चालान प्रणाली व्यापार के खातों की प्राप्ति का दिल है। बिकने वाले उत्पादों या सेवाओं के आधार पर चालान तैयार किए जाते हैं। इनवॉइस से डेटा बिक्री पत्रिकाओं, ग्राहकों के खाते के रिकॉर्ड, खातों की प्राप्ति योग्य शेष राशि और नकद खाता पत्रिकाओं के साथ उनके व्यावसायिक रिकॉर्ड के बीच मेल खाता है।
इलेक्ट्रॉनिक और मैनुअल
इनवॉइसिंग के लिए उपयोग किए जाने वाले सॉफ़्टवेयर सिस्टम को इनवॉइस प्रिंट करने से पहले प्रारंभिक डेटा दर्ज करने के लिए छोटे व्यवसाय की आवश्यकता होती है। प्रत्येक सिस्टम अलग-अलग चर मांगता है और उपयोगकर्ता को उस चीज के बारे में संकेत देगा जो आवश्यक है। प्रणाली फिर प्राप्य में डेटा को इलेक्ट्रॉनिक रूप से एकीकृत करेगी। इसके विपरीत, जब एक मैनुअल सिस्टम की स्थापना की जाती है, तो छोटे-व्यवसाय के मालिक या बुककीपर निर्णय लेते हैं कि क्या जरूरत है और तदनुसार लेखांकन प्रणाली के हिस्से के रूप में इसे तैयार करता है। भले ही छोटा व्यवसाय सेवाएं प्रदान करता है या उत्पादों को बेचता है, एक चालान प्रणाली स्थापित करने में प्रारंभिक चरणों में से एक यह निर्धारित करना है कि संपर्क जानकारी के रूप में इस तरह की मूल बातें के अलावा चालान पर क्या शामिल किया जाए।
नंबरिंग सिस्टम
प्रत्येक चालान में बिक्री के कालानुक्रमिक क्रम के आधार पर या ग्राहक संख्या के आधार पर एक विशिष्ट पहचान संख्या होनी चाहिए। किसी भी तरह से छोटे-व्यवसाय के मालिक का चयन करता है, इन विशिष्ट नंबरों का उपयोग भविष्य में किसी विशेष चालान को संदर्भित करने के लिए किया जा सकता है।
चालान बॉडी
चालान के विवरण अनुभाग के तहत, बुककीपर आइटम जानकारी जोड़ना चाहता है, ताकि ग्राहक को यह पता चले कि चालान दस्तावेज़ क्या हैं। उदाहरण के लिए, सेवा के लिए एक चालान जो केवल "सर्विस कॉल" बताता है, ग्राहक या छोटे व्यवसाय के लिए बाद के संदर्भ के लिए उपयोग करने के लिए बहुत अस्पष्ट है। हालाँकि, यदि वर्णन कुछ और विशिष्ट कहता है जैसे "परिवर्तित फ़िल्टर; साफ़ किए गए प्रशंसक; परीक्षण किए गए प्रज्वलन," ग्राहक और सेवा प्रदाता दोनों को पता है कि वास्तव में क्या कार्य किया गया है। यदि शुल्क प्रति सेवा या घंटे के अनुसार है, तो इस विवरण को विवरण में शामिल किया जाना चाहिए। जब चालान उत्पादों के लिए हो, तो मात्रा और मूल्य प्रति यूनिट शामिल करें। यह जानकारी बिक्री पत्रिका में प्रविष्टियों से मेल खाती है।
उधार की अवधि
निर्धारित करें कि क्रेडिट शर्तों को ग्राहकों को पेश किया जाएगा और इसे इनवॉइस पर शामिल किया जाएगा। उदाहरण के लिए, यदि भुगतान तुरंत होने की उम्मीद है, तो चालान को "रसीद के कारण नेट" पर ध्यान देना चाहिए। बिक्री प्रक्रिया के दौरान, अगर ग्राहक को बताया गया कि उसके पास भुगतान करने के लिए 30 दिन होंगे, तो इसे चालान पर नियत तारीख के रूप में शामिल करें।
यह सब एक साथ लाना
चालान प्रक्रिया पूरी होती है जब यह लेखांकन प्रक्रिया में उचित स्थान पर फिट बैठता है। चालान तैयार होने के बाद, यह प्राप्य खातों को इकट्ठा करने का समय है। प्रत्येक चालान की एक प्रति ग्राहक को भेजी जाती है, और व्यवसाय एक प्रति रखता है। चालान राशि बिक्री पत्रिका में ग्राहक के खाते में पोस्ट की जाती है। जब भुगतान प्राप्त होता है, तो बिक्री पत्रिका में ग्राहक के खाते से राशि काट ली जाती है और उसे व्यवसाय के नकद खाते में जोड़ दिया जाता है। महीने के अंत में, छोटे-व्यवसाय के मालिक किसी भी बकाया चालानों को नोट करने के लिए खातों की समीक्षा कर सकते हैं और भुगतान की मांग में अनुवर्ती कार्रवाई करने की आवश्यकता हो सकती है, जैसे कि "पिछली वजह से" चालान की दूसरी प्रति भेजना।
