यह चित्र: आप कुछ विगेट्स ऑर्डर करने के लिए एक सप्लायर को बुलाते हैं और पुष्टि करने के लिए उन्हें एक ईमेल शूट करते हैं। समस्या यह है, वे आपको चार के बजाय पांच मामले भेजते हैं और आपको उम्मीद से अधिक बड़े चालान के साथ भूमि देते हैं। चूँकि आपके पास उस विक्रेता को जवाबदेह ठहराने के लिए कुछ भी कानूनी नहीं है, इसलिए आपके पास बहुत कुछ नहीं है। आप नाराज हो सकते हैं और भुगतान वापस लेने की धमकी दे सकते हैं, लेकिन यह सब गड़बड़ हो सकता है और आपके रिश्ते को बर्बाद कर सकता है। क्या करें? भविष्य में, आप खरीद आदेश प्रणाली को लागू करने पर विचार कर सकते हैं। पीओए व्यावसायिक खरीद को नियंत्रित करने में महत्वपूर्ण भूमिका निभाते हैं, जिससे आपको आदेशों को ट्रैक करने और काम के भुगतान का प्रबंधन करने में मदद मिलती है।
क्रय आदेश क्या है?
एक खरीद आदेश माल और सेवाओं के लिए एक आदेश की आधिकारिक पुष्टि है। यह एक व्यवसाय और उसके आपूर्तिकर्ताओं के बीच एक अनुबंध के रूप में कार्य करता है, इसलिए आपूर्तिकर्ता जानता है कि वास्तव में क्या ऑर्डर किया गया है और व्यवसाय को वास्तव में पता है कि उत्पादों और सेवाओं को क्या वितरित किया जाना है, और किस तारीख तक। जब कोई आपूर्तिकर्ता खरीद आदेश स्वीकार करता है, तो यह दोनों पक्षों के बीच कानूनी रूप से बाध्यकारी अनुबंध बनाता है। इसलिए, आप कभी भी विगेट्स के एक अतिरिक्त मामले के साथ फंस नहीं पाएंगे, जिसकी आपको आवश्यकता नहीं है, और आपूर्तिकर्ता सुरक्षित है क्योंकि उसके पास अब कानूनी सबूत है कि सामान और सेवाओं का आदेश दिया गया था। यदि आपने खरीदारी ऑर्डर नहीं बनाया है, तो ग्राहक से कोई बाध्यकारी आदेश नहीं होगा।
खरीद आदेश क्या दिखते हैं?
खरीद आदेश एक चालान की तरह लग रहे हैं। फर्क सिर्फ इतना है, खरीदार उन्हें बनाता है, विक्रेता नहीं। आमतौर पर, एक खरीद आदेश में निम्नलिखित जानकारी शामिल होगी:
- क्रेता कंपनी की जानकारी।
- शिपिंग / बिलिंग पता।
- आपूर्तिकर्ता की कंपनी की जानकारी।
- ऑर्डर का विवरण - उत्पाद, मात्रा, कीमत और वितरण की तारीख।
- क्रय आदेश दिनांक।
- पी ओ संख्या।
आदेश के बारे में विशिष्ट शर्तें हो सकती हैं, जैसे कि भुगतान कब किया जाना चाहिए। कई व्यवसाय निरंतरता सुनिश्चित करने के लिए सामान्य जानकारी के साथ एक मानकीकृत खरीद आदेश दस्तावेज़ बनाते हैं।
क्रय आदेश संख्या क्या है?
यदि आप खरीद आदेश पर एक आइटम शामिल करना चाहिए, तो यह पीओ नंबर है। पीओ नंबर एक अद्वितीय संदर्भ संख्या है जो आपके लिए डिलीवरी के साथ खरीदारी के साथ मेल खाने में आसान बनाता है। इनके उपयोग से आपके चालान प्रसंस्करण में तेजी आनी चाहिए क्योंकि विशिष्ट आदेशों पर भुगतान किए जाने पर आप आसानी से ट्रैक कर सकते हैं। यह गलत भुगतान के जोखिम को भी कम करता है क्योंकि आप ऐसे चालान पर भुगतान नहीं करेंगे जिनके पास एक पीओ नहीं है।
यहाँ एक उदाहरण है। मान लीजिए कि आपको फाइलिंग कैबिनेट के एक नए सेट की आवश्यकता है। आप अलमारियाँ के लिए आकार, मात्रा और विशिष्ट आवश्यकताओं के साथ एक खरीद ऑर्डर बनाते हैं और निर्माता को भेजते हैं। एक बार निर्माता खरीद आदेश को मंजूरी दे देता है, यह दोनों पक्षों के बीच एक कानूनी अनुबंध बनाता है। निर्माता आपको अलमारियाँ जहाज करेगा और कुल देय राशि के लिए एक चालान भेजेगा। वह चालान पीओ नंबर को संदर्भित करेगा। इसलिए, जब आप चालान प्राप्त करते हैं, तो आप यह सुनिश्चित करने के लिए खरीद के आदेश के खिलाफ जांच कर सकते हैं कि दोनों दस्तावेज मेल खाते हैं या नहीं। यदि वे करते हैं, तो आगे बढ़ें और भुगतान करें। यदि वे नहीं करते हैं, तो किसी ने एक त्रुटि की है जिसकी आपको जांच करने की आवश्यकता है।
आप अपने व्यवसाय में एक खरीद आदेश प्रणाली को कैसे एकीकृत करते हैं?
यदि आपने पहले कभी PO का उपयोग नहीं किया है, तो आपको यह सोचने के लिए माफ़ कर दिया जाएगा कि यह Microsoft Word या आपके अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर में खरीद ऑर्डर टेम्प्लेट सेट करने जितना आसान है। ये विकल्प भौतिक खरीद ऑर्डर दस्तावेज़ बनाने के लिए बहुत अच्छे हैं, लेकिन कुछ अतिरिक्त चीजें हैं जिन्हें आपको अपने व्यवसाय में पीओ प्रणाली को एकीकृत करने से पहले सोचना चाहिए:
खरीद कौन कर रहा है?
एक प्राथमिक खरीद आदेश व्यवस्थापक को खरीद आदेश प्रणाली को नियंत्रित करना चाहिए। यह आपकी खरीदारी को केंद्रीकृत करेगा और आपको यह स्पष्ट रिकॉर्ड देगा कि कितना पैसा खर्च किया जा रहा है। जैसे ही पीओ बनाया जाता है, व्यवस्थापक तुरंत कंपनी के बजट में लागत का कारक बन सकता है। अनिवार्य रूप से, आप क्रेडिट कार्ड को सामान्य कर्मचारियों के हाथों से लेना शुरू करेंगे।
आवश्यकता बढ़ाने के लिए क्या प्रक्रिया है?
प्रत्येक पीओ प्रक्रिया एक मांग के साथ शुरू होती है। यह एक खरीद आदेश अनुरोध है जो कर्मचारी जब भी सामान या सेवाओं को खरीदने की आवश्यकता होती है बनाते हैं। आपको एक मानकीकृत आवश्यकता टेम्पलेट बनाने की आवश्यकता होगी, जिसे सभी कर्मचारी सदस्यों को तब उपयोग करना होगा। कई छोटे व्यवसाय अपने कर्मचारियों को केवल एक प्रबंधक को अपना अनुरोध ईमेल करने की अनुमति देते हैं, जो एक बजट आवंटित करने, खरीद के लिए अनुमोदन प्राप्त करने और आवश्यक पीओ बढ़ाने के लिए व्यवस्थापक के साथ संपर्क करेगा।
आवश्यकता प्रणाली जोड़ने से यह सुनिश्चित होता है कि कर्मचारियों को खरीदने से पहले एक केंद्रीकृत अंगूठे प्राप्त करना चाहिए ताकि दरार के माध्यम से कुछ भी न फिसले। जल्द ही, आपके पास यह ट्रैक करने के लिए पर्याप्त डेटा होगा कि कर्मचारी आपूर्ति और स्पॉट क्रय पैटर्न का उपयोग कैसे कर रहे हैं, जैसे कि, आपूर्तिकर्ता से छूट की मात्रा की खरीद के लिए अवसर हैं?
आप पीओ को कैसे लॉग इन करेंगे?
व्यवस्थापक आगे की चर्चा के लिए एक अनुमोदन को मंजूरी, अस्वीकार या झंडा चुन सकते हैं। एक बार जब अनुमति मंजूर हो जाती है, तो पीओ व्यवस्थापक को आदेश के लिए पीओ नंबर आवंटित करना चाहिए - आप किसी भी अल्फा-न्यूमेरिक कोड का उपयोग कर सकते हैं - और इसे पीओ रजिस्टर पर रिकॉर्ड करें। एक रजिस्टर को बनाए रखना आपको सुनिश्चित करता है कि आप खरीद की कुल राशि रखें। इससे पहले कि आप इसे स्वीकार करें, और जब भी PO उठाया जाता है, तब आप अपने बजट को अपडेट करने से पहले एक आवश्यकता के प्रभाव को देख सकते हैं। यह ऑडिट ट्रेल्स का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है, यह सुनिश्चित करना कि आने वाली आपूर्ति और भुगतान के बीच कोई विसंगतियां नहीं हैं।
आप विक्रेताओं का प्रबंधन कैसे करेंगे?
बेशक, आपको अपने आपूर्तिकर्ताओं को यह बताना होगा कि आप PO सिस्टम में जा रहे हैं। यह आपके विक्रेताओं से संपर्क करने और उन्हें माल भेजने के लिए भुगतान करने से पहले आपको खरीद आदेश प्रस्तुत करने की सूचना देने जैसा ही सरल है। आप विक्रेता को पीओ कैसे प्राप्त करते हैं, यह आपके ऊपर है - अक्सर, व्यवस्थापक इसे सीधे प्राप्तकर्ता को ईमेल करेंगे।
एक बार जब विक्रेता आपके खरीद आदेश प्राप्त कर लेता है, तो उन्हें माल की तैयारी करने से पहले त्रुटियों की सावधानीपूर्वक जांच करनी चाहिए। कई बड़े विक्रेताओं का उपयोग पीओ-समर्थित खरीदारी के लिए किया जाता है और सिस्टम सेट किए जाते हैं जो आपके खाते को फ्लैग कर सकते हैं यदि आप पीओ के बिना खरीदने का प्रयास करते हैं।
आप पीओ रजिस्टर के साथ चालान भुगतान कैसे करेंगे?
यदि आप एक अप-टू-डेट पीओ रजिस्टर बनाए रखते हैं, तो खरीद आदेश के खिलाफ चालान या क्रेडिट कार्ड स्टेटमेंट को समेटना विशेष रूप से कठिन या समय लेने वाली नहीं है। आप बस किसी भी खरीद को फ़्लैग करना चाहते हैं जो पीओ के साथ रिकॉर्ड नहीं किया गया था। फिर, यह भविष्य में किसी भी अतिरिक्त खरीद को खत्म करने के लिए प्रशिक्षण कर्मचारियों का मामला है।
क्या आपको खरीद आदेश प्रक्रिया को स्वचालित करना चाहिए?
चीजों को मैन्युअल रूप से करने के बजाय, आप छोटे व्यवसाय के मालिकों के लिए कुछ क्रय सॉफ्टवेयर में निवेश करना चुन सकते हैं। ये सिस्टम आपकी आवश्यकताओं और नियमित अनुमोदन को स्वचालित कर सकते हैं और स्वचालित रूप से पीओएस उत्पन्न कर सकते हैं, जो पूरी बात को बहुत कम चुनौतीपूर्ण बनाता है। वे आपके क्रय दस्तावेजों को एक स्थान पर केंद्रीकृत एक से लेकर कहीं से भी एक्सेस कर सकते हैं, जो चलते-फिरते खरीद आदेशों को प्रबंधित करना आसान बनाता है। कुछ प्रणालियों में अन्य उपयोगी विशेषताएं हैं, जैसे कि आपके कर्मचारियों के लिए खरीदारी की आवश्यकताओं को आसान और अधिक सुविधाजनक बनाने के लिए एक आपूर्तिकर्ता कैटलॉग।
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