बोर्ड के सदस्यों को निगम के व्यावसायिक मामलों के प्रबंधन में उचित देखभाल करने की आवश्यकता होती है, और इसमें संगठन के वित्त के शीर्ष पर रहना शामिल है। वे संगठन के कोषाध्यक्ष की रिपोर्टों का उपयोग करते हैं, एक अनुसूची पर रिपोर्ट प्राप्त करते हैं जो संगठन के उपनियमों या वर्तमान बोर्ड के निर्देशों पर निर्भर करता है।
बोर्ड के कर्तव्य
निदेशक मंडल एक आधिकारिक निकाय है जो लाभ या गैर-लाभकारी व्यवसाय के मामलों की देखरेख करता है। एक बोर्ड अपने संचालन को चलाने के लिए एक प्रबंधन फर्म या व्यावसायिक अधिकारियों को नियुक्त कर सकता है, लेकिन बोर्ड अभी भी संगठन के लिए समग्र लक्ष्य और मिशन निर्धारित करता है। बोर्ड को अपने कर्तव्यों के भाग के रूप में वित्तीय प्रदर्शन, सदस्यता संख्या और संगठन की गतिविधियों के बराबर रहना चाहिए। वे संगठन के वित्त की देखरेख के लिए एक कोषाध्यक्ष नियुक्त करते हैं, या तो पुस्तकों को सीधे रखते हुए या किसी ठेकेदार या कर्मचारी को प्रबंधित करके।
कोषाध्यक्ष का कर्तव्य
बोर्ड का कोषाध्यक्ष वह व्यक्ति होता है जो संगठन के वित्त की निगरानी करता है। छोटे संगठनों, विशेष रूप से गैर-लाभकारी संस्थाओं में, कोषाध्यक्ष पुस्तकों को रख सकता है, जमा कर सकता है, चेक लिख सकता है और संगठन के करों को करने के लिए एक कर तैयारकर्ता के साथ काम कर सकता है। बड़े संगठनों में, कोषाध्यक्ष केवल एक भुगतान किए गए मुनीम, लेखाकार, कार्यकारी निदेशक या मुख्य वित्तीय अधिकारी के काम की समीक्षा कर सकता है। कुछ कोषाध्यक्ष एक वित्त समिति के अध्यक्ष होते हैं जिसमें कई बोर्ड सदस्य या बोर्ड के सदस्य होते हैं।
रिपोर्टिंग आवश्यकताएं
कोषाध्यक्ष अपने बोर्डों को नियमित वित्तीय रिपोर्ट पेश करते हैं। यह अक्सर आधिकारिक बोर्ड बैठकों में होता है, जो मासिक या त्रैमासिक रूप से होता है। कोषाध्यक्ष की रिपोर्ट आमतौर पर बोर्ड की बैठक में व्यापार के पहले आदेशों में से एक है, बोर्ड को रिपोर्ट पर चर्चा करने के लिए समय लगता है कि क्या यह विस्तृत है या कोषाध्यक्ष से कोई सारांश स्वीकार नहीं करता है। कोषाध्यक्ष सालाना बोर्ड को आगामी वर्ष के बजट, एक साल के अंत में रिपोर्ट और संगठन के कर फाइलिंग के साथ प्रस्तुत करता है। यदि यह सार्वजनिक रूप से कारोबार करने वाली कंपनी है, तो कोषाध्यक्ष उस जानकारी को प्रस्तुत करता है जो निगम की वार्षिक रिपोर्ट में जाएगी।
रिपोर्ट की सामग्री
कोषाध्यक्ष की रिपोर्ट सरल या जटिल हो सकती है, जो बोर्ड की इच्छाओं और संगठन के मामलों को प्रबंधित करने के लिए अपनी प्रत्ययी जिम्मेदारी को पूरा करने के लिए बोर्ड की आवश्यकता पर निर्भर करता है। छोटे संगठन केवल कोषाध्यक्ष से पिछली बैठक और वर्तमान बैंक शेष के रूप में बैंक शेष को पढ़ने के लिए कह सकते हैं, जिससे बोर्ड के सदस्यों को कई महत्वपूर्ण अंतरों के बारे में पूछने की अनुमति मिलती है। बड़े संगठन विस्तृत वित्तीय रिपोर्ट, आगामी तिमाही के लिए बड़े लेनदेन और अनुमानों के बारे में पूछ सकते हैं। बोर्ड के वित्त पर जितना अधिक नियंत्रण होता है, बोर्ड की बैठकों में उसे उतनी ही कम जानकारी की आवश्यकता हो सकती है। उदाहरण के लिए, यदि बोर्ड एक कोषाध्यक्ष नियुक्त करता है, तो एक वित्त समिति होती है और एक कार्यकारी निदेशक को काम पर रखने के लिए जिम्मेदार होता है, पूर्ण बोर्ड को प्रत्येक बैठक में संगठन के वित्त की गहराई से समीक्षा करने की आवश्यकता नहीं होती है।
