कई कंपनियां विभिन्न आपूर्ति के लिए कर्मचारियों को क्रेडिट कार्ड जारी करती हैं, जिसमें कार्यालय की आपूर्ति, व्यवसाय से संबंधित भोजन और यात्रा व्यय शामिल हैं। हालांकि, कई बार, कर्मचारी कंपनी के क्रेडिट कार्ड का गलत इस्तेमाल कर सकते हैं, बजाय इसके कि वह गलत प्रकार के कार्य-संबंधी खर्चों के लिए स्वाइप करें, या इससे भी बदतर, व्यक्तिगत उपयोग के लिए, जिसमें नकद अग्रिम, व्यक्तिगत यात्रा, घर से जुड़े खर्च और बहुत कुछ शामिल हैं। एक बार जब आपको पता चलता है कि किसी कर्मचारी ने कंपनी क्रेडिट का अनुचित उपयोग किया है, तो जल्दी से कार्य करें ताकि अन्य कर्मचारी सूट का पालन न करें या दुरुपयोग जारी रहे।
यह निर्धारित करने के लिए कंपनी क्रेडिट रिकॉर्ड देखें कि कौन से शुल्क अनुचित हैं या कंपनी से संबंधित नहीं हैं। उन्हें हाइलाइट करें और वित्त विभाग के लिए प्रतियां बनाएं और, यदि आवश्यक हो, तो कर्मचारी के कर्मियों की फाइल। इससे न केवल आपको यह पता चलता है कि कार्ड का कितना दुरुपयोग हुआ है, बल्कि यह आपको कर्मचारी के साथ बात करते समय उपयोग करने के लिए एक संदर्भ भी प्रदान करता है।
कर्मचारी के साथ बात करने से पहले मानव संसाधनों के साथ संपर्क करें। संभावना है कि जब आप कर्मचारी से शुल्क के बारे में पूछेंगे तो उन्हें आपके साथ कमरे में रहना होगा। इसके अलावा, वे आपको बता सकते हैं कि कर्मचारी को व्यक्तिगत उपयोग के लिए कार्ड का दुरुपयोग करने के लिए कैसे आगे बढ़ना चाहिए, खासकर अगर वह जानता था कि यह कंपनी के नियमों के खिलाफ था।
कर्मचारी के साथ एक बैठक अनुसूची। पूछें कि क्या उन्हें कार्ड मिलने पर कंपनी के दिशानिर्देशों की एक प्रति मिली। यह आपको बताता है कि क्या वह कंपनी क्रेडिट उपयोग के बारे में नीतियों से अवगत था। उसे यह समझाने का मौका दें और पता करें कि क्या आरोप जानबूझकर लगाए गए थे, यदि वह आरोपों के लिए जिम्मेदार है या यदि यह गलत प्रकार की खरीदारी के लिए गलत कार्ड का उपयोग करने का मामला था। यदि कार्रवाई दुर्भावनापूर्ण और जानबूझकर की गई थी, तो आपको अनुशासनात्मक कार्रवाई करने की आवश्यकता हो सकती है। अनुशासन की गंभीरता उसके समग्र रिकॉर्ड पर निर्भर करती है और साथ ही साथ चार्ज की गई राशि, उसके अविवेक को स्वीकार करने की इच्छा और उसके द्वारा दर्शाए गए पश्चाताप के स्तर पर भी निर्भर होना चाहिए। वार्तालाप को रिकॉर्ड करें, उसकी अनुमति के साथ, इस घटना में कि आपको मामले को आगे बढ़ाने की आवश्यकता है, जैसे कि आपराधिक आरोप दाखिल करना।
कार्रवाई का कोई भी उपाय दुरुपयोग के स्तर को फिट करता है। यदि यह केवल अनजाने में दुरुपयोग का मामला था, तो कार्ड के उपयोग के बारे में दिशानिर्देश दोहराएं और कर्मचारी को एक और मौका दें। यदि आरोप उद्देश्यपूर्ण थे, तो सबसे अच्छा निर्णय लेने के लिए अपनी कंपनी के दिशानिर्देशों का उपयोग करें और कर्मचारी के इतिहास और आरोपों की प्रकृति को ध्यान में रखें।यदि शुल्क हजारों में चलाए जाते हैं, जिसे अधिकांश राज्यों में भव्य चोरी माना जाता है, और आपके पास अपने स्थानीय पुलिस विभाग से संपर्क करने और कर्मचारी के खिलाफ आरोप लगाने के अलावा कोई विकल्प नहीं हो सकता है।
संस्थान क्रेडिट कार्ड के उपयोग के बारे में सख्त दिशा-निर्देश देता है। इनसाइड इंडियाना बिजनेस वेबसाइट के अनुसार, हर महीने शुल्क की जांच करें और उन लोगों को चिह्नित करें जो संदिग्ध दिखते हैं। एक निश्चित राशि से अधिक का शुल्क लेने से पहले कर्मचारियों के लिए पूछना एक नियम है। कर्मचारियों को आपके द्वारा दिए गए कार्ड की संख्या को सीमित करें, केवल उन लोगों को अनुमति दें जो व्यवसाय के लिए नियमित रूप से कंपनी क्रेडिट खाता बनाए रखने के लिए आपूर्ति खरीदने की आवश्यकता है।
