आपकी कंपनी के वित्तीय विवरणों के पूर्ण सेट में एक बैलेंस शीट, एक आय स्टेटमेंट और एक नकदी प्रवाह विवरण शामिल हैं। संयुक्त, वे आपके वित्तीय स्वास्थ्य के बारे में महत्वपूर्ण सवालों के जवाब देते हैं। क्या आपकी कंपनी बहुत अधिक ऋण ले रही है? यह कितना लाभदायक है? आपके पास कितना कैश है? प्रमुख वित्तीय विवरणों के पांच तत्व संपत्ति, देयताएं, इक्विटी, राजस्व और व्यय हैं।
पांच तत्वों को परिभाषित किया
बड़े पांच आपके व्यवसाय की वित्तीय स्थिति के आवश्यक तत्व हैं। साथ में वे दिखाते हैं कि आपकी कंपनी कितना अच्छा कर रही है।
संपत्ति आपके व्यवसाय का कुछ भी है जो कई लेखांकन अवधि के माध्यम से आर्थिक लाभ उत्पन्न करेगा, उदाहरण के लिए; भवन, निर्माण उपकरण, पेटेंट, नकद, प्राप्य और भूमि। एसेट्स, कहते हैं, बिजली से अलग हैं, जो आर्थिक लाभ उत्पन्न करता है लेकिन आप तुरंत उपयोग करते हैं। आपका बिजली बिल एक खर्च है, एक संपत्ति नहीं है। आपूर्ति किसी भी तरह से जा सकती है। आपूर्ति वे संपत्ति हैं जब तक उनका उपयोग नहीं किया जाता है और जब उनका उपयोग किया जाता है तो एक व्यय।
देयताएं कुछ भी हैं जिन्हें आप किसी व्यक्ति, व्यवसाय या सरकार को भुगतान करने के लिए बाध्य हैं। देय खाते, देय कर और देय देय सभी देयताएं हैं। खर्चों के विपरीत, जो वित्तीय विवरणों में आपकी आय से घटाए जाते हैं, देनदारियों को आपकी संपत्ति के कुल मूल्य से घटाया जाता है। क्या बनी हुई है मालिकों की इक्विटी।
लेखांकन कुछ अलग तरीकों से इक्विटी को परिभाषित करता है। मालिकों की इक्विटी वह राशि है जो मालिक किसी कंपनी में निवेश करते हैं, साथ ही साथ कमाई को बनाए रखते हैं, जो कि कंपनी द्वारा बनाया गया पैसा है और लाभांश के रूप में खर्च या वितरित नहीं करता है। इक्विटी को बैलेंस शीट समीकरण के हिस्से के रूप में भी परिभाषित किया गया है: संपत्ति के कुल मूल्य से कुल देनदारियों को घटाएं और आप देखें कि मालिक की इक्विटी का मूल्य क्या है। यदि कंपनी के पास बहुत अधिक ऋण है या उसकी संपत्ति का मूल्य कम हो गया है, तो बैलेंस शीट पर इक्विटी मालिकों के योगदान से कम हो सकती है।
राजस्व वह आय है जिसे कंपनी विवरणी द्वारा कवर की गई अवधि के दौरान उत्पन्न करती है। ऑपरेटिंग राजस्व माल या सेवाओं को बेचने वाली कंपनी से आता है। गैर-ऑपरेटिंग राजस्व अन्य स्रोतों से आता है, जैसे कि ऋण पर ब्याज या निवेश पर वापसी। यदि आपका खाता नकद के आधार पर चलता है, तो आप भुगतान किए जाने पर राजस्व की रिपोर्ट करते हैं। यदि आप प्रोद्भवन-आधार लेखांकन का उपयोग करते हैं, तो आप इसे अर्जित करते समय राजस्व रिकॉर्ड करते हैं। यदि, कहते हैं, आप क्रेडिट पर एक ग्राहक के लिए $ 1,000 का काम करते हैं, तो आप काम पूरा होते ही $ 1,000 रिकॉर्ड करते हैं।
एक व्यय, राजस्व का दूसरा पहलू, वह धन है जिसे आप पैसा बनाने के लिए खर्च करते हैं। किराया, उपयोगिताओं और मजदूरी सभी खर्च हैं। मूल्यह्रास, जो उम्र के रूप में संपत्ति के मूल्य का नुकसान है, यह भी एक खर्च है। बेची गई वस्तुओं की लागत एक व्यय श्रेणी है जो आपके द्वारा बेची जाने वाली वस्तुओं या सेवाओं को प्रदान करने में शामिल खर्चों को कवर करती है, जैसे कि श्रम, सामग्री और बिल योग्य घंटे। यदि आप प्रोद्भवन-आधार का उपयोग करते हैं, तो आप बिल का भुगतान करते समय खर्चों की रिपोर्ट करते हैं, न कि जब आप बिल का भुगतान करते हैं; जब बिल का भुगतान किया जाता है तो नकद-आधार व्यय की रिपोर्ट करता है।
वित्तीय स्थिति के तत्व
वित्तीय वक्तव्यों के पांच तत्व एक-दूसरे से बातचीत करते हैं और प्रभावित करते हैं। राजस्व और खर्च, उदाहरण के लिए, आय विवरण के घटक हैं। जब आप एक त्रैमासिक विवरण तैयार कर रहे हैं, तो कथन का शीर्ष बिक्री से आपके शुद्ध राजस्व को दर्शाता है। इस कुल से, आप खर्च घटाते हैं और फिर गैर-परिचालन राजस्व में जोड़ते हैं और गैर-परिचालन व्यय घटाते हैं। इस गणना का परिणाम आपकी शुद्ध आय है, जो आपको बताता है कि उस अवधि के लिए आपकी कंपनी कितनी लाभदायक थी। क्या आपके राजस्व ने आपके खर्चों को बढ़ाया है? कितनो के द्वारा? क्या ऑपरेटिंग राजस्व गैर-परिचालन राजस्व से अधिक महत्वपूर्ण था? जैसे ही आप अपने आय विवरण की समीक्षा करते हैं, इन सवालों का जवाब दिया जाता है
हालाँकि, आय विवरण पर सूचित राजस्व एकत्र नहीं किया गया है या व्यय का भुगतान नहीं किया गया है। यहीं पर नकदी प्रवाह विवरण आता है। अर्जित-आधारित आय विवरण के विपरीत, नकदी प्रवाह विवरण केवल पैसे बदलने वाले हाथों पर केंद्रित होता है। उदाहरण के लिए, ग्राहक भुगतान नकद प्रवाह को प्रभावित करते हैं, और इसके विपरीत, प्राप्य खाते नहीं हैं। कैश फ्लो स्टेटमेंट बनाने का एक तरीका यह है कि आप आय स्टेटमेंट लें और आपके द्वारा एकत्र किए गए किसी भी राजस्व को समाप्त न करें और आपके द्वारा भुगतान नहीं किए गए व्यय। यदि आप नकद लेखांकन का उपयोग करके अपना व्यवसाय चला रहे हैं, तो आपको एक अलग नकदी प्रवाह विवरण की आवश्यकता नहीं है।
राजस्व बैलेंस शीट को भी प्रभावित करता है। मान लीजिए कि आप $ 250,000 के खर्च के साथ इस तिमाही में $ 475,000 में लाते हैं। 225,000 डॉलर की शुद्ध आय आपकी संपत्ति में जुड़ जाती है और प्राप्य या नकद खातों पर पोस्ट की जाती है, यह इस बात पर निर्भर करता है कि इसका भुगतान कैसे किया गया था। जैसे-जैसे परिसंपत्तियों का मूल्य बढ़ता है, वैसे-वैसे मालिकों की इक्विटी बढ़ जाती है।
फाइव एलीमेंट्स मैटर क्यों
वित्तीय विवरण आपकी कंपनी के वित्तीय स्वास्थ्य का आकलन करने के लिए मौलिक हैं। आय विवरण माह, तिमाही या वर्ष के लिए आपके राजस्व और खर्चों को दर्शाता है। यदि आप लाल रंग में चल रहे हैं या मुनाफा कम है, तो यह आगे चलकर वित्तीय परेशानियों का एक चेतावनी संकेत हो सकता है। कैश फ्लो स्टेटमेंट से पता चलता है कि आपके पास कितने पैसे हैं। भले ही आप लाभदायक हों, आपको पानी के बिल या अपने कर्मचारियों को भुगतान करने के लिए नकदी की आवश्यकता होती है। बैलेंस शीट रिपोर्टिंग अवधि के अंत में आपकी परिसंपत्तियों, देनदारियों और इक्विटी का एक स्नैपशॉट है।
जिस तरह से पांच तत्वों (परिसंपत्तियों, देनदारियों, इक्विटी, राजस्व और व्यय) को चित्रित किया गया है, वह कंपनी के अंदर या बाहर किसी को भी जानकारी प्रदान करता है जो इसके वित्तीय स्वास्थ्य के बारे में चिंतित है। जानकारी अधिक प्रश्न पैदा कर सकती है, जैसे कि, यदि राजस्व पिछली तिमाही की तुलना में इस तिमाही में कम है, तो क्या कोई समस्या है? यदि बैलेंस शीट महत्वपूर्ण देनदारियों को दिखाती है, तो क्या यह संकेत है कि आपने बहुत अधिक ऋण लिया है? यदि राजस्व अधिक है, लेकिन इसमें बहुत कम नकदी आ रही है, तो क्या आपको ग्राहकों को अधिक शीघ्र भुगतान करने के लिए धक्का देने की आवश्यकता है? क्या आप अपने उद्योग में औसत से काफी बेहतर या बदतर कर रहे हैं?
ऑडिट क्यों जरूरी हैं
कई तरीके हैं कि एक कंपनी वित्तीय वक्तव्यों पर वित्तीय रूप से स्वस्थ दिखने के लिए पांच तत्वों को ठग सकती है जब वास्तविकता में, यह संघर्ष कर रहा है:
- ऐसी बिक्री करें जो कभी नहीं हुई।
- राजस्व अर्जित करने से पहले रिपोर्ट करें।
- संपत्ति के मूल्य से अधिक।
- ऐसी आस्तियों का दावा करें जो अस्तित्व में नहीं हैं।
- गबन को कवर करने के लिए झूठे खर्च बनाएँ। उदाहरण के लिए, एक प्रबंधक $ 5,000 की खरीद को रिकॉर्ड करता है जो कभी नहीं हुआ। इसके बजाय, पैसा अपनी जेब में ही चला गया।
इस तरह की धोखाधड़ी की रिपोर्टिंग को रोकने के लिए सफल व्यवसायों ने नियंत्रण रखा। यदि हर बड़ी खरीद के लिए दो लोगों को इस पर हस्ताक्षर करने की आवश्यकता होती है, उदाहरण के लिए, एक व्यक्ति के लिए धोखाधड़ी करना कठिन है। हालांकि सभी कंपनियां ऐसा नहीं करती हैं। यही कारण है कि वित्तीय विवरणों का ऑडिट किया जाता है। एक और यह है कि मानक लेखांकन प्रथाएं तेजी से जटिल हो गई हैं, जिससे दरार के माध्यम से त्रुटियों या धोखाधड़ी के लिए आसान हो गया है। यदि आप सार्वजनिक रूप से कारोबार करने वाली कंपनी हैं, तो वार्षिक लेखा परीक्षित विवरण अनिवार्य है।
ऑडिट किए गए बयान महंगे हैं क्योंकि वे पूरी तरह से हैं। सबसे पहले, लेखा परीक्षक आपकी कंपनी का अध्ययन करता है और वित्तीय स्थिति के तत्वों में संभावित त्रुटियों या धोखाधड़ी को देखता है। इसके बाद, वे आपके आंतरिक नियंत्रणों का परीक्षण करते हैं। यदि ऐसा लगता है कि किसी के लिए खर्च करना या काल्पनिक राजस्व बनाना बेहद कठिन होगा, तो लेखा परीक्षक को बहुत अधिक नहीं होना चाहिए। यदि आपका नियंत्रण टेढ़ा है, हालांकि, ऑडिट कठिन हो जाता है।
- बैलेंस शीट पर आपके द्वारा बताई गई संपत्ति मौजूद है?
- क्या खातों में शेष राशि प्राप्य है?
- क्या आपके बैंक स्टेटमेंट आपके पास मौजूद नकदी संपत्तियों की पुष्टि करते हैं?
- क्या आपके लेनदारों की पुष्टि करें कि बैलेंस शीट पर देनदारियां सटीक हैं?
- क्या आय विवरण पर रिपोर्ट किए गए खर्च सही हैं?
ऑडिटर पांच तत्वों की समीक्षा करने के बाद और जिस तरह से आपने उन्हें रिपोर्ट किया है, आपको ऑडिटर की राय प्राप्त होगी:
- एक अयोग्य राय बुरा लगता है, लेकिन यह वास्तव में अच्छी खबर है। लेखा परीक्षक कहता है कि आपके बयान ठीक हैं, कोई आरक्षण नहीं है।
- एक योग्य राय का कहना है कि आपके वित्तीय विवरण ज्यादातर अच्छे हैं, लेकिन कुछ जानकारी को सत्यापित नहीं किया जा सकता है।
- एक प्रतिकूल राय कहती है कि गंभीर समस्याएं हैं जिन्हें ठीक करने की आवश्यकता है।
- एक लेखा परीक्षक के अस्वीकरण का कहना है कि एक राय बनाना संभव नहीं है। ऐसा इसलिए हो सकता है क्योंकि तत्वों के सही होने की पुष्टि करने के लिए बहुत सारे दस्तावेज गायब थे, या कि आपकी प्रबंधन टीम ने सहयोग करने से इनकार कर दिया था।
