टॉकिंग पॉइंट्स पेपर किसी विशेष विषय या घटना से संबंधित महत्वपूर्ण तथ्यों और विचारों को सूचीबद्ध करते हैं। जनसंपर्क और संचार में बड़े पैमाने पर उपयोग किया जाता है, बात करने वाले कागजात उन लोगों की मदद करते हैं जो जनता के सामने बोलने के लिए एक स्पष्ट, सटीक और सुसंगत जानकारी प्रदान करते हैं। टॉकिंग पॉइंट पेपर का उपयोग दोनों को जनता तक जानकारी पहुंचाने और संकट के दौरान सार्वजनिक पूछताछ का जवाब देने के लिए किया जाता है। एक साझा टॉकिंग पॉइंट पेपर का उपयोग करके "एक स्वर से बोलना" करके, एक संगठन अपने संचार कार्यक्रम की प्रभावशीलता को बढ़ा सकता है।
टॉकिंग पॉइंट्स पेपर लिखना
अपने टॉकिंग पॉइंट पेपर पर काम शुरू करने से पहले, आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता होगी कि आपके पास सटीक जानकारी है। उन लोगों की तलाश करें जो सबसे अधिक निकटता से जुड़े हुए हैं। उदाहरण के लिए, यदि आपको बजट समस्या के बारे में बात करने वाले बिंदु बनाने की आवश्यकता है, तो बजट की निगरानी के साथ वरिष्ठ कार्यकारी से सीधे बात करें। मुंह के शब्द पर भरोसा मत करो। अपने स्रोत से विस्तृत प्रश्न पूछें और अनुरोध करें कि वह विवरणों को "स्पिन" करने या sugercoat न करने का प्रयास करें। विस्तृत नोट लेना सुनिश्चित करें।
आपके टॉकिंग पॉइंट पेपर में बुलेट पॉइंट्स की एक श्रृंखला शामिल होगी, जिसमें से प्रत्येक में एक या अधिक वाक्य होंगे। किसी परिचय या अन्य पाठ की आवश्यकता नहीं है। इसे शीर्षक दें: "जनता के लिए सूचना।" अपने टॉकिंग पॉइंट पेपर को "गोपनीय" के रूप में चिह्नित न करें। आप कुछ भी छिपाने की कोशिश नहीं कर रहे हैं, और टॉकिंग पॉइंट पेपर की जानकारी जनता के लिए है।
तथ्यों के साथ शुरू करें: कौन, क्या, कहाँ और कब। अपने व्यवसाय या संगठन, उसके इतिहास या हाल की गतिविधियों के बारे में कोई जानकारी नहीं रखने वाले व्यक्ति के जूते में खुद को रखो। आपका पहला बुलेट बिंदु बस स्थिति के तथ्यों को बताना चाहिए। उदाहरण के लिए: "1 जुलाई को, कंपनी X अपने घरेलू कर्मचारियों के 30 प्रतिशत ओरेगन और इडाहो में पौधों में कटौती करेगी।" यह बुनियादी जानकारी टॉकिंग पॉइंट्स में प्रदान की जाती है ताकि सूचना देने वाले लोग गलती से कोई वास्तविक गलती न करें, जिससे भ्रम पैदा हो।
अगली कुछ गोलियों को प्रक्रिया या गतिविधि पर अधिक विस्तृत जानकारी प्रदान करनी चाहिए। यदि आपका टॉकिंग पॉइंट पेपर एक नकारात्मक घटना का जवाब दे रहा है, तो सकारात्मक जानकारी साझा करें, लेकिन नकारात्मक को समझने की कोशिश न करें। मीडिया और जनता विवरण पर जानकारी चाहते हैं। उदाहरण के लिए: "जब वे समाप्त हो जाएंगे तो श्रमिकों को सूचित करने के लिए क्या प्रक्रिया है? क्या विच्छेद वेतन या रिट्रेनिंग होगी?" इन सवालों का अनुमान लगाने की कोशिश करें और जवाब तैयार करें। याद रखें, इन बिंदुओं में से प्रत्येक के लिए आपके द्वारा चुने गए शब्द का उपयोग समाचार पहुंचाने वालों द्वारा फिर से किया जाएगा।
टॉकिंग पॉइंट पेपर के अंतिम बुलेट बिंदु उस आवश्यक संदेश पर ध्यान केंद्रित करना चाहिए जिसे आप अपने स्पीकर को छोड़ना चाहते हैं। यह एक महत्वपूर्ण तथ्य, एक योजना या एक दृष्टिकोण हो सकता है। उदाहरण के लिए: "हम उन समस्याओं से दुखी हैं जिन्हें हम जानते हैं कि परिवार इस फैसले के परिणामस्वरूप सामना करेंगे, लेकिन आर्थिक सुधार के साथ आशान्वित हैं कि ये अल्पकालिक कटौती होगी।" किसी भी मामले में, अपने टॉकिंग पॉइंट पेपर पॉइंट्स में शामिल न करें जो आप अपने प्रवक्ता को नहीं बनाना चाहते हैं। टॉकिंग पॉइंट निजी दस्तावेज नहीं हैं और मीडिया द्वारा पढ़े जा सकते हैं।
एक बार जब आप अपना टॉकिंग पॉइंट पेपर पूरा कर लेते हैं, तो इसमें शामिल लोगों और समीक्षा के लिए अपने संगठन के वरिष्ठ नेताओं से मिलें। किसी भी प्रतिक्रिया को शामिल करें और एक वितरण सूची विकसित करें, जिसमें वे शामिल हैं जिन्हें संभवतः बोलने या जनता के साथ जानकारी साझा करने के लिए कहा जाएगा। इसमें कार्यकारी या नेता शामिल हो सकते हैं, एक प्रवक्ता, आपके संगठन में संचार से जुड़े अन्य लोग और भूमिकाएँ जो जनता को शामिल करती हैं।
टिप्स
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ईमानदार और स्पष्ट रहें। अपनी बातों को छोटा रखें। कम अंक बेहतर है। वक्ताओं को एक बार में केवल कुछ बिंदु याद रह सकते हैं।
चेतावनी
कभी भी उन बिंदुओं पर जानकारी न डालें जिन्हें आप सार्वजनिक नहीं करना चाहते हैं। धनात्मक को ओवरस्ट्रेस न करें।
