कर्मचारी प्रमाणपत्रों को नवीनीकृत करने के लिए एक ट्रैकिंग प्रणाली न केवल समय पर नवीकरण प्रस्तुतियाँ के लिए महत्वपूर्ण है, जो एक विशिष्ट कार्य जारी रखने के लिए आवश्यक हो सकती है, लेकिन वेतन वृद्धि और पदोन्नति के बारे में निर्णय लेने के लिए भी आवश्यक है। ज्यादातर मामलों में, इलेक्ट्रॉनिक ट्रैकिंग एक टिकर फ़ाइल का उपयोग करने या एक कैलेंडर पर नवीकरण तिथियां लिखने की तुलना में अधिक कुशल है। हालाँकि इलेक्ट्रॉनिक विकल्पों में विशेष शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर शामिल हो सकते हैं, आप कार्यालय उत्पादकता सॉफ़्टवेयर जैसे Microsoft Outlook या Google कैलेंडर में कैलेंडर विकल्प का उपयोग करके अपना स्वयं का सिस्टम भी बना सकते हैं।
कार्य के रूप में तिथियां निर्धारित करें
प्रत्येक प्रमाणन के लिए दो तिथियां दर्ज करें - और प्रत्येक कर्मचारी - यह सुनिश्चित करने के लिए कि नवीनीकरण समय पर हो। प्रत्येक तिथि के लिए कार्य बनाने के लिए कार्य विकल्प का उपयोग करके ऐसा करने का सबसे आसान तरीका है। यह विकल्प Microsoft Outlook और Google कैलेंडर दोनों पर उपलब्ध है। वास्तविक नवीनीकरण से पहले एक सप्ताह पहले कार्य के लिए तिथि निर्धारित करें। यह वह तारीख है जब कर्मचारी को नवीनीकरण संबंधी जानकारी जुटाने और फॉर्म भरने का काम शुरू करना चाहिए। दूसरे कार्य के लिए, वह तारीख दर्ज करें जो आप जानकारी जमा करेंगे। दोनों ही मामलों में, कार्य आपके कैलेंडर के सही दिन प्रदर्शित होंगे।
खुद को याद दिलाओ
Microsoft Outlook में एक अनुस्मारक विकल्प है जिसे आप नए कार्य में नवीनीकरण तिथि की जानकारी दर्ज करने के बाद सेट कर सकते हैं। रिमाइंडर बॉक्स में एक चेक मार्क रखें और रिमाइंडर साउंड को बजाने की तारीख और समय का चयन करें। हालाँकि Google कैलेंडर कार्यों में स्वचालित अनुस्मारक प्रणाली नहीं होती है, फिर भी आप कार्य को क्रमबद्ध कर सकते हैं और क्रियाएँ मेनू से दैनिक कार्य सूची प्रिंट कर सकते हैं।
