यदि आपके संगठन में एक से अधिक कर्मचारी हैं, और वे कर्मचारी अपने व्यक्तिगत क्रेडिट कार्ड पर कंपनी के लिए यात्रा करते हैं या खरीदारी करते हैं, तो आपको क्रेडिट कार्ड प्रतिपूर्ति नीति की आवश्यकता है।क्रेडिट कार्ड प्रतिपूर्ति नीतियां आपको यह निर्धारित करने की अनुमति देती हैं कि क्या खर्च चुकाया जाएगा, व्यय पर एक कैप सेट करें और कर्मचारियों को सूचित करें कि प्रतिपूर्ति प्रक्रिया कैसे काम करती है।
निर्धारित करें कि क्या पूर्व-अनुमोदन की आवश्यकता है
कर्मचारी क्रेडिट कार्ड व्यय की प्रतिपूर्ति करना एक बुरा सपना हो सकता है यदि मानव संसाधन और लेखा को यह पता नहीं है कि किस तरह के शुल्क की उम्मीद है। कुछ या सभी क्रेडिट कार्ड व्यय के लिए पूर्व-अनुमोदन की आवश्यकता क्रेडिट कार्ड की प्रतिपूर्ति शुल्क के सामंजस्य के दौरान स्टिकर के झटके को समाप्त कर सकती है। यात्रा या व्यय प्राधिकरण रूपों और खरीद आदेश प्रबंधकों को अनधिकृत खर्च को रोकने में मदद कर सकते हैं, जबकि मानव संसाधनों और लेखांकन को लागतों का एक बॉलपार्क विचार प्राप्त करने में मदद करता है जो प्रतिपूर्ति की जाएगी।
व्यय सीमाएँ निर्धारित करें
व्यय के लिए सीमा निर्धारित करके क्रेडिट कार्ड प्रतिपूर्ति का कैपिंग करना एक और तरीका है कि क्रेडिट कार्ड प्रतिपूर्ति नीतियों से बजट संकटों को रोकने में मदद मिल सकती है। भोजन, होटल और मनोरंजन के लिए खर्च की सीमा निर्धारित करना यात्रा प्रतिपूर्ति को रोककर रखेगा, जबकि सेवाओं या सामग्रियों की प्रतिपूर्ति खरीद आदेश या पूर्व-प्राधिकरण के माध्यम से नियंत्रित की जानी चाहिए। भोजन के लिए मानक भत्ते, उदाहरण के लिए, प्राप्तियों को चालू करने के लिए कर्मचारियों की आवश्यकता को समाप्त कर सकते हैं, और उन संगठनों के लिए सहायक होते हैं जो प्रतिपूर्ति का एक बड़ा सौदा संसाधित करते हैं।
परिभाषित करें कि क्या व्यय प्रतिपूर्ति की जाएगी
किसी भी क्रेडिट कार्ड की प्रतिपूर्ति नीति को स्पष्ट रूप से परिभाषित करना चाहिए कि क्या खर्च की प्रतिपूर्ति की जाएगी। जबकि भोजन, यात्रा और रहने की लागत प्रतिपूर्ति के लिए मानक लागत हैं, कंपनी संस्कृति अन्य लागतों को निर्धारित कर सकती है जो प्रतिपूर्ति के अधीन हैं, जैसे कि ग्राहकों का मनोरंजन करने के लिए लागत, विस्तारित व्यापार यात्राओं के लिए मादक पेय और कपड़े धोने की सेवा को शामिल करना या बाहर करना। आपकी नीति को परिभाषित करना चाहिए कि व्यय खातों के कर्मचारी दुर्व्यवहार से बचने के लिए क्या लागतों की प्रतिपूर्ति की जा सकती है, और कब।
निर्धारित करें कि प्रतिपूर्ति की कितनी आवश्यकता है
कर्मचारी क्रेडिट कार्ड शुल्क की प्रतिपूर्ति लेखांकन और मानव संसाधनों के लिए जल्दी से समस्याग्रस्त हो सकती है यदि प्रतिपूर्ति नीति यह निर्धारित नहीं करती है कि दस्तावेज की आवश्यकता क्या है। जबकि कुछ कंपनियां व्यक्तिगत प्राप्तियों पर भरोसा करती हैं, अन्य लोग क्रेडिट कार्ड स्टेटमेंट की ईमेल प्राप्तियों या एनोटेट प्रतियों का उपयोग करते हैं, या पूरी तरह से अतिरिक्त कागजी कार्रवाई से बचने के लिए अधिकांश प्रतिपूर्ति खर्चों के लिए मानक भत्ते निर्धारित करते हैं। आपके संगठन से संबंधित प्रतिपूर्ति की मात्रा को आपकी नीति तय करनी चाहिए।
