कई व्यवसाय, दोनों बड़े और छोटे, कंपनी द्वारा जारी किए गए क्रेडिट कार्ड का उपयोग कर्मचारियों के लिए छोटे खरीद को पूरा करने या अन्य व्यापार से संबंधित खर्चों के लिए भुगतान करने के लिए करते हैं। दुरुपयोग की संभावना को कम करने के लिए, कार्ड के उपयोग के लिए अच्छी तरह से परिभाषित नीतियों को कर्मचारियों और उनके पर्यवेक्षकों को सूचित किया जाना चाहिए। इन नीतियों को उचित उपयोग, सुरक्षा, सीमाओं और समीक्षा प्रक्रियाओं जैसे मुद्दों को संबोधित करना चाहिए।
कार्डधारक जिम्मेदारियां
व्यवसाय क्रेडिट कार्ड प्राप्त करने के लिए चुने गए कर्मचारियों को कार्ड की सुरक्षा के साथ-साथ कंपनी से संबंधित जानकारी की गोपनीयता के लिए जिम्मेदार ठहराया जाना चाहिए। इस जिम्मेदारी में कार्ड को सुरक्षित स्थान पर रखना, कार्ड की व्यक्तिगत पहचान संख्या की रक्षा करना और धोखाधड़ी की गतिविधि के लिए बयानों की समीक्षा करना शामिल होना चाहिए। कंपनी क्रेडिट कार्ड का उपयोग कार्डधारक के अलावा किसी और के द्वारा कभी नहीं किया जाना चाहिए। खोए या चोरी किए गए कार्ड को कार्ड जारीकर्ता और कंपनी को जल्द से जल्द सूचित किया जाना चाहिए।
खर्च की सीमा
कंपनी क्रेडिट कार्ड में कर्मचारी की प्रत्याशित आवश्यकताओं के अनुसार खर्च सीमा शामिल होनी चाहिए। जारी करने के समय, और कड़ाई से देखे जाने पर, इन सीमाओं को कर्मचारी को सूचित किया जाना चाहिए। कर्मचारियों को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि उपयोग इस सीमा से अधिक न हो या ओवर-लिमिट पेनल्टी या शुल्क को कम न करे। कंपनी के क्रेडिट कार्ड का उपयोग कभी भी नकद अग्रिम के लिए नहीं किया जाना चाहिए।
उपयोग रिपोर्टिंग
नियुक्त पर्यवेक्षक को नियमित उपयोग रिपोर्ट के लिए कर्मचारियों को जिम्मेदार ठहराया जाना चाहिए।इन रिपोर्टों में व्यक्तिगत शुल्कों, मूल प्राप्तियों और उपयुक्त कंपनी लेखा कोडों का विस्तृत विवरण शामिल होना चाहिए। यह जानकारी लागू मासिक विवरण से जुड़ी होनी चाहिए और देर से भुगतान शुल्क से बचने के लिए पर्याप्त समय के साथ प्रस्तुत किया जाना चाहिए।
व्यक्तिगत उपयोग
जब तक कर्मचारी मुआवजा पैकेज के हिस्से के रूप में शामिल नहीं किया जाता है, तब तक कंपनी क्रेडिट कार्ड के व्यक्तिगत उपयोग की अनुमति नहीं दी जानी चाहिए। व्यक्तिगत उपयोग को किसी भी शुल्क के रूप में परिभाषित किया जाना चाहिए जो सीधे व्यवसाय के संचालन या संबंधित खर्चों से संबंधित नहीं है। आपातकालीन स्थिति में व्यक्तिगत उपयोग के लिए कंपनी को अतिरिक्त स्पष्टीकरण और तत्काल पुनर्भुगतान की आवश्यकता होती है।
उपयोग की समीक्षा करें
कर्मचारी क्रेडिट कार्ड के उपयोग की समीक्षा नियमित आधार पर की जानी चाहिए। यह समीक्षा कर्मचारी के तत्काल पर्यवेक्षक और व्यवसाय लेखा विभाग के सदस्य दोनों द्वारा आयोजित की जानी चाहिए। कर्मचारी के पर्यवेक्षक को लागू के रूप में उपयोग के निर्धारण के लिए जिम्मेदार ठहराया जाना चाहिए और कर्मचारी की नौकरी की जिम्मेदारियों के लिए उपयुक्त होना चाहिए। लेखा विभाग को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि भुगतान और क्रेडिट ठीक से संसाधित किए गए हैं और उपयोग सीमाएं पार नहीं की गई हैं।
