ऐसे समय होते हैं जब आपको किसी कर्मचारी की नौकरी के विवरण को बदलने की आवश्यकता होती है या जब आपको किसी विशेष परियोजना के लिए या किसी अन्य कर्मचारी की छुट्टी अवधि या अनुपस्थिति की छुट्टी के रूप में एक विशेष कार्य के लिए एक कर्मचारी को एक विशिष्ट कार्य सौंपने की आवश्यकता होती है। परिस्थितियों के बावजूद, संचार कार्य असाइन करने का एक महत्वपूर्ण तत्व है। संचार उत्कृष्ट प्रदर्शन और अधूरे काम के बीच अंतर कर सकता है।
अपने कर्मचारियों को काम सौंपने के कारणों का निर्धारण करें। कार्य के असाइनमेंट के लिए प्रक्रिया एक नौकरी विवरण को फिर से डिज़ाइन करने के लिए अलग है, क्योंकि यह एक टीम परियोजना के लिए कर्तव्यों को सौंपने के लिए है। नौकरी विवरण को फिर से डिज़ाइन करना अपेक्षाकृत आसान है क्योंकि आपके पास एक रिक्त कैनवास है जिसमें से कर्तव्यों को सौंपना शुरू करना है। उदाहरण के लिए, यदि आपको एक कार्यकारी सहायक के लिए काम सौंपने की आवश्यकता है, तो सहायक से ऊपरी प्रबंधन तक के विशिष्ट कर्तव्यों पर शोध करें। दूसरी ओर, यदि आपकी टीम एक विशिष्ट परियोजना पर काम कर रही है, तो निर्धारित करें कि कौन से कार्य कुल परियोजना का हिस्सा हैं और आपके लिए उपलब्ध कर्मचारी संसाधनों का निर्धारण करते हैं।
अपने कर्मचारियों के कौशल, अनुभव और क्षमताओं की सूची। इसके अलावा, कर्मचारियों से उनके पिछले कार्य अनुभव और कैरियर के हितों के बारे में पूछें। महिला मीडिया के अनुसार, प्रभावी ढंग से प्रतिनिधि को एक कर्मचारी के कौशल सेट पर ध्यान देने की आवश्यकता होती है। इसमें कहा गया है: "सुनिश्चित करें कि आप किसी ऐसे व्यक्ति को सौंप रहे हैं जो सफलतापूर्वक कार्य को पूरा कर सकता है।" यह उन कर्मचारियों को प्रेरित करने का अवसर है जो अपनी क्षमताओं का प्रदर्शन करना चाहते हैं और संगठन के लिए अपनी योग्यता में सुधार करना चाहते हैं।
असाइनमेंट की एक सूची बनाएँ। यह निर्धारित करने के लिए कि कार्य करने के लिए आवश्यक कौशल किसके पास हैं, रिज्यूमे, एप्लिकेशन और कर्मचारी इनपुट की अपनी समीक्षा का उपयोग करें। यदि आपके पास दो या दो से अधिक कर्मचारी हैं जो समान रूप से योग्य हैं और समान कार्य करने में रुचि रखते हैं, तो जिम्मेदारियों को विभाजित करने का एक तरीका तैयार करें ताकि एक कर्मचारी दूसरे के ऊपर इष्ट न हो।यदि कर्मचारी योग्यताओं में थोड़े बहुत अंतर हैं, तो इसे सर्वश्रेष्ठ योग्य कर्मचारी को सौंपने पर विचार करें और यदि कोई कर्मचारी अकेले कार्य पूरा नहीं कर सकता है, तो उसे वैकल्पिक रूप से नामित करना चाहिए।
एक संचार विधि विकसित करें जो निर्धारित कार्य, आवश्यक योग्यता और अपेक्षाएं बताती है। नौकरी के कर्तव्यों को निर्दिष्ट करने में यह सबसे महत्वपूर्ण कदम है, इसलिए आपके संचार को स्पष्ट होना चाहिए और काम के प्रत्येक तत्व को संबोधित करना चाहिए। अपेक्षित परिणाम और नौकरी की उम्मीदें आपके प्रदर्शन मानकों का हिस्सा हैं। प्रदर्शन मानक वे माप हैं जो आप प्रदर्शन मूल्यांकन के लिए उपयोग करते हैं। असाइन किए गए काम के लिए एक नमूना प्रदर्शन मानक हो सकता है "कम से कम 98 प्रतिशत सटीकता के साथ प्रति सप्ताह 100 बिक्री रिकॉर्ड के लिए Microsoft एक्सेस का उपयोग करें।" इस उदाहरण का उपयोग करते हुए, आप कर्मचारी के प्रदर्शन मूल्यांकन में शामिल करने के लिए एक नए मानक के साथ-साथ एक प्रदर्शन मानक स्थापित कर रहे हैं।
कर्मचारी के साथ नए असाइनमेंट पर चर्चा करें। कार्य, समय सीमा और किससे कर्मचारी को असाइनमेंट के बारे में किसी भी प्रश्न को निर्देशित करना चाहिए, के बारे में सवालों के जवाब देने के लिए तैयार रहें। यह आपकी संचार विधि का हिस्सा है। आपको कार्य को पूरी तरह से समझाने में सक्षम होना चाहिए, संगठन के लिए क्यों महत्वपूर्ण है, क्या कौशल आवश्यक हैं और कर्मचारी को नए कार्य को लेने से कैसे लाभ होता है। कैरियर विकास या कौशल सुधार में रुचि रखने वाले कर्मचारी यह सीखने में रुचि रखते हैं कि वे नई जिम्मेदारियों को स्वीकार करने से कैसे लाभान्वित होते हैं।
