अक्सर व्यवसाय में, हमें एक कवर पत्र शामिल करने की आवश्यकता होती है जो मेल, विशेष वितरण या यहां तक कि ईमेल द्वारा भेजा जा सकता है। एक औपचारिक कवर पत्र का एक बहुत ही विशिष्ट उद्देश्य होता है और इसे इस तरह से लिखा जाना चाहिए कि यह सामग्री का परिचय और वर्णन करता है, रिपोर्ट के मुख्य विषय को दोहराता है, साथ ही साथ अगले कदम या कार्रवाई को इंगित करता है।
रिपोर्ट कवर पत्र लिखना
डॉक्यूमेंट के महत्व के संदर्भ में रिपोर्ट के कवर लेटर को लिखने के लिए कंपनी लेटरहेड स्टेशनरी का उपयोग करें। भले ही ईमेल स्टेशनरी का उपयोग कर रहे हों, लेकिन इसे ईमेल पेज पर कंपनी के लोगो की एक छवि शामिल करके पेपर कवर लेटर के रूप में समझें।
दिन की तारीख के साथ-साथ पहले और अंतिम नाम, शीर्षक, व्यवसाय का नाम, सड़क और शहर का पता, ज़िप कोड सहित पते की जानकारी शामिल करें। अभिवादन का उपयोग करें "प्रिय" संक्षिप्त औपचारिक अभिवादन के बाद जैसे कि श्री, श्रीमती, या सुश्री, अगर व्यक्ति एक अजनबी है या "प्रिय" पते के पहले और / या अंतिम नाम के साथ यदि व्यक्ति है जाना हुआ।
पत्र निकाय में पत्र का उद्देश्य शब्दों का उपयोग करते हुए जैसे कि "यह पत्र आपकी समीक्षा या टिप्पणी (या जो भी वांछित कार्रवाई हो) के लिए रिपोर्ट (रिपोर्ट का नाम) प्रदान करता है। इस अवसर का संक्षेप में उपयोग करें कि रिपोर्ट किस बारे में है। अधिकतम एक या दो वाक्यों में - जितना संभव हो सके रिपोर्ट के उद्देश्य को संक्षेप में प्रस्तुत करने का प्रयास करें।
रिपोर्ट के निष्कर्षों का सार न देते हुए यहाँ रिपोर्ट के निष्कर्ष पर ध्यान दें। आप चाहते हैं कि पाठक वास्तविक रिपोर्ट पढ़ें न कि केवल कवर लेटर। अंतिम रिपोर्ट में जो पाया जाएगा उसके लिए कवर पत्र को पाठक की भूख को कम करना चाहिए।
एक औपचारिक निष्कर्ष या अगले चरण अनुभाग रखें, जहां आप यह बताते हैं कि पता देने वाले से वांछित कार्य क्या हैं। क्या आप चाहते हैं कि वे दस्तावेज़ को पास करें या, दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करें या निष्कर्ष प्रस्तुत करने के लिए एक बड़ी बैठक का समन्वय करें? अगले चरणों के साथ-साथ दिन और तारीख के बारे में बहुत विशिष्ट रहें यदि समय संवेदनशील कार्रवाई की आवश्यकता हो।
एक औपचारिक हस्ताक्षर के साथ कवर पत्र को समाप्त करें जैसे कॉर्डियली, बहुत सही, या सर्वश्रेष्ठ संबंध। पत्र के लेखक का नाम और शीर्षक शामिल करें। अन्य व्यक्तियों के नाम सूचीबद्ध करें जो एक सीसी सूची में रिपोर्ट और कवर पत्र प्राप्त करेंगे।
