निदेशक मंडल को एक संक्षिप्त रूप में संगठन की प्रासंगिक जानकारी के सभी के लिए प्रबंधन रिपोर्ट की आवश्यकता होती है, प्रारूप का पालन करना आसान है। आपको संगठन के वित्तीय स्वास्थ्य पर रिपोर्ट करने और बोर्ड के साथ अपनी योजनाओं को साझा करने की आवश्यकता होगी।
सभी आवश्यक दस्तावेज तैयार करें और प्रत्येक बोर्ड सदस्य को एक प्रति प्रदान करें। कम से कम, आपको बोर्ड को एक वित्तीय विवरण और एक प्रबंधन रिपोर्ट प्रदान करनी चाहिए जो कुछ भी असामान्य नहीं है। वित्तीय विवरण एक पृष्ठ से अधिक नहीं होना चाहिए।
बोर्ड की अंतिम बैठक से मिनटों की समीक्षा करें। यदि अंतिम बोर्ड बैठक से कोई भी आइटम आ रहा है जो संकल्प की प्रतीक्षा कर रहा है, तो उन्हें इस समय संबोधित करें। अन्यथा, आपको पिछली बैठक से मिनटों की समीक्षा पर बहुत कम समय देना चाहिए।
पिछली बार के बोर्ड से मिले या पिछली बार बोर्ड को रिपोर्ट किए जाने के बाद से संगठन में क्या हुआ है, इसका अवलोकन दें। सामान्य रूप से काम कर रहे संगठन के पहलुओं को अनावश्यक समय न दें। आपको संगठन के संचालन पर केवल एक वाक्य या दो खर्च करने चाहिए जो किसी भी तरह से असाधारण नहीं हैं।
तुलना करें कि वास्तव में क्या हुआ था, इसकी योजना बनाई गई थी। प्रासंगिक नए किराए या समाप्ति, और नए कार्यक्रमों, सेवाओं या उत्पादों सहित संपत्ति या नई संपत्ति, कर्मचारी मुद्दों के किसी भी अधिग्रहण का उल्लेख करें। नकारात्मक परिणामों को न छोड़ें।
वित्तीय विवरणों का वितरण और समीक्षा करें। अपने संगठन के समग्र लाभ या हानि पर बोर्ड के सदस्यों को इंगित करें। यदि अनुमानों से कोई महत्वपूर्ण प्रस्थान होता है, तो संक्षिप्त विवरण प्रस्तुत करें।
अनुमानित विकास, राजस्व, नई परियोजनाओं और कर्मचारी विकास के व्यापक अवलोकन सहित संगठन के भविष्य के लिए अपनी योजनाओं को रेखांकित करें।
एक प्रश्न और उत्तर सत्र के माध्यम से बोर्ड की टिप्पणियों को हल करें। बोर्ड के सदस्यों से पूछें कि क्या वे संगठन के अनुमानित विकास को समझते हैं और उनकी सिफारिशें क्या हो सकती हैं। इस समय, आपको बोर्ड की अगली बैठक के लिए एक तिथि निर्धारित करनी चाहिए, यदि संभव हो तो।
