परियोजना प्रबंधन एक अनुशासन है जिसमें समय की कमी, बजट और इसके लिए आवंटित संसाधनों के भीतर एक परियोजना की योजना, आयोजन और निगरानी शामिल है। परियोजनाएं एक प्रदर्शन की आवश्यकता के आधार पर एक लक्ष्य को परिभाषित करने से शुरू होती हैं, और यह दर्शाता है कि परियोजना को प्रभावी ढंग से पूरा किया गया है और लक्ष्य को पूरा किया गया है। ऐसा करने के लिए, परियोजना को परिभाषा, योजना, निष्पादन और वितरण चरणों के माध्यम से निर्देशित किया जाता है।
परिभाषा
परिभाषा चरण पहले है और कभी-कभी दीक्षा चरण के रूप में जाना जाता है। इस चरण में, प्रोजेक्ट मैनेजर को नियुक्त या नियुक्त किया जाता है, और फिर एक टीम का चयन किया जाता है। इस चरण के दौरान, परियोजना को पूरा करने की आवश्यकता को सावधानीपूर्वक परिभाषित किया गया है। समस्या से प्रभावित व्यक्तियों से सलाह ली जाती है, जरूरतों पर चर्चा की जाती है और समाधान पर बहस की जाती है। इस चरण के दौरान परियोजना के शुरुआती दस्तावेज भी तैयार किए गए हैं। इसमें आमतौर पर प्रक्रिया के लिए एक व्यावसायिक मामला औचित्य, परियोजना का अवलोकन और मील के पत्थर को परिभाषित करना शामिल है। मील के पत्थर ऐसे बिंदु हैं जिन पर परियोजना को यह सुनिश्चित करने के लिए मापा जाता है कि यह ट्रैक पर है।
योजना
नियोजन चरण के दौरान, परियोजना में व्यक्तिगत चरणों को शुरू से अंत तक परिभाषित किया गया है। विशिष्ट उद्देश्यों, व्यावसायिक लाभों और परियोजना उद्देश्यों जैसे प्रमुख लक्ष्यों को परिभाषित किया गया है; परियोजना की शासन या प्रबंधन संरचना भी परिभाषित की गई है। इस मामले में प्रबंधन संरचना में यह परिभाषित करना शामिल है कि कौन क्या और किसके लिए रिपोर्ट करता है। परियोजना के चरणों को सावधानीपूर्वक परिभाषित करते हुए, शुरू से ही डिलिवरेबल्स और प्रबंधन संरचना महत्वपूर्ण है ताकि पूरी प्रक्रिया के दौरान जवाबदेही और औसत दर्जे को बनाए रखा जा सके और टकराव को जल्दी से हल किया जा सके।
क्रियान्वयन
परियोजना का निष्पादन चरण आम तौर पर परियोजना प्रबंधन का सबसे लंबा चरण होता है। जैसा कि नाम से स्पष्ट है, यह इस चरण के दौरान है कि परियोजना पर वास्तविक कार्य किया जाता है। जबकि काम चल रहा है, परियोजना प्रबंधक प्रगति की निगरानी कर रहे हैं, तैयार कार्य और प्रोटोटाइप का परीक्षण कर रहे हैं और जो भी समस्याएं उत्पन्न होती हैं उनका समाधान किया जाता है। जैसे ही निष्पादन चरण पूरा होने की ओर बढ़ता है, परियोजना से प्रभावित होने वाले समूहों को सूचित किया जाता है और परियोजना में शामिल किया जाता है ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि लक्ष्यों को पूरा किया जा रहा है, किसी भी प्रश्न का उत्तर दें और किसी भी आवश्यक दस्तावेज का उत्पादन करें, जैसे कि मैनुअल।
मूल्यांकन और समापन
परियोजना प्रबंधन जीवन चक्र के अंतिम चरण को मूल्यांकन या समापन चरण के रूप में जाना जाता है। यह इस चरण के दौरान है कि तैयार परियोजना प्रस्तुत की जाती है और यह निर्धारित करने के लिए विश्लेषण किया जाता है कि क्या यह एक सफलता थी या नहीं। यह सीखने का चरण भी है। भविष्य की परियोजनाओं के लाभ के लिए समग्र परियोजना के बारे में डीब्रीफिंग होती है। जो भी समस्याएँ पैदा हुईं, उन पर सीखे गए पाठों और संभावित तरीकों के साथ चर्चा की गई जो कि अगली बार बेहतर हो सकते हैं। एक अंतिम रिपोर्ट और प्रोजेक्ट क्लोजर नोटिस आम तौर पर इस बिंदु पर प्रबंधन को भेजे जाते हैं।
