एजीएम मिनट कैसे लिखें

वार्षिक आम बैठक (एजीएम) राजकोषीय जानकारी की समीक्षा करने और पिछले वर्ष के दौरान किए गए महत्वपूर्ण निर्णयों और परिवर्तनों को कवर करने के लिए बोर्ड के सदस्यों, शेयरधारकों, निवेशकों और वरिष्ठ प्रबंधन के साथ एक बैठक है। एजीएम मिनट को बैठक के रिकॉर्ड के रूप में संकलित किया जाता है, और बैठक में किए गए किसी भी बड़े फैसले के बारे में विशिष्ट विवरण और निर्वाचित अधिकारियों के बारे में नोट करता है। बैठक के दौरान चर्चा की गई या प्रस्तुत किए गए रिपोर्टों के परिशिष्ट में मिनट आमतौर पर संलग्न होते हैं।

अपने संगठन का नाम टाइप करें, उसके बाद "वार्षिक आम बैठक मिनट।" फिर बैठक शुरू होने की पूर्ण तिथि और समय लिखें, और बैठक का स्थान। स्थान को सम्मेलन कक्ष और उस स्थान का नाम शामिल करना होगा जहां बैठक आयोजित की जा रही है।

प्रस्तावना लिखें। उपस्थित लोगों का परिचय करने के लिए PREAMBLE शब्द के बाद रोमन अंक "I" का उपयोग करें। अध्यक्ष के साथ शुरू होने वाली बैठक में भाग लेने वाले सभी सदस्यों की सूची बनाएं। फिर उपस्थित उपाध्यक्ष, कोषाध्यक्ष, सचिव और कार्यकारी सदस्यों की सूची बनाएं। इस खंड के लिए या तो पूर्ण नाम या पहले प्रारंभिक और अंतिम नाम का उपयोग किया जा सकता है।

सूची पर्यवेक्षकों और माफी। यदि बैठक में उपस्थित लोग उपस्थित होते हैं जो अधिकारी या समिति के सदस्य नहीं हैं, तो उन्हें पर्यवेक्षक या माफी के रूप में सूचीबद्ध किया जा सकता है। यदि कोई भी किसी भी श्रेणी में नहीं आता है, तो प्रत्येक के लिए "निल" इंगित करें।

पिछली बैठक के मिनटों का परिचय दें। रोमन अनुभाग "II" का उपयोग करें जिसके बाद इस अनुभाग के लिए न्यूनतम गणना की जा रही है। किसी भी गति को इंगित करें, जिसे दूसरी बैठक में स्थानांतरित किया गया और आगे बढ़ाया गया।

बैठक की रिपोर्ट पेश करें। REPORTS द्वारा पीछा रोमन अंक "III" का उपयोग करके इस अनुभाग को शुरू करें। रिपोर्ट को व्यक्तिगत रूप से परिशिष्ट आइटम के रूप में सूचीबद्ध करें।

चुनाव प्रक्रिया रिकॉर्ड करें। रिटर्निंग ऑफिसर, प्रेसिडेंट, वाइस प्रेसिडेंट, सेक्रेटरी, ट्रेजरर और किसी भी अन्य निर्वाचित अधिकारियों के चुनाव के संकेत देने के लिए रोमन अंक "IV" का उपयोग करें। प्रत्येक उम्मीदवार के लिए, आपको शामिल करने की आवश्यकता होगी: नामांकित व्यक्ति; वे किसके द्वारा नामांकित किए गए थे; नामांकन को दूसरे स्थान पर रखने वाले; और क्या उम्मीदवार ने नामांकन को अस्वीकार कर दिया या स्वीकार कर लिया। इसके बाद निर्वाचित अधिकारी को मिनटों के भीतर संकेत दिया जाएगा।

लोक अधिकारी चुनाव रिकॉर्ड करें। यदि आप सार्वजनिक क्षमता का चुनाव कर रहे हैं, तो आपको नामांकित व्यक्ति का नाम, और उन व्यक्तियों को सूचीबद्ध करने की आवश्यकता होगी, जिन्होंने अधिकारी को नामित किया और नामित किया।

बैठक में पारित या प्रस्तुत किए गए किन्हीं गतियों की सूची बनाएं एक प्रस्ताव एक निश्चित नीति या निर्णय के लिए या उसके खिलाफ एक वोट है, और बैठक के दौरान प्रस्तुत किया जा सकता है। मिनटों में इनमें से किसी भी चर्चा को सूचीबद्ध करें, और संकेत दें कि क्या प्रस्ताव पारित किया गया था या खारिज कर दिया गया था।

"अन्य व्यवसाय" आइटम रिकॉर्ड करें। रोमन अंक "वी" के तहत, चुनाव और परिचय के बाहर बैठक में हुई किसी भी चर्चा या घटनाओं को सूचीबद्ध और सारांशित करता है। एक बुलेटेड सूची या प्रत्येक आइटम के बारे में 2 से 3 वाक्य आम तौर पर अगली बैठक में समीक्षा के लिए पर्याप्त होते हैं।

परिशिष्ट जानकारी और वित्तीय डेटा की सूची बनाएं। एजीएम मिनट के अंतिम खंड को पहले मिनटों में संदर्भित परिशिष्टों को सूचीबद्ध करने की आवश्यकता है, और अंत में कोषाध्यक्ष द्वारा प्रदान किए गए वित्तीय आंकड़ों के सारांश के साथ।

टिप्स

• एजीएम आमतौर पर प्रत्येक वर्ष पिछले वर्ष की गतिविधियों के सदस्यों को सूचित करने के लिए आयोजित किया जाता है, और आगामी वर्ष के लिए अधिकारियों और सार्वजनिक अधिकारियों का चुनाव करते हैं। एजीएम मिनट की प्रतियां बैठक के तुरंत बाद सभी उपस्थित लोगों को वितरित की जा सकती हैं। सचिव को समीक्षा के लिए अगली बैठक में एजीएम मिनट की एक प्रति प्रदान करने की आवश्यकता हो सकती है।