व्यावसायिक पत्र कंपनियों और संगठनों में औपचारिक संचार के लिए उपयोग किए जाते हैं। करीबी परिचितों और रिश्तेदारों को लिखे गए आकस्मिक पत्राचार के विपरीत, व्यावसायिक पत्र प्राप्तकर्ता को पूरी तरह से और पेशेवर रूप से जानकारी देने के लिए होते हैं। आमतौर पर, व्यापारिक पत्राचार में एक परिचय, निकाय और निष्कर्ष शामिल होता है। दो अक्षर प्रारूपों के बीच अंतर विराम चिह्न, लंबाई, टोन और लेखन शैली में भी पाया जा सकता है। इसके अलावा, व्यावसायिक पत्रों में आमतौर पर कार्रवाई के लिए कॉल की आवश्यकता होती है, या पत्र की प्राप्ति के बाद प्रतिक्रिया होती है।
आपको जिन वस्तुओं की आवश्यकता होगी
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वर्ड प्रोसेसिंग सॉफ़्टवेयर
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कंपनी का पत्रशीर्ष
बुनियादी कंपनी या औपचारिक लेटरहेड के साथ शुरू करें। सुनिश्चित करें कि आपका पता शीर्ष पर शामिल है, यदि आपके संपर्क विवरण और कंपनी का लोगो लागू हो तो।
दिनांक लिखें। दिनांक के नीचे प्राप्तकर्ता का पता दो पंक्तियाँ रखें, नमस्कार के ऊपर। नाम, औपचारिक शीर्षक, कंपनी का नाम और कार्यालय का पता शामिल करें।
प्राप्तकर्ता के पते के नीचे नमस्कार दो पंक्तियाँ लिखें। व्यक्ति के शीर्षक और अंतिम नाम के बाद "प्रिय" का उपयोग करने वाले को संबोधित करें। अंतिम नाम के बाद अल्पविराम के बजाय बृहदान्त्र जोड़ना याद रखें। यदि आप प्राप्तकर्ता का नाम या लिंग नहीं जानते हैं, तो "इसे लेकर चिंतित हों" या "प्रिय सर / मैडम" का उपयोग करें।
प्रणाम करने के बाद अपना इंट्रो पैराग्राफ शुरू करें। इस बारे में बात करें कि आप व्यवसाय पत्र क्यों लिख रहे हैं और प्राप्तकर्ता से क्या अनुरोध करना चाहते हैं। एक तर्क पेश करते हुए अपनी स्थिति बताएं। संदर्भ घटनाएँ, बैठकें या ऐसे व्यक्ति जो पाठक से परिचित या प्रासंगिक हों।
शरीर में अपने पत्र के उद्देश्य या मुख्य विषय पर विस्तार से बताएं। अपने तर्क, अनुरोध या प्रस्ताव का समर्थन करने वाले उदाहरण प्रदान करें। उत्पाद सुविधाओं और लाभों, साथ ही ग्राहक प्रशंसापत्र पर विवरण दें यदि ग्राहक या संभावना को बेचते हैं।
अपने निष्कर्ष के साथ शरीर का पालन करें। अपने प्रारंभिक अनुरोध या स्थिति को दोहराएं। अपने समय और विचार के लिए पाठक को धन्यवाद दें, और उसे बताएं कि आगे के प्रश्नों या जानकारी के लिए वह आपसे कैसे संपर्क कर सकता है।
एक मानार्थ करीब दो पंक्तियों के साथ शरीर के अंतिम वाक्य से नीचे समाप्त करें। अपने हस्ताक्षर और मुद्रित नाम के लिए चार स्थान आवंटित करें।
टिप्स
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हालांकि वैकल्पिक, आप सलामी से पहले एक विषय पंक्ति को शामिल करके बहुत शुरुआत में पत्र के उद्देश्य को नोट कर सकते हैं। स्पष्ट रूप से इच्छित प्राप्तकर्ता को इंगित करने के लिए एक ध्यान रेखा जोड़ना भी आम है।
छोटे और संक्षिप्त वाक्य लिखें। ध्यान रखें कि पाठक आपके पत्र के प्रत्येक शब्द को पढ़ने के बजाय स्किम कर सकते हैं। बोल्ड टेक्स्ट आप पाठक के लिए महत्वपूर्ण है। एक पृष्ठ से अधिक लंबे अक्षरों के लिए, शीर्षकों के नीचे समूहन पैराग्राफ पर विचार करें, या गोलियों और संख्याओं का उपयोग करके सामग्री को व्यवस्थित करें।
