चार्टर एक औपचारिक दस्तावेज है जिसे क्लब, समूह, व्यवसाय या संस्था द्वारा तैयार किया जाता है जो दस्तावेज़ में सूचीबद्ध लोगों को विशेषाधिकार, अधिकार और शक्तियाँ प्रदान करता है। उदाहरण चार्टर्स हैं जो खेल टीमों, नगर परिषदों और यहां तक कि संयुक्त राष्ट्र के लिए तैयार किए गए हैं। एक चार्टर की स्थापना का अर्थ है इसे जगह में स्थापित करना या इसे बनाना। हालांकि इसे लिखने में कुछ समय लग सकता है, एक चार्टर समूह के उद्देश्य, लक्ष्यों और सदस्यता आवश्यकताओं को रेखांकित करके एक इकाई को दिशा और सुरक्षा प्रदान कर सकता है।
संगठन या इकाई का उद्देश्य निर्धारित करें। क्या कारण है यह मौजूद है? इसकी स्थापना क्यों की गई? उदाहरण के लिए, यदि आप एक लेखन समूह बना रहे हैं, तो क्या सदस्य एक-दूसरे के कार्य की आलोचना करेंगे? क्या सभी का पालन करने के लिए समय सीमा होगी, ताकि लेखन लक्ष्यों को पूरा किया जाए? इस विवरण को विस्तार से लिखें, इसलिए समूह के उद्देश्य के बारे में कोई सवाल नहीं है।
इकाई के नेतृत्व पदानुक्रम की व्याख्या करें। प्रभारी कौन होगा? कई समूहों में एक अध्यक्ष, उपाध्यक्ष, सचिव और कोषाध्यक्ष होते हैं। यदि आप इस प्रारूप को नहीं चाहते हैं, तो यह सुनिश्चित करने के लिए बैठकें कौन करेगा कि कोई बातचीत पर हावी न हो? जबकि यह एक व्यक्ति हो सकता है, यह समूह के भीतर एक समिति द्वारा भी किया जा सकता है। और सदस्यता कैसे निर्धारित की जाएगी - वोट, आवेदन या नियुक्ति द्वारा? बाद में वापस संदर्भित करने के लिए इन वस्तुओं को कागज के साथ-साथ प्रतिबद्ध करें।
समूह के लक्ष्यों को सूचीबद्ध करें, स्पष्ट चरणों के साथ कि कैसे इन लक्ष्यों को पूरा किया जाएगा। उदाहरण के लिए, यदि संगठन एक निवेश समूह है, तो बस राज्य न करें "एक मिलियन डॉलर कमाएँ।" हालांकि यह समूह का लक्ष्य हो सकता है, लेकिन यह पता लगाएँ कि यह मापने योग्य चरणों में कैसे प्राप्त किया जाएगा।
सदस्यता की आवश्यकताओं को पूरा करें, जैसे कि उम्र, शिक्षा या अनुभव। हालांकि निजी संगठनों और समूहों को अपने स्वयं के नियमों के आधार पर सदस्यता चुनने का अधिकार है, बस इस बात से अवगत रहें कि यदि सदस्यता को भेदभावपूर्ण माना जाता है तो चार्टर को कानूनी रूप से चुनौती दी जा सकती है। उदाहरण के लिए, यदि लोगों को नस्लीय या लैंगिक वरीयताओं के आधार पर समूह में प्रवेश से मना कर दिया जाता है, तो उन पर मुकदमा करने के लिए कानूनी आधार हो सकते हैं।
चार्टर की एक औपचारिक प्रति टाइप करें। सभी वर्तमान नेतृत्व को चार्टर पर पढ़ें और एक प्रति पर हस्ताक्षर करें, यह दर्शाता है कि यह औपचारिक रूप से स्वीकार किया गया है। चार्टर की एक प्रति प्रदर्शित करें जहां अन्य सदस्य इसे बैठकों के दौरान आसानी से देख सकते हैं, या अपने रिकॉर्ड के लिए नए सदस्यों को एक प्रति दे सकते हैं।
