प्रस्ताव के लिए प्रत्येक अनुरोध में एक कवर पत्र शामिल होना चाहिए, भले ही आपकी बोली में कार्यकारी सारांश हो। प्रत्येक एक अलग उद्देश्य पूरा करता है, और वे न केवल एक अच्छा प्रभाव बनाने के लिए काम करते हैं, बल्कि यह भी साबित करने के लिए कि आप ग्राहक और नौकरी दोनों की आवश्यकताओं को समझते हैं। हालाँकि, क्योंकि एक आवरण पत्र आपको मिनी प्रस्ताव के बिना ग्राहक की प्रमुख आवश्यकताओं को समझना चाहिए, कुछ लोगों को लगता है कि यह लिखना अधिक कठिन है।
राइट टोन सेट करें
संभावित ग्राहक के साथ आपका संबंध, और कभी-कभी आरएफपी किट में निर्देश, यह निर्धारित करता है कि पत्र को औपचारिक या व्यक्तिगत टोन पर लेना चाहिए या नहीं। जब तक आप ईमानदार और ईमानदार हैं, व्यक्तिगत पत्र जिसमें आप ग्राहक की प्रशंसा करते हैं और धन्यवाद करते हैं, अक्सर सबसे प्रभावी होते हैं। उदाहरण के लिए, "मैं आपकी सभी मदद के लिए धन्यवाद देने के लिए इस अवसर को लेना चाहता हूं" और "आपकी मदद और मार्गदर्शन अमूल्य साबित हुआ" जैसे विवरण पत्र के मुख्य भाग में शामिल करें।
प्रारूप और शैली
लेटरहेड स्टेशनरी और एक व्यावसायिक पत्र प्रारूप का उपयोग करते हुए, पत्र को तीन खंडों में विभाजित करें: एक परिचय, एक निकाय और एक संक्षिप्त समापन पैराग्राफ। एक सेरिफ़ फ़ॉन्ट का उपयोग करें, जैसे कि गारमोंड, जॉर्जिया या टाइम्स न्यू रोमन, क्योंकि कई लोगों को सेरिफ़ फोंट पढ़ने में आसान लगते हैं। अपने कवर लेटर को एक या दो पन्नों तक सीमित न रखें।
उद्घाटन
कवर पत्र को एक संक्षिप्त, प्रासंगिक उद्घाटन विवरण के साथ खोलें जैसे कि "संलग्न प्रस्ताव मैंने आपसे वादा किया था" या "मुझे आपके प्रस्ताव परियोजना के बारे में आपके साथ बोलने में मज़ा आया।" एक पैराग्राफ के साथ इसका पालन करें जिसमें आप विशिष्ट को पुनर्स्थापित करके पूर्ण समझ का संचार करते हैं। RFP ड्राइविंग की आवश्यकताएं। पाठक को बताएं कि क्या प्रस्ताव में कोई अटैचमेंट शामिल है, और यदि वह करता है, तो संक्षेप में सामग्री को हाइलाइट करें, और समय सीमा को निर्दिष्ट करके परिचय समाप्त करें कि मूल्य उद्धरण मान्य है।
शरीर
किसी भी आवश्यक जानकारी को शामिल करें, जैसे कि आपके व्यवसाय का इतिहास, योग्यता या संदर्भ जो RFP पत्र के मुख्य भाग के लिए कह सकते हैं। चार प्रमुख ग्राहक जरूरतों को संबोधित करने पर पत्र के शेष ध्यान दें। उदाहरण के लिए, यह बताने के लिए कि आपके उत्पाद या सेवा ग्राहक की सबसे महत्वपूर्ण जरूरतों को कैसे पूरा करेंगे, बुलेट बिंदुओं का उपयोग करें। फिर, शेष पैराग्राफ में प्रत्येक बुलेट बिंदु पर विस्तार करें।
बन्द
समापन पैराग्राफ में, बिंदु के संपर्क व्यक्ति के लिए पूरी जानकारी प्रदान करना सुनिश्चित करें, जिसमें नाम, शीर्षक, पता, टेलीफोन नंबर, फैक्स नंबर और ईमेल पता शामिल हैं। एक "अगला चरण" या कॉल-टू-एक्शन शामिल करें, जैसे "मैं इस सप्ताह के बाद आपसे संपर्क करूंगा आपके पास किसी भी प्रश्न का उत्तर देने के लिए" या "मैं इस प्रस्ताव पर चर्चा करने के लिए अगले सप्ताह आपको कॉल करूंगा" एक विनम्र अभिव्यक्ति के साथ समाप्त करें और आपका नाम और शीर्षक।
