सुचारू रूप से कामकाज की आपूर्ति श्रृंखला को बनाए रखने के लिए आपकी कंपनी के विक्रेताओं के साथ अच्छा संचार आवश्यक है। जब आपका व्यवसाय स्थानांतरित हो जाता है, तो आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आपके सभी आपूर्तिकर्ता अधिसूचित हैं और उनके पास संपर्क और शिपिंग जानकारी अपडेट करने का समय है। परिवर्तन का पता पत्र तैयार करना मुश्किल नहीं है, लेकिन आपको थोड़ी योजना बनाने की आवश्यकता है। इस कार्य को अंतिम मिनट तक छोड़ने से बचें।
अपनी कंपनी के विक्रेताओं की एक व्यापक मेलिंग सूची संकलित करें। व्यवसाय स्थानांतरण की प्रभावी तिथि से कम से कम छह सप्ताह पहले सूची बनाना शुरू करें, ताकि आप पता पत्रों के परिवर्तन को जल्दी से मेल कर सकें। आपको कुछ मामलों में एक से अधिक पत्र भेजने की आवश्यकता हो सकती है। उदाहरण के लिए, एक विक्रेता के पास एक आदेश और शिपिंग विभाग हो सकता है जो उसके बिलिंग कार्यालयों से अलग होता है। आपको दोनों को सूचित करना होगा।
केवल विक्रेताओं को पत्र के शरीर में परिवर्तन की जानकारी दें। अपनी कंपनी के लेटरहेड का उपयोग करें या अपने वर्तमान पते और संपर्क जानकारी को अपने सामान्य व्यवसाय पत्र प्रारूप के बाद पत्र के अभिवादन या समापन में डालें।
विक्रेताओं को बताएं कि आपका व्यवसाय पत्र के पहले पैराग्राफ में स्थानांतरित हो रहा है और परिवर्तन की तारीख दें। वास्तविक चाल में कई दिन लग सकते हैं, इसलिए सटीक तिथि दें, जिस पर पत्राचार और शिपमेंट को नए पते पर भेजा जाना चाहिए। बताएं कि कंपनी क्यों बढ़ रही है। उदाहरण के लिए, आपूर्तिकर्ताओं को यह बताना कि कंपनी का विस्तार हो रहा है और एक बड़ी सुविधा की जरूरत है, जिससे उन्हें पता चल सके कि किस तरह से एक अनुकूल प्रभाव पैदा हो रहा है। यदि कोई अवधि है जिसके दौरान संचालन बंद हो जाता है, तो बताएं कि व्यवसाय बंद होने की तारीखें।
व्यवसाय के नए स्ट्रीट एड्रेस को दूसरे पैराग्राफ में रखें। यदि मेलिंग पता सड़क के पते से अलग होगा, तो इसे भी शामिल करें। कोई अन्य संपर्क जानकारी प्रदान करें, जो बदल रही है, जैसे फ़ोन नंबर। परिवर्तन करने वाले पते को कम से कम तीन सप्ताह पहले मेल करें, ताकि विक्रेताओं के पास अपने रिकॉर्ड को अपडेट करने का समय हो। अंत में, विक्रेताओं से फोन नंबर या ईमेल पता प्रस्तुत करें यदि आवश्यक हो तो प्रश्न पूछें।
टिप्स
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एक ईमेल के साथ अपने पत्र का पालन करें जो यह पुष्टि करने का अनुरोध करता है कि परिवर्तन का पता पत्र प्राप्त हुआ था और आगामी स्थानांतरण के विक्रेताओं को याद दिला रहा था। आप अपनी वेबसाइट और सोशल मीडिया पेज पर पते के बदलाव को पोस्ट करना चाह सकते हैं। पत्र और ईमेल में इन साइटों के वेब पते प्रदान करें।
