आशय पत्र किसी और के साथ व्यापार करने के आपके इरादे की घोषणा है; यह कानूनी रूप से बाध्यकारी दस्तावेज या समझौता नहीं है, लेकिन यह कानूनी रूप से बाध्यकारी दस्तावेजों के साथ प्रश्न में समझौते को स्पष्ट करने और सारांशित करने के लिए हो सकता है। इरादे के पत्र अक्सर विलय पर विचार करने वाली कंपनियों के बीच, या शेयरधारक से निवेश योजना के लिए कुछ छूट के लिए अर्हता प्राप्त करने के लिए भेजे जाते हैं। आशय पत्र के लिए प्रारूप का पालन करना आसान है, और आप कुछ ही मिनटों में आशय का एक बड़ा पत्र लिख सकते हैं।
आपको जिन वस्तुओं की आवश्यकता होगी
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लेटरहेड के साथ कागज
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कंप्यूटर प्रिंटर, वर्ड प्रोसेसर या टाइपराइटर के साथ
लेटरहेड के नीचे पृष्ठ के ऊपरी-बाएँ कोने पर दिनांक टाइप करें। व्यापार शैली मार्जिन का उपयोग करें, हर पंक्ति इंडेंटेशन के बिना बाईं ओर प्लावित।
दिनांक के नीचे दो रिक्त स्थान छोड़ें, और फ्लश-बाएँ औचित्य में प्राप्तकर्ता का पता टाइप करें।
दो और रिक्त स्थान छोड़ दें, और एक ही पंक्ति में कुछ शब्दों में पत्र के विषय को संक्षेप में प्रस्तुत करें।
प्राप्तकर्ता के नाम का उपयोग करते हुए, एक प्रणाम टाइप करें। यदि आप प्राप्तकर्ता का नाम नहीं जानते हैं, तो इसके बजाय "प्रिय महोदय या मैडम:" का उपयोग करें।
अपने प्रणाम के नीचे एक पंक्ति छोड़ें, और दो या तीन वाक्यों में संक्षेप में परियोजना या समझौते का सारांश दें। परियोजना के विशिष्ट लक्ष्यों और मापदंडों को संबोधित करें या कुरकुरा, सीधी भाषा में समझौता करें। एक विनम्र, पेशेवर स्वर का उपयोग करें, लेकिन सीधे बिंदु पर पहुंचने में संकोच न करें। अस्पष्ट सामान्यीकरण से बचें और परिचयात्मक सामग्री को विस्तृत करें - यह व्यवसाय-उन्मुख पाठक को "भराव" के रूप में हड़ताल करेगा।
एक और पंक्ति छोड़ें, और परियोजना या समझौते की अपेक्षित अवधि की रूपरेखा तैयार करें, और जब परियोजना शुरू होने की उम्मीद हो। सक्रिय आवाज़ का उपयोग करें, और अपने वाक्यों को अपेक्षाकृत कम रखें। चूंकि यह कानूनी रूप से बाध्यकारी दस्तावेज नहीं है, आप परियोजना की अवधि का अपेक्षाकृत आशावादी अनुमान लगा सकते हैं, लेकिन ध्यान रखें कि परियोजना के लिए संभावना की सीमा के भीतर अपने अनुमानों को अच्छी तरह से रखें।
एक और पंक्ति छोड़ें, और संक्षिप्त रूप से भुगतान की शर्तों और उचित संपर्क जानकारी को रेखांकित करें। इस खंड में अपनी जानकारी को विशेष रूप से वित्तीय और अनुबंध के विवरणों को दोबारा जांचें, यह सुनिश्चित करने के लिए कि यह सटीक है, ताकि आप भविष्य की गलतफहमी और शिकायतों से बच सकें। पाठक को प्रस्तावित समझौते के बारे में उसके विचार के लिए धन्यवाद देते हुए बंद करें, और उल्लेख करें कि आप फिर से बैठक करने, आगे की व्यवस्था पर चर्चा करने, या उत्तर प्राप्त करने के लिए उत्सुक हैं। अपने नाम को अपने समापन नमस्कार के नीचे कई पंक्तियाँ लिखें, और अपने टाइप किए गए नाम के ऊपर अंतरिक्ष में पत्र पर हस्ताक्षर करें।
