खरीद आदेश अनुमोदन के लिए एमएस आउटलुक का उपयोग कैसे करें

धीमी ऑर्डर पूर्ति आपकी कंपनी द्वारा प्रदान की जाने वाली ग्राहक सेवा की गुणवत्ता को कम कर सकती है। कम गुणवत्ता वाली ग्राहक सेवा अंततः आपके व्यवसाय की वित्तीय निचला रेखा को प्रभावित करेगी। जितनी जल्दी हो सके और कुशलता से संसाधित किए गए खरीद आदेशों के लिए अनुमोदन प्राप्त करने का मतलब है कि आपकी कंपनी को समय पर ढंग से बहने वाली चीजों को रखने के लिए आवश्यक आपूर्ति होगी। खरीद आदेश अनुमोदन अनुरोध भेजने के लिए Microsoft आउटलुक ईमेल क्लाइंट का उपयोग करना, आपूर्ति या थोक वस्तुओं के ऑर्डर देने की प्रक्रिया को सुव्यवस्थित करने में मदद कर सकता है जबकि यह सुनिश्चित करता है कि आप उचित खरीद प्रक्रियाओं का पालन करें।

एक खरीद आदेश तैयार करें

Microsoft Office "खरीदारी और बिक्री आदेश" टेम्प्लेट पृष्ठ पर जाएं और एक टेम्पलेट चुनें। सुनिश्चित करें कि आप अपने कंप्यूटर पर किसी प्रोग्राम में टेम्पलेट को खोल, संपादित और सहेज सकते हैं। Microsoft Excel, Microsoft Word या किसी अन्य लागू प्रोग्राम का उपयोग करके टेम्पलेट बनाएँ।

जब आप निर्दिष्ट प्रोग्राम में टेम्पलेट खोलने के लिए अपने चयनित टेम्पलेट के लिए "डाउनलोड" बटन पर क्लिक करते हैं तो "ओपन" चुनें। अपनी आवश्यकताओं को पूरा करने और इसे अपने कंप्यूटर पर सहेजने के लिए टेम्पलेट को कस्टमाइज़ करें।

यदि आप Microsoft में उपलब्ध किसी भी टेम्पलेट को पसंद नहीं करते हैं तो अपना स्वयं का अनुकूलित टेम्पलेट बनाएं और सहेजें। यदि आवश्यक हो, तो आप एक गाइड के रूप में Microsoft टेम्प्लेट का उपयोग कर सकते हैं।

प्रोग्राम मेनू का उपयोग करके अपने टेम्पलेट के आधार पर एक "नया दस्तावेज़" बनाएं। शॉर्टकट का उपयोग करने से टेम्प्लेट तक पहुंच प्रदान नहीं होगी। अपना दस्तावेज़ भरें और इसे अपने कंप्यूटर पर सहेजें।

खरीद आदेश भेजने के लिए एक वित्तीय कार्यक्रम का उपयोग करें यदि आप अपने खरीद आदेश बनाते हैं। क्विकबुक जैसे कुछ वित्तीय कार्यक्रमों में माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक एकीकरण है ताकि आप सीधे कार्यक्रम से अनुमोदन के लिए खरीद आदेश भेज सकें।

यदि संभव हो तो स्प्रेडशीट या शब्द प्रारूप का उपयोग करके Microsoft आउटलुक एकीकरण के बिना वित्तीय सॉफ़्टवेयर से निर्यात ऑर्डर करें। यदि यह संभव नहीं है, तो पीडीएफ दस्तावेज़ के रूप में पूर्ण खरीद ऑर्डर प्रिंट करें और इसे अपने कंप्यूटर पर सहेजें।

एक खरीद आदेश भेजें

Microsoft Outlook खोलें और एक नया संदेश खोलने के लिए ऊपरी-बाएँ कोने में "नया" बटन पर क्लिक करें।

"सम्मिलित करें" टैब पर जाएं। "फ़ाइल संलग्न करें" पर क्लिक करें और इसे चुनने के लिए खरीद ऑर्डर पर नेविगेट करें। इसे ईमेल में संलग्न करने के लिए “इन्सर्ट” बटन पर क्लिक करें।

फ़ॉन्ट का आकार 14 और फ़ॉन्ट का रंग काला करने के लिए सेट करें। टाइप करें "मैंने संलग्न खरीद आदेश की समीक्षा की है और उसे मंजूरी दी है:" एक नई लाइन शुरू करें।

फ़ॉन्ट का आकार 11 और फ़ॉन्ट का रंग ग्रे करने के लिए सेट करें। टाइप करें "संलग्न खरीद आदेश की समीक्षा करें और इस ईमेल का उत्तर दें। खरीद आदेश को अस्वीकार करने के लिए "Y- आपका नाम" के नीचे लिखें या खरीद आदेश को अस्वीकार करने के लिए "N- आपका नाम"। नोट: उत्तर उस ईमेल खाते से आना चाहिए, जिस पर उसे भेजा गया था।

चार लाइनों को छोड़ें और फ़ॉन्ट का आकार 14 और फ़ॉन्ट का रंग काला करने के लिए सेट करें। टाइप करें " मैं इस खरीद आदेश को अनुमोदित करने के लिए अधिकृत नहीं हूं।" एक नई लाइन शुरू करें।

फ़ॉन्ट का आकार 11 और फ़ॉन्ट का रंग ग्रे करने के लिए सेट करें। टाइप करें “प्रेषक को उत्तर दें। यदि आप इस खरीद आदेश को अनुमोदित करने के लिए अधिकृत नहीं हैं, तो उपरोक्त फ़ील्ड में एक X रखें और यदि आप जानते हैं कि उदाहरण के लिए, नाम शामिल करें, X - Bill Smith। ”

टिप्स

• एक अनुमोदित खरीद आदेश ईमेल की एक प्रति का प्रिंट आउट लें और खरीद के लिए चालान के साथ संलग्न करें कि खरीद को अधिकृत किया गया था।

चेतावनी

ईमेल हस्ताक्षर की तुलना में भौतिक हस्ताक्षर प्राप्त करना अधिक सुरक्षित है क्योंकि कोई व्यक्ति व्यक्ति के ईमेल खाते तक पहुंच प्राप्त कर सकता है यदि वह पूरे दिन में हस्ताक्षरित है।