एक आईएसओ 9001 ऑडिट चेकलिस्ट एक उपकरण है, जो ऑडिटर के टूलबॉक्स में कई में से एक है, जिसका उपयोग संगठन की गुणवत्ता प्रबंधन प्रणाली का आकलन करने के लिए किया जाता है। एक कारपेंटर के ब्लूप्रिंट और एक निर्माण निरीक्षक के ऑडिटर से क्यूएमएस की तुलना करने वाली एक सादृश्य पर विचार करें। लक्ष्य उस कार्य का आकलन करना है जो कि खाका कहता है कि इसकी तुलना में कैसे किया जाना चाहिए और भवन कोडों की तुलना में भी - या, इस मामले में, आईएसओ 9001 आवश्यकताओं। चेकलिस्ट को उस मूल्यांकन की सहायता के लिए डिज़ाइन किया जाना चाहिए, न कि लाल टेप को जोड़ने के लिए।
प्रलेखन समीक्षा
एक चेकलिस्ट को एक दस्तावेजी समीक्षा करने के लिए डिज़ाइन किया जा सकता है। यह पुष्टि करने के बाद कि संगठन की दस्तावेज़ नियंत्रण प्रक्रिया आईएसओ 9001 आवश्यकताओं को पूरा करती है, उस प्रक्रिया से विशिष्ट वस्तुओं को खींचकर चेकलिस्ट को डिजाइन करें। दस्तावेज़ नियंत्रण पर प्रश्नों पर ध्यान केंद्रित करें, केवल एक या दो प्रश्नों के साथ आईएसओ 9001 आवश्यकताओं को संबोधित किया जाना चाहिए जो प्रक्रिया के लिए विशिष्ट हैं। यह पूछने के लिए पर्याप्त है: "कौन सा आईएसओ 9001 क्लॉज (एस) प्रोसेस एबीसी पर लागू होता है?" और "क्या एबीसी उन आवश्यकताओं को पूरा करता है?" जाँचकर्ताओं पर सवाल के रूप में पूरे मानक को फिर से लिखना आवश्यक नहीं है।
प्रबंधन की जिम्मेदारी और प्रतिबद्धता
एक चेकलिस्ट को विशेष रूप से एक प्रबंधन ऑडिट के लिए डिज़ाइन किया जा सकता है। चेकलिस्ट प्रत्येक क्लॉज की पहचान कर सकती है, जो शीर्ष प्रबंधन और अन्य प्रासंगिक वस्तुओं, जैसे कि मानव संसाधन और बुनियादी ढांचे की योजना की प्रत्यक्ष जिम्मेदारी के रूप में एक आवश्यकता को बताता है। इस चेकलिस्ट का उपयोग शुरू में एक प्रबंधन साक्षात्कार के दौरान किया जा सकता है और फिर ऑडिट के दौरान पूरा किया जा सकता है क्योंकि पूरे संगठन में साक्ष्य का मूल्यांकन किया जाता है।
प्रशिक्षण और क्षमता
एक चेकलिस्ट ऑडिटरों को प्रशिक्षण और सक्षमता जैसे सार्वभौमिक रूप से लागू आवश्यकताओं को याद करने के लिए प्रेरित कर सकती है। जब अन्य क्लॉस को शामिल करने वाले ऑडिट ट्रेल का अनुसरण किया जाता है, तो इन आवश्यकताओं को कभी-कभी अनदेखा किया जा सकता है और ऑडिट बंद होने से पहले अनुवर्ती गतिविधि की आवश्यकता हो सकती है। एक चेकलिस्ट यह सुनिश्चित करने में मदद कर सकती है कि लेखा परीक्षक सबूतों की तलाश करें कि कर्मचारी उन नौकरियों के लिए सक्षम हैं जो वे शिक्षा, प्रशिक्षण, कौशल और अनुभव के आधार पर करते हैं। समान रूप से महत्वपूर्ण यह पुष्टि करना है कि कार्य योजनाएं विकसित की जाती हैं और यह सुनिश्चित करने के लिए किया जाता है कि कर्मचारी सक्षमता के स्तर को प्राप्त कर सकें।
आउटसोर्स प्रक्रियाएं
चेकलिस्ट आइटम को आउटसोर्स प्रक्रियाओं को कवर करना चाहिए। यह ऊपर उल्लिखित सार्वभौमिक रूप से लागू आवश्यकताओं के साथ जोड़ा जा सकता है। कहावत "दृष्टि से बाहर, मन से बाहर" दोनों ऑडिटर्स और ऑडिटर्स को भूल सकते हैं कि प्रोग्राम ए, बी और सी के लिए वेयरहाउसिंग अभी भी साइट पर किया जाता है, लेकिन प्रोग्राम एक्स के लिए वह फ़ंक्शन अब एक तृतीय-पक्ष रसद प्रदाता द्वारा किया जाता है । आईएसओ 9001 को विशेष रूप से आवश्यक है कि आउटसोर्स प्रक्रियाओं को यह सुनिश्चित करने के लिए नियंत्रित किया जाए कि वे संगठन की अपनी क्यूएमएस आवश्यकताओं को पूरा करें।
निगरानी और माप
जाँचकर्ताओं को QMS की क्षमता का आकलन करने के लिए प्रक्रिया की प्रभावशीलता और निगरानी के रुझान को मापना चाहिए। उपायों में जटिल सांख्यिकीय प्रक्रिया नियंत्रण डेटा शामिल हो सकते हैं या आंतरिक या बाहरी ग्राहक शिकायतों की संख्या के रूप में सरल हो सकते हैं। जाँचकर्ताओं को ऑडिटरों को यह पहचानने में सक्षम बनाना चाहिए कि पिछले ऑडिट के बाद मेट्रिक्स क्या हैं और उन मेट्रिक्स का क्या चलन है। जाँचकर्ताओं को नकारात्मक रुझान को सही करने के लिए की गई कार्रवाई के सबूत देखने के लिए ऑडिटर्स को याद दिलाना चाहिए।
मूल्य जोड़ें
आंतरिक लेखा परीक्षा प्रक्रिया की आवश्यकता को पूरा करने के लिए ऑडिट चेकलिस्ट को अस्तित्व के बजाय मूल्य जोड़ना चाहिए। एक ऑडिटर के लिए ऑडिट ट्रेल का पालन करना अधिक महत्वपूर्ण है जो ऑडिट के दौरान खुद को चेकलिस्ट का पालन करने की तुलना में प्रस्तुत करता है। अनुभवहीन ऑडिटर ऐसे ट्रेल्स की दृष्टि खो सकते हैं जब वे चेकलिस्ट पर बहुत अधिक भरोसा करते हैं।
