कार्यालय प्रशासक दैनिक व्यवसाय के संचालन के लिए डाक सेवाओं और वितरण प्रणालियों की सटीकता और दक्षता पर निर्भर करते हैं। व्यवसाय में एक प्रमुख कारक ग्राहकों, ग्राहकों, ठेकेदारों, वितरकों, निर्माताओं और आपूर्तिकर्ताओं के साथ संचार है। वैश्विक व्यापार के अवसर दुनिया भर में डाक सेवाओं और अंतर्राष्ट्रीय मेल प्रणालियों पर निर्भरता बढ़ाते हैं।
प्रमाणित मेल और डिलीवरी की पुष्टि
इलेक्ट्रॉनिक प्रौद्योगिकी के बढ़ते उपयोग ने सभी डाक सेवाओं और अंतर्राष्ट्रीय मेल प्रणालियों के महत्व को प्रतिस्थापित नहीं किया है। डाक सेवा प्रमाणित डाक और वितरण की पुष्टि प्रदान करती है जो कार्यालय प्रशासकों को गारंटी देती है कि दस्तावेज या पैकेज ठीक से वितरित किए गए हैं। प्रक्रिया में तेजी लाने के लिए डाक दरों और वितरण समय की गणना ऑनलाइन की जा सकती है।
छोटे पैकेज और बड़े वितरण
कार्यालय प्रशासक डाक सेवाओं और प्रणालियों का उपयोग बाहर भेजने और महत्वपूर्ण सूचनाएं, हस्ताक्षरित अनुबंध, लिखित पत्राचार, छोटे पैकेज और बड़ी डिलीवरी प्राप्त करने के लिए करते हैं। सेल फोन, पाठ संदेश, ईमेल पत्राचार और फैक्स प्रसारण ने सामान्य पत्र सेवाओं के उपयोग को कम कर दिया है, लेकिन पूरी तरह से डाक सेवाओं के महत्व को प्रतिस्थापित नहीं कर सकता है। कार्यालय प्रशासक डाक आपूर्ति और उत्पादों के ऑनलाइन और कैटलॉग के माध्यम से ऑर्डर किए गए उत्पादों की डाक सेवा प्रदान करने पर भरोसा करते हैं। डाक सेवाएं व्यस्त कार्यालय प्रशासकों को समय पर आगमन सुनिश्चित करने के लिए शिपमेंट को ट्रैक करने और पुष्टि करने की अनुमति देती हैं।
दैनिक संचालन और लेखा पद्धति
डाक सेवाएँ और प्रणालियाँ व्यावसायिक कार्यालयों के दैनिक संचालन के लिए महत्वपूर्ण हैं। कार्यालय प्रशासक पेचेक स्टब्स, व्यापार चालान और बिल भुगतान भेजने के लिए वितरण प्रणालियों की दक्षता पर निर्भर करते हैं। हालांकि अधिकांश कंपनियां इलेक्ट्रॉनिक सेवाएं प्रदान करती हैं, लेकिन कई कार्यालय पारंपरिक लेखा विधियों का उपयोग करते हैं और कंपनी की जाँच द्वारा परिचालन व्यय का भुगतान करते हैं। डाक कर्मचारी लगभग एक ही समय में प्रत्येक दिन आसानी से आउटगोइंग मेल उठाते हैं। पारंपरिक डाक सेवाएं सुविधा, विश्वसनीयता और निर्भरता प्रदान करती हैं।
