प्रोसेस डॉक्यूमेंटेशन उन प्रक्रियाओं की रिकॉर्डिंग है जो एक कंपनी नियमित आधार पर करती है। आमतौर पर कर्मचारियों को प्रशिक्षित करने के लिए बनाया जाता है, प्रक्रिया प्रलेखन और प्रशिक्षण कभी-कभी अन्य गतिविधियों से समय निकाल सकता है। हालांकि, ऐसे कर्मचारियों के कारण होने वाली समस्याओं को ठीक करना, जिन्होंने पर्याप्त प्रशिक्षण प्राप्त नहीं किया था या जो किसी प्रक्रिया को करने के सही तरीके को नहीं समझते थे, उन्हें एक दिन से भी अधिक समय लग सकता है।
एकीकरण
संगठन एक व्यापक लक्ष्य को पूरा करने के लिए एक साथ एकीकृत प्रक्रियाओं की एक श्रृंखला से मिलकर बनता है। प्रक्रिया प्रलेखन में इन विभिन्न प्रक्रियाओं की रिकॉर्डिंग शामिल है ताकि संगठन समझ सकें कि वे कैसे कार्य करते हैं और उन्हें बेहतर बनाने के लिए रणनीति भी तैयार करते हैं।
स्पष्टता
प्रक्रियाओं को एक स्पष्ट और ठोस तरीके से दर्ज किया जाना चाहिए क्योंकि ये प्रक्रिया उन तरीकों में जरूरी बदलावों को व्यक्त करने में मदद कर सकती है जिनमें कर्मचारी उन्हें बाहर ले जाते हैं। प्रबंधन कभी-कभी नए कर्मचारियों को प्रशिक्षित करने के लिए प्रशिक्षण पुस्तिकाओं में प्रक्रिया दस्तावेज विकसित कर सकता है।
कदम उठाने योग्य
प्रक्रिया दस्तावेज़ीकरण कार्रवाई योग्य होना चाहिए ताकि जो व्यक्ति इन प्रक्रियाओं को कभी नहीं कर सकें, वे कर सकें। दुकानों के एक श्रृंखला के दौरान कुछ उत्पाद समान क्यों हैं इसका कारण यह है कि उन उत्पादों को बनाने की प्रक्रिया- उदाहरण के लिए, एक कप कॉफी, को स्पष्ट रूप से इस तरह से प्रलेखित किया गया है कि दूसरों को उत्पाद के डुप्लिकेट बनाने की अनुमति मिलती है। प्रशिक्षण कर्मचारियों में प्रबंधकों की सहायता के लिए प्रक्रिया प्रलेखन कार्रवाई योग्य होनी चाहिए।
कारण अौर प्रभाव
प्रक्रिया प्रलेखन को स्पष्ट रूप से प्रक्रियाओं के कारण-और-प्रभाव प्रकृति को परिभाषित करने के लिए लिखा जाना चाहिए। प्रक्रियाओं को अलगाव में प्रलेखित किया जाना चाहिए और साथ ही यह समझाया जाना चाहिए कि विभिन्न प्रक्रियाएं एक दूसरे से कैसे संबंधित हैं। उदाहरण के लिए, एक संगठन यह समझने की इच्छा कर सकता है कि उसकी बैठक की प्रक्रिया कंपनी की चर्चा के खुलेपन को कैसे प्रभावित करती है।
चूक
प्रोसेस डॉक्यूमेंटेशन बनाने वालों को इस बात की जानकारी भी होनी चाहिए कि प्रोसेस डॉक्यूमेंटेशन में क्या छोड़ना है। उदाहरण के लिए, कुछ प्रक्रियाएँ इतनी सरल होती हैं जिनका वर्णन करने की आवश्यकता नहीं होती है। अन्य प्रक्रियाओं को जरूरी नहीं कि हर बार सही तरीके से किया जाए।
प्रक्रिया और प्रशिक्षण
अक्सर प्रबंधक प्रक्रिया प्रलेखन और प्रशिक्षण को जोड़ सकते हैं। प्रक्रिया प्रलेखन उन श्रमिकों के लिए समय बचा सकता है जो प्रशिक्षण के दौर का उपयोग करने के बजाय अन्य कार्य कर सकते हैं। हालांकि, प्रक्रिया प्रलेखन हमेशा कर्मचारियों को पर्याप्त रूप से स्पष्ट रूप से जानकारी की व्याख्या नहीं करता है। अक्सर यह सुनिश्चित करने के लिए हाथों पर प्रशिक्षण के साथ जोड़ा जाना चाहिए ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि जानकारी एक नए कर्मचारी द्वारा स्पष्ट रूप से समझी गई है।
