एक इन्वेंट्री प्रबंधन प्रणाली आपको आपके व्यवसाय की इन्वेंट्री और स्टॉक आइटम का प्रबंधन करने में मदद कर सकती है, यह देखते हुए कि आपकी संपत्ति कहां है और वे किस लायक हैं। सिस्टम आपके व्यवसाय की इन्वेंट्री जरूरतों का भी विश्लेषण करता है और आपके ऑर्डर को स्वचालित भी कर सकता है। खुदरा, खाद्य और पेय, विनिर्माण, स्वास्थ्य देखभाल और बहुत कुछ सहित कई उद्योगों के लिए इन्वेंटरी प्रबंधन प्रणाली महत्वपूर्ण हैं। एक अच्छी तरह से संचालित प्रणाली आपको अपनी संपत्ति को समझने और उनकी क्षमता को अधिकतम करने में मदद करती है, इस प्रकार आपके व्यवसाय के संचालन में सुधार और मुनाफे में वृद्धि होती है।
इन्वेंटरी मैनेजमेंट सिस्टम की परिभाषा
सीधे शब्दों में कहें, एक इन्वेंट्री मैनेजमेंट सिस्टम कंपनी के सभी इन्वेंट्री और स्टॉक आइटम की देखरेख करता है। एक ठोस इन्वेंट्री प्रबंधन प्रणाली के माध्यम से, आप अपने पूरे जीवन काल में, डिलीवरी से लेकर गोदाम तक ग्राहक की खरीदारी के लिए अपनी वस्तु सूची के प्रत्येक आइटम को ट्रैक और प्रबंधित कर सकते हैं। अधिकांश इन्वेंट्री प्रबंधन प्रणालियों में कुछ समान तत्व होते हैं। सबसे पहले, उनके पास प्रत्येक आइटम की पहचान करने का एक तरीका है, आमतौर पर एक बार कोड या आरएफआईडी के माध्यम से। प्रत्येक आइटम को कोडित करने के बाद, आइटम को ट्रैक करने या बाहर आने के लिए सिस्टम को बारकोड स्कैनर की आवश्यकता होती है। यह एक समर्पित बारकोड स्कैनर के साथ या स्मार्टफोन ऐप के माध्यम से भी किया जा सकता है। इसके बाद, इन्वेंट्री प्रबंधन प्रणाली को ऐसे सॉफ़्टवेयर की आवश्यकता होती है जो सभी वस्तुओं का ट्रैक रख सकें और उन्हें प्रबंधित करने में मदद कर सकें। यह सॉफ्टवेयर तंत्रिका केंद्र के रूप में कार्य करता है। यह डेटा का विश्लेषण और रिपोर्ट उत्पन्न कर सकता है, और यहां तक कि आपके अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर जैसे अन्य सॉफ़्टवेयर सिस्टम के साथ लिंक कर सकता है। एक अन्य तत्व प्रत्येक इन्वेंट्री मैनेजमेंट सिस्टम में इन्वेंट्री वैल्यूएशन मेथड शामिल है, जैसे फर्स्ट-इन-फर्स्ट-आउट (FIFO) या जस्ट इन टाइम। सिस्टम को सुचारू रूप से चलाने के लिए अंत में, अच्छी तरह से प्रशिक्षित कर्मचारियों की आवश्यकता होती है।
संगठन के साथ इन्वेंटरी प्रबंधन प्रणाली सहायता
इन्वेंट्री प्रबंधन प्रणाली आपके व्यवसाय को अधिक व्यवस्थित रखने में मदद करती है। अपनी सूची को ट्रैक और प्रबंधित किए बिना, यह जानना मुश्किल है कि आपको क्या चाहिए, जब आपको इसकी आवश्यकता हो और किस मात्रा में हो। एक गुणवत्ता सूची प्रबंधन प्रणाली के साथ, आपके पास अपने व्यवसाय में प्रत्येक संपत्ति के विस्तृत रिकॉर्ड हैं। आप एक ही स्थान पर सभी चलती भागों को देख सकते हैं। आप आसानी से उन उत्पादों को देख पा रहे हैं जो आगे बढ़ रहे हैं और जो धीरे-धीरे बिक रहे हैं। आप देख सकते हैं कि कुछ इन्वेंट्री वर्ष के कुछ निश्चित समय पर बेचती है, या दिन के कुछ निश्चित समय के दौरान भी। आप अपने सिस्टम को एक निश्चित लोकप्रिय इन्वेंट्री आइटम को फिर से सेट करने के लिए भी सेट कर सकते हैं ताकि यह आपके ग्राहकों के लिए कभी आउट ऑफ स्टॉक न हो। एक स्थान पर यह सब जानकारी और क्षमता होने से आप अपनी कंपनी की जरूरतों के बारे में सूचित निर्णय ले सकते हैं।
ट्रैकिंग और पारदर्शिता
इन्वेंट्री प्रबंधन प्रणाली के बड़े पैमाने पर लाभों में से एक ट्रैकिंग और पारदर्शिता में वृद्धि है। आपकी सभी संपत्तियों को लगातार ट्रैक किए जाने के साथ, आप स्पष्ट रूप से देख सकते हैं कि आपके व्यवसाय की ताकत और कमजोरियां कहां हैं। इसके अलावा, आपको हमेशा पता होता है कि आपकी सूची कहां है और इसका क्या मूल्य है। अपने पूरे जीवन चक्र के माध्यम से उत्पादों को ट्रैक करने के लिए बारकोड स्कैनर का उपयोग करने के साथ, आप देख सकते हैं कि वे वास्तविक समय में कहाँ स्थित हैं, इसका मतलब है कि सूची के लिए दरारें गिरना कहीं अधिक कठिन है। एक इन्वेंट्री प्रबंधन प्रणाली के साथ, आप स्टॉक में बस पर्याप्त रखकर इन्वेंट्री के साथ अतिप्रवाह होने से रोक सकते हैं। यह आपके पास अप्रयुक्त इन्वेंट्री की मात्रा को कम करता है, और इस तरह आपके व्यवसाय के भंडारण को कम कर देता है।
बेहतर वेंडर रिलेशनशिप
इन्वेंट्री प्रबंधन प्रणाली का एक और प्लस यह है कि यह विक्रेताओं के साथ आपके संबंधों को बेहतर बनाने में मदद कर सकता है। सभी आइटमों को मूल रूप से ट्रैक किए जाने के साथ, आपको और विक्रेता दोनों को आपकी ऑर्डरिंग जरूरतों का पता रहता है। आप अपने सिस्टम को सेट कर सकते हैं ताकि कुछ सामान स्वचालित रूप से ऑर्डर इतिहास के आधार पर विशिष्ट अंतराल पर फिर से ऑर्डर किए जा सकें। इसके अलावा, आप प्रसव को बहुत अधिक व्यवस्थित और व्यवस्थित तरीके से निर्धारित कर सकते हैं। इससे संबंध सुचारू रूप से चल रहे हैं, दोनों पक्षों को यह पता है कि क्या अपेक्षित है।
एकीकरण
इन्वेंट्री प्रबंधन प्रणाली की एक अंतिम महत्वपूर्ण विशेषता एकीकरण है। आप अपने अकाउंटिंग और एंटरप्राइज रिसोर्स प्लानिंग (ईआरपी) सिस्टम सहित कई अन्य सॉफ्टवेयर सिस्टम के साथ एकीकरण करने के लिए अपनी इन्वेंट्री प्रबंधन प्रणाली स्थापित कर सकते हैं। यह आपको किसी भी समय आपके पास मौजूद वस्तुओं के मूल्य को समझने की अनुमति देता है, जिससे आपको लेखांकन और परिसंपत्ति प्रबंधन में सहायता मिलती है। अन्य प्रणालियाँ जिन्हें इन्वेंट्री मैनेजमेंट सिस्टम के साथ एकीकृत किया जा सकता है, पॉइंट-ऑफ-सेल (POS) सिस्टम हैं, जिनका उपयोग खरीदारी (जैसे कि कैश रजिस्टर) और रिंग ऑर्डर (पीओ) सिस्टम को करने के लिए किया जाता है, जो ऑर्डर को ट्रैक करते हैं। अपने विभिन्न सिस्टमों को जोड़ने से बेहतर संगठन और प्रक्रियाओं को बेहतर बनाने की अनुमति मिलती है।
