बजट बैठक कैसे सेट करें

बजट बैठकें महत्वपूर्ण हैं क्योंकि वे आपको अपने बॉस या वरिष्ठ अधिकारियों के सामने प्रस्तुत करने की अनुमति देते हैं जहां आपकी परियोजना इसके बजट के संदर्भ में है। बैठक में आप अपने आवंटित बजट के संभावित बढ़ोत्तरी या घटने पर चर्चा कर सकते हैं और अपने बजट को ट्रैक पर रखने के लिए लागत कम करने के उपाय सुझा सकते हैं। बजट बैठकें आपको अपनी परियोजना या काम के लिए अधिक धन के लिए अपने मामले को हल करने की अनुमति देती हैं। कुल मिलाकर बजट बैठकें यह निर्धारित करती हैं कि कोई विभाग या कंपनी वित्तीय रूप से कैसे काम कर रही है, और धन को नियंत्रित करने और शेष लाभदायक के लिए लक्ष्य और सीमा निर्धारित करें। बजट बैठक की स्थापना करना अपेक्षाकृत आसान है।

आपको जिन वस्तुओं की आवश्यकता होगी

सम्मेलन या बैठक कक्ष
ईमेल सेवा

निर्धारित करें कि बजट बैठक में किसे भाग लेना चाहिए। आमतौर पर, आपको अपनी कंपनी के सीएफओ, वित्त के वीपी या कंपनी प्रबंधन टीम के अन्य व्यक्ति को आमंत्रित करना चाहिए जो वित्त के प्रभारी हैं। यदि आप एक बड़ी कंपनी के लिए काम करते हैं, तो अपने कार्यालय में उस व्यक्ति को आमंत्रित करें जो पैसे का प्रबंधन करता है, नियंत्रक या लेखा विभाग के प्रबंधक की तरह। आपको अपने बॉस, प्रोजेक्ट मैनेजर और आपके प्रोजेक्ट या विभाग से जुड़े किसी अन्य वरिष्ठ स्टाफ सदस्य को भी आमंत्रित करना चाहिए।

मीटिंग के लिए आमंत्रित किए जा रहे सभी के शेड्यूल की जाँच करें। जब शहर और कार्यालय में सभी का आना तय हो तो आम खुलने की तलाश करें। Microsoft आउटलुक जैसे कुछ कार्यालय उपकरण, आपको अन्य सहकर्मियों की अनुसूची और उपलब्धता देखने की अनुमति देते हैं।यदि आप हर किसी के कार्यक्रम तक नहीं पहुँच सकते हैं, तो अपने सहायकों या व्यक्तियों से स्वयं पूछें कि उनकी आगामी उपलब्धता कैसी है।

बैठक के लिए एक अवधि चुनें, जैसे कि 30 या 60 मिनट। बजट की जानकारी पेश करने के लिए पर्याप्त समय दें और प्रश्नों और चर्चा के समय के लिए जगह छोड़ दें। अगर आपको लगता है कि बजट की जानकारी पेश करने में आपको एक घंटे का समय लगेगा, तो अतिरिक्त समय की अनुमति के लिए 90 मिनट की अवधि चुनें।

जब सभी उपलब्ध हों और बैठक की अवधि के आधार पर बैठक के लिए एक दिन और समय चुनें। यदि आपकी बैठक 90 मिनट तक चलेगी, तो सभी के उपलब्ध होने पर पहले 90 मिनट का समय स्लॉट चुनें।

ईमेल के माध्यम से एक मीटिंग अनुरोध अधिसूचना भेजें, और पूछें कि सभी प्राप्तकर्ता यह इंगित करने के लिए उत्तर देते हैं कि क्या वे मीटिंग अनुरोध स्वीकार करते हैं या इसे बनाने में असमर्थ हैं। या, बैठक को पुराने ढंग से व्यक्ति या सहायक के सहायक के माध्यम से बुक करके निर्धारित करें। जब आप किसी व्यक्ति से या ईमेल में बैठक का अनुरोध करते हैं, तो संक्षिप्त रूप से बैठक के एजेंडे का एक उच्च-स्तरीय अवलोकन प्रदान करें: बजट में कटौती, वित्तीय रिपोर्ट, बजट की स्थिति और इसी तरह।

यदि उन लोगों को उपस्थित होने में असमर्थ होने पर बैठक को पुनर्निर्धारित किया जाए। अगले उपलब्ध स्लॉट चुनें जब वित्तीय पर्यवेक्षक और अन्य आवश्यक लोग बैठक की योजनाबद्ध अवधि के लिए उपलब्ध हों।

उस सप्ताह या उस सुबह आने वाली बैठक के बारे में सभी उपस्थित लोगों को याद दिलाएं। यदि आपने ईमेल के माध्यम से मीटिंग का अनुरोध भेजा है, तो सॉफ़्टवेयर स्वचालित रूप से इलेक्ट्रॉनिक अधिसूचना के साथ उपस्थित लोगों को याद दिला सकता है।