैं।
दीक्षा
प्रोजेक्ट दीक्षा परियोजना के जीवन चक्र को शुरू करती है और इसमें एक प्रोजेक्ट मैनेजर के नेतृत्व वाली टीम को असेंबल करना और प्रोजेक्ट का अवलोकन प्रदान करना शामिल होता है। अवलोकन में आमतौर पर परियोजना के कारण को परिभाषित करना, व्यावसायिक लक्ष्य और वांछित परिणाम प्राप्त करने की रणनीति शामिल है। इसके अलावा, एक प्रारंभिक गुंजाइश, बजट प्रस्ताव, मील के पत्थर और एक पूरा होने की तारीख दी जाती है। यह चरण आमतौर पर वरिष्ठ प्रबंधकों को चिंतित करता है जो एक व्यवहार्यता अध्ययन के आधार पर परियोजना के लिए एक व्यावसायिक मामला बनाते हैं और एक परियोजना चार्टर विकसित करते हैं जो परियोजना की दृष्टि, गुंजाइश, अपेक्षाओं और कार्यान्वयन योजना को निर्दिष्ट करता है।
योजना
योजना पूरी करने और यथार्थवादी कार्य पूरा करने की तारीख प्रदान करने के लिए सभी आवश्यक कार्यों को पूरा करने की योजना बना रही है। योजना के चरण में अक्सर टीम का मार्गदर्शन करने के लिए एक परियोजना प्रबंधन योजना तैयार करना शामिल होता है। पीएमपी प्रत्येक कार्य के लिए आवश्यक कौशल, जोखिम मूल्यांकन, गैर-श्रम संसाधन और मील के पत्थर का एक विस्तृत विराम देता है। यह हितधारकों की पहचान करता है और प्रत्येक कार्य के सफल समापन के लिए आवश्यक मानदंडों को परिभाषित करता है - कैसे और कब गतिविधियों को शुरू किया जाएगा, प्रक्रियाओं का पालन किया जाएगा, आवृत्ति और संचार चैनलों की रिपोर्टिंग।
क्रियान्वयन
निष्पादन चरण के दौरान, परियोजना की आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए योजनाबद्ध समाधान लागू किया जाता है। परियोजना टीम और आवश्यक संसाधनों को इकट्ठा किया जाता है और परियोजना के वांछित आउटपुट बनाने के लिए उपयोग किया जाता है। यह एक पुनरावृत्त चरण है जिसमें उत्पाद आवश्यकताओं के एक विशिष्ट सेट को पूरा करने के लिए समस्या निवारण, परीक्षण और समीक्षाएं शामिल हैं। प्रोजेक्ट मैनेजर प्रोजेक्ट को शेड्यूल पर रखने के लिए उचित संसाधन आवंटन की देखरेख करता है। वह परियोजना की स्थिति पर चर्चा करने के लिए परियोजना टीम के सदस्यों, कार्यकारी प्रबंधन और विक्रेताओं - दोनों आंतरिक और बाहरी हितधारकों के साथ संचार बनाए रखता है।
नियंत्रण
नियंत्रण चरण में परियोजना परीक्षण और निगरानी शामिल है ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि कार्य को योजना के अनुसार निष्पादित किया जा रहा है और हितधारक अपेक्षाओं को पूरा करता है। उद्देश्य ग्राहक द्वारा परियोजना स्वीकृति है। परियोजना के परिणामों की लगातार निगरानी की जाती है और यदि कोई विचलन होता है या ग्राहक एक विशिष्ट परिवर्तन का अनुरोध करता है, तो डेटा को निष्पादन प्रक्रियाओं पर वापस भेज दिया जाता है, इसलिए सुधारात्मक कार्रवाई की जाती है। यह चरण तब पूरा होता है जब डिलिवरेबल्स - प्रोजेक्ट के अंतिम आउटपुट - क्लाइंट द्वारा अनुमोदित होते हैं, क्योंकि यह योजना में निर्धारित गुणवत्ता मानकों को पूरा करता है।
समापन
क्लोजर चरण में आम तौर पर परियोजना का दस्तावेजीकरण शामिल होता है - एक प्रक्रिया जो तब शुरू होती है जब डिलिवरेबल्स ठेकेदार द्वारा जारी किए जाते हैं और क्लाइंट द्वारा औपचारिक रूप से स्वीकार किए जाते हैं। सभी प्रासंगिक सामग्री परियोजना प्रलेखन, मैनुअल और स्रोत कोड सहित सौंपी गई हैं। सभी अनुबंध प्रशासन कागजी कार्रवाई पूरी हो गई है, स्वीकृति के हस्ताक्षरित अनुबंध दस्तावेजों द्वारा हाइलाइट किया गया है। एक औपचारिक परियोजना समीक्षा रिपोर्ट जो परियोजना की सफलता के स्तर के साथ-साथ सीखे गए पाठों की एक महत्वपूर्ण समीक्षा को भी पहचानती है और उनकी दरें तय करती है।
