चाहे आपका व्यवसाय नए कंप्यूटरों की खरीद कर रहा हो या कर्मचारियों को प्रशिक्षित करने के लिए एक विक्रेता की तलाश कर रहा हो, यह एक चरण-दर-चरण प्रक्रिया का पालन करने में सहायक है जो यह सुनिश्चित करता है कि आपको अपने बजट और उत्पाद या सेवा के लिए अपेक्षाओं पर विचार करने के दौरान आपको क्या चाहिए। इस तरह की प्रक्रिया आपको अपनी कंपनी की विशिष्ट आवश्यकताओं की विस्तार से जांच करने और उन उत्पादों और विक्रेताओं का चयन करने का अवसर देती है जो आपकी स्थिति के लिए सबसे प्रभावी हैं। एक व्यापार खरीद प्रक्रिया का पालन करके, आप न केवल अपनी खरीद को पूरा करेंगे, बल्कि परिणामों की भी जांच करेंगे ताकि आप जान सकें कि भविष्य की खरीद के लिए क्या बेहतर हो सकता है।
टिप्स
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व्यापार खरीद प्रक्रिया के 8 चरण हैं:
- व्यवसाय की आवश्यकता की पहचान करना;
- एक बजट का निर्धारण;
- क्रय टीम का चयन करना;
- विशिष्टताओं को परिभाषित करना;
- विकल्पों की खोज;
- मूल्यांकन के विकल्प;
- खरीदारी करना; तथा
- खरीद का पुनर्मूल्यांकन।
व्यवसाय की आवश्यकता को पहचानें
क्रय व्यवसाय चलाने का एक महत्वपूर्ण पहलू है, इसलिए यह आवश्यक है कि व्यवसाय उत्पादों और सेवाओं को खरीदने के लिए निर्णय लेते हैं जो किसी तरह से अपने कार्यों को बढ़ाएंगे। खरीदारी का निर्णय लेने से पहले, व्यवसायों को अपनी कंपनी की सच्ची आवश्यकता की पहचान करनी चाहिए। उदाहरण के लिए, नया सॉफ़्टवेयर खरीदने से इन्वेंट्री प्रबंधन में सुधार हो सकता है, या प्रिंटर जोड़ने से उत्पादकता बढ़ सकती है। अक्सर समय, कर्मचारी अपने नियोक्ताओं को जरूरतों के साथ पेश करते हैं जबकि अन्य समय में, नियोक्ताओं को काम के प्रवाह और व्यावसायिक लक्ष्यों की समीक्षा करने के बाद एक आवश्यकता को पहचानना पड़ता है।
एक बजट निर्धारित करें
चाहे वह छोटा हो या बड़ा, एक बजट व्यवसायों को ओवरस्पीडिंग से रखने में मदद कर सकता है और खरीद पर अंडरस्क्राइब कर सकता है जो उन्हें अपने संचालन के लिए आवश्यक है। एक बजट क्रय टीम को एक दिशानिर्देश प्रदान करता है जिसका उपयोग वे अनुसंधान विक्रेताओं और उत्पादों के रूप में कर सकते हैं, और क्रय संभावनाओं का वजन कर सकते हैं।
एक क्रय टीम का चयन करें
आपकी कंपनी उस व्यक्ति के चयन पर शोध करना चाहती है जो आपकी कंपनी बनाना चाहती है। यह उन व्यक्तियों का उपयोग करने में मदद करता है जो आगे की पंक्तियों पर हैं और उस आइटम के साथ शामिल हैं जिसे आप खरीदने की योजना बनाते हैं। ये व्यक्ति खरीदे जा रहे आइटम के पीछे की प्रक्रियाओं को समझते हैं और संभवतः उन विशेषताओं और लाभों से परिचित हैं जो आपके संगठन में मूल्य जोड़ सकते हैं।
विनिर्देशों को परिभाषित करें
आपकी कंपनी जिस उत्पाद या उत्पाद को खरीदने की योजना बना रही है, उसके लिए विशिष्टताओं की स्पष्ट तस्वीर विकसित करने के लिए क्रय टीम के साथ काम करें। यदि आप एक रियल एस्टेट कार्यालय के लिए एक प्रिंटर खरीद रहे हैं, तो विनिर्देशों में एक मशीन शामिल हो सकती है जो रंग में प्रिंट करती है, आकार में 24 इंच के नीचे है, चमकदार और फोटो पेपर पर प्रिंट होती है, जिसमें 64 एमबी मेमोरी और वायरलेस कनेक्टिविटी होती है, प्रिंट होती है। 17 पृष्ठ प्रति मिनट और मैक- या विंडोज-आधारित ऑपरेटिंग सिस्टम के साथ काम करता है। ये विवरण क्रय टीम को उन वस्तुओं की पहचान करने में मदद कर सकते हैं जो कंपनी की आवश्यकताओं को तुरंत पूरा करने वाले विकल्पों पर शोध करते हैं जो समग्र आवश्यकताओं के अनुरूप नहीं हैं।
विकल्प खोजें
व्यवहार्य विकल्पों की खोज के लिए उत्पाद विनिर्देशों का उपयोग करें। उन विक्रेताओं और आपूर्तिकर्ताओं का पता लगाएं, जिनकी खोज में आप उत्पाद पेश करते हैं। उन विक्रेताओं को ध्यान में रखें, जिनके साथ आपने अतीत में काम किया है, जो आपके जैसे व्यवसायों को बिक्री या छूट प्रदान करते हैं।
अपने विकल्पों का मूल्यांकन करें
अपनी खोज को संक्षिप्त करें और अपने व्यवसाय के लिए सर्वोत्तम विकल्पों की पहचान करें। प्रत्येक विकल्प के पेशेवरों और विपक्षों की पहचान करने के लिए क्रय टीम के साथ काम करें। लागत, सुविधाओं, रखरखाव, वितरण समय, भुगतान विकल्प, ग्राहक सेवा और विक्रेता प्रतिष्ठा पर विचार करें।
खरीदारी करें
निर्धारित करें कि आपकी कंपनी की खरीद के लिए भुगतान करने की योजना कैसे है और खरीद पर हस्ताक्षर करने के लिए क्रय टीम के सदस्य की पहचान करें। उस विक्रेता से संपर्क करें जो आपको वह उत्पाद प्रदान करता है जिसे आप खरीदना चाहते हैं और अपनी खरीदारी करना चाहते हैं।
खरीद का पुनर्मूल्यांकन करें
यह निर्धारित करना महत्वपूर्ण है कि आपकी टीम के लिए खरीदारी काम कर रही है या नहीं, यह निर्धारित करने के लिए खरीदारी का पालन करें। खरीद पर प्रतिक्रिया प्राप्त करें ताकि आपको पता चले कि भविष्य में उत्पाद या सॉफ़्टवेयर को अपडेट किया जाना है या नहीं, विनिर्देशों में बदलाव किए जाने की आवश्यकता है।
