आपके कैरियर के कुछ बिंदु पर, आपको व्यवसाय रिपोर्ट लिखने की संभावना होगी। एक व्यावसायिक रिपोर्ट आमतौर पर किसी विशेष परियोजना या कंपनी के घटक को संबोधित करती है, आपके निष्कर्षों को प्रस्तुत करती है और इच्छित पाठक को सिफारिशें देती है।
एक उचित व्यावसायिक रिपोर्ट की योजना बनाना और लिखना जो अपने इच्छित दर्शकों तक पहुँचता है और अपने पाठकों को प्रेरित करता है, योजना, अनुसंधान और रिपोर्ट की सफलता के लिए प्रतिबद्धता लेता है। जबकि आपके द्वारा उपयोग की जाने वाली विशिष्ट व्यवसाय रिपोर्ट लेखन शैली में आपकी व्यक्तिगत लेखन शैली और व्यक्तित्व, साथ ही कंपनी के व्यक्तित्व को प्रतिबिंबित करना चाहिए, कुछ उपयोगी रिपोर्ट लेखन युक्तियां हैं जो कोई भी उपयोग कर सकता है।
रिपोर्ट का उद्देश्य स्पष्ट करें
कुछ रिपोर्ट लेखन युक्तियाँ उतनी ही महत्वपूर्ण हैं जितना कि रिपोर्ट के उद्देश्य को परिभाषित करना और स्पष्ट करना। रिपोर्ट में इसे जल्द से जल्द करें ताकि आप अनावश्यक मुद्दों के साथ समय और ऊर्जा बर्बाद न करें। एक विश्वसनीय रिपोर्ट बनाने के लिए आवश्यक सभी जानकारी इकट्ठा करें। कभी-कभी इसका मतलब शामिल लोगों से बात करना हो सकता है, या यह एक अनुसंधान परियोजना के संचालन के रूप में शामिल हो सकता है।
उदाहरण:
यह रिपोर्ट उन मार्केटिंग तकनीकों को संबोधित करती है जिनका उपयोग हमने पिछले पांच वर्षों में नए ग्राहकों को प्राप्त करने के लिए किया है। तकनीकों के विश्लेषण के आधार पर, पैसा खर्च किया गया और हमने प्रत्येक से कितने नए ग्राहक हासिल किए, मैं तीन विशिष्ट प्रकार के विपणन को आगे बढ़ाने की सिफारिश करना चाहता हूं।
सभी प्रासंगिक जानकारी व्यवस्थित करें
अपनी रिपोर्ट को व्यावसायिक रिपोर्ट के उद्देश्य तक सीमित रखना सुनिश्चित करें। रिपोर्ट का दायरा विस्तृत न होने दें क्योंकि यह आपके व्यवसाय रिपोर्ट प्रारूप को पटरी से उतार सकती है। यदि रिपोर्ट का उद्देश्य विपणन तकनीकों के तीन विशिष्ट विषयों की सिफारिश करना है, तो उन तीन तकनीकों और प्रासंगिक जानकारी पर केंद्रित रहें।
उदाहरण:
जैसा कि आप मेरे शोध के आधार पर देखेंगे, ये तीन शीर्ष विपणन तकनीक हैं जिनकी मैं सलाह देता हूं। नए ग्राहकों की सबसे बड़ी संख्या में लाने के लिए वे सबसे अधिक लागत प्रभावी हैं।
बिजनेस रिपोर्ट प्रारूप ऑडियंस को जानें
आपको यह समझने की आवश्यकता है कि आप किसके लिए लिख रहे हैं और यह निर्धारित करें कि इस ऑडियंस को कैसे संबोधित किया जाए। टोन, दृष्टिकोण और जोर को परिभाषित करें जो आपके पाठकों की ओर सक्षम है। जब आपको हमेशा अपनी व्यावसायिक रिपोर्ट लेखन शैली में पेशेवर होना चाहिए, तो आपके द्वारा शामिल विवरण का स्तर रिपोर्ट पढ़ने वाले व्यक्ति के आधार पर भिन्न हो सकता है।
यदि आप उच्च स्तर के कॉर्पोरेट अधिकारियों को लिख रहे हैं, तो आप अधिक निश्चित संख्याओं और शोधों को शामिल कर सकते हैं और अपने विवरणों में अधिक विस्तृत हो सकते हैं। यदि आप मार्केटिंग टीम को लिख रहे हैं जो मार्केटिंग लिंगो को समझती है, तो आप एक व्यावसायिक रिपोर्ट प्रारूप का उपयोग कर सकते हैं, जिसमें अधिक आराम से टोन है और आप अतीत में उपयोग की गई तकनीकों के लिए बोलते हैं।
अपने दर्शकों को प्रेरित करें
मजबूत शब्दों का उपयोग करके व्यवसाय रिपोर्ट लिखें जो आपके दर्शकों को प्रेरित करेगी। प्रभावी, सुव्यवस्थित वाक्य बनाएँ, लेकिन अपनी व्यक्तिगत व्यवसाय रिपोर्ट लेखन शैली के लिए सही रहें। आपके दर्शकों में से कुछ केवल रिपोर्ट को स्कैन कर सकते हैं, इसलिए बुलेटेड बिंदुओं के साथ एक व्यापार रिपोर्ट प्रारूप चुनें, बहुत सारे सफेद स्थान, अच्छी हेडलाइंस और उपशीर्षक और छोटे पैराग्राफ।
उदाहरण:
तीन खूनी विपणन तकनीक
हम 35 प्रतिशत अधिक ग्राहक हासिल कर सकते हैं और निम्नलिखित तीन हत्यारा विपणन तकनीकों का उपयोग करके पैसे बचा सकते हैं:
- मासिक ईमेल न्यूज़लेटर्स उपयोगी सामग्री प्रदान करते हैं।
- दुकान में पदोन्नति पदोन्नति।
- स्थानीय अखबार में विज्ञापन।
इससे पहले कि आप भेजें
सबसे महत्वपूर्ण रिपोर्ट लेखन युक्तियों में से एक है रिपोर्ट को वितरित करने से पहले सबूत, संपादित और संशोधित करना। रिपोर्ट पर पढ़ी गई आँखों का दूसरा सेट होना यह सुनिश्चित करने का एक शानदार तरीका है कि आपका संदेश स्पष्ट है। नियत तारीख से पहले रिपोर्ट को संपादित करने और संशोधित करने के लिए अपने आप को बहुत समय दें। इस कदम को जल्दी मत करो। जब आप रिपोर्ट वितरित करते हैं, तो सुनिश्चित करें कि सभी दस्तावेज़ और अटैचमेंट शामिल हैं और हर कोई उन्हें प्राप्त करता है।
