आपके निगम के उप-कानूनों के पूर्ण अनुपालन का मतलब है कि आपको उन नियमों के अनुसार निदेशक मंडल की बैठकें आयोजित करनी चाहिए। बोर्ड के इन समारोहों में सदस्यों द्वारा की जाने वाली कार्रवाइयों पर नियंत्रण होता है, लेकिन वे इस बारे में बहुत कम कहते हैं कि बैठकें कैसे आगे बढ़ती हैं। अदालतों द्वारा कानूनी दस्तावेजों के रूप में गठित बैठकों के कार्यवृत्त इतने महत्वपूर्ण हैं कि, व्यापार सलाहकार कार्टर मैकनामारा इसे कहते हैं, "… अगर यह मिनटों में नहीं है, तो ऐसा नहीं हुआ।"
प्रबंधन सहायता में एक नमूना एजेंडा की समीक्षा करके एक विशिष्ट निदेशक मंडल की बैठक में क्या पता चलता है। अपनी कंपनी की संस्कृति और उद्देश्य को पूरा करने के लिए इस एजेंडे को अनुकूलित करें। (Http://managementhelp.org/boards/minutes.htm)
किसी को नियुक्त करें - आमतौर पर बोर्ड सचिव - बैठक के मिनट लेने के लिए। मिनटों में McNamara द्वारा सुझाई गई जानकारी होनी चाहिए: कंपनी का नाम, तिथि और बैठक का समय, जिसने मीटिंग को ऑर्डर करने के लिए बुलाया, उपस्थितगण, किए गए इरादे, हितों का टकराव जो एक प्रतिभागी को मतदान से रोकते हैं, मतदान से परहेज और दिए गए कारण, जब बैठक समाप्त हुई और मिनटों की तैयारी किसने की।
निर्णय लें कि क्या कोई कोरम - कार्रवाई करने के लिए आवश्यक सदस्यों की कम से कम राशि मौजूद है। जैसा कि लॉ हैंडबुक के तहत नागरिक अधिकारों के लिए शिकागो वकीलों की समिति सुझाव देती है, कोरम के लिए कितने सदस्य आवश्यक हैं, यह पता लगाने के लिए उप-कानूनों की जांच करें। अधिकांश निगमों में, एक साधारण बहुमत करेगा। उदाहरण के लिए, दस सदस्यों वाले बोर्ड में एक कोरम होता अगर छह उपस्थित होते।
प्रबंधन सहायता से नमूना मिनटों में बोर्ड अध्यक्ष को बैठक बुलाने का आदेश दें। सचिव को बोर्ड के सदस्यों के नामों को बुलाकर उपस्थिति लेनी चाहिए जो उपस्थित होने पर जोर से जवाब देते हैं।
पूछें कि क्या बोर्ड के सदस्यों ने पिछली बैठक से मिनटों की समीक्षा की है और यदि परिवर्तन का सुझाव दिया गया है। फिर अन्य सदस्यों से पूछें कि क्या वे परिवर्तनों से सहमत हैं। नोट समझौता और असहमति। फिर इस पर वोट करें कि क्या बदलाव किए जाने चाहिए। यदि बहुमत वोट करता है, तो घोषणा करें कि परिवर्तन किए जाएंगे और अगली बैठक में अनुमोदन के लिए सभी सदस्यों को प्रसारित किया जाएगा।
पिछली बैठक के बाद की घटनाओं पर रिपोर्ट करने के लिए समिति अध्यक्षों से पूछें। ध्यान दें कि मैक्नामारा नमूना मिनटों का संदर्भ कैसे दिखाता है, जिसमें वे उन बैठकों या घटनाओं का वर्णन करते हैं जो उन्होंने भाग लिया है।
किसी कार्य को पूरा करने के लिए बोर्ड के सदस्यों द्वारा की गई गतियों पर वोट करें। गतियों के उदाहरण अनुदान लिखने के लिए एक सलाहकार को काम पर रख रहे हैं, चेक सूचियों और वित्तीय विवरणों को मंजूरी दे रहे हैं और यहां तक कि उन कर्मचारियों को उपहार भेज रहे हैं जो बीमार हैं।
बोर्ड के सदस्यों को "नए व्यवसाय", या आगामी घटनाओं की रिपोर्ट दें। क्या वे सम्मेलनों में भाग ले रहे हैं अन्य उपस्थित लोगों को पता होना चाहिए? या, वे किसी विशेष मुद्दे पर सलाह मांग रहे हैं?
बैठक स्थगित करें और उस समय की घोषणा करें जिसे स्थगित किया गया था। अगली बैठक की तारीख, समय और स्थान दें। निर्दिष्ट करें कि क्या बोर्ड "कार्यकारी" सत्र में बैठक जारी रखेगा जहां गैर-बोर्ड सदस्यों को अनुमति नहीं है।
