कई लोगों के लिए, बड़ी संख्या में फोन नंबर याद रखना एक असंभव काम है। जब कोई आपके कार्यालय को कॉल करता है, तो आपको अभी हाथ पर सही संख्या की आवश्यकता होती है, और ऐसा करने का सबसे अच्छा तरीका कार्यालय फोन निर्देशिका रखना है। जबकि बड़े कार्यालयों में इलेक्ट्रॉनिक निर्देशिकाओं के साथ जटिल फ़ोन सिस्टम हो सकते हैं, अधिकांश कार्यालयों को इस विस्तृत चीज़ की आवश्यकता नहीं है। बहुत कम प्रयास के साथ, आप अपनी उंगलियों पर अपनी ज़रूरत की सभी जानकारी डालने के लिए एक सरल कार्यालय निर्देशिका बना सकते हैं।
आपको जिन वस्तुओं की आवश्यकता होगी
-
कंप्यूटर
-
स्प्रेडशीट सॉफ्टवेयर या Google डॉक्स खाता
एक नई स्प्रेडशीट बनाएं और इसे "ऑफिस डायरेक्टरी" नाम दें। स्प्रैडशीट का उपयोग करना एक ऐसे कार्यालय के लिए एक टेलीफोन निर्देशिका स्थापित करने का एक आसान तरीका है जो केंद्रीय फोन निर्देशिका प्रणाली के लिए पर्याप्त बड़ा नहीं है।
अपनी स्प्रैडशीट में तीन कॉलम हेडर जोड़ें: नाम, कार्यालय # और टेलीफोन। यदि आप चाहते हैं, तो स्प्रेडशीट में और कॉलम जोड़ें और आप आसानी से ट्रैक कर सकते हैं, उदाहरण के लिए, ईमेल पते और फैक्स नंबर।
अपने सहकर्मियों को निर्देशिका (या यदि आप एक ऑनलाइन स्प्रेडशीट का उपयोग कर रहे हैं) को भेजें और पूछें कि वे अपनी स्वयं की सही जानकारी भरें और इसे आपको वापस भेजें। इस जानकारी में से कुछ के साथ एक कार्यालय प्रशासनिक सहायक हो सकता है जिसे आप तुरंत आपके लिए जानकारी भरने के लिए कह सकते हैं।
इस पर सभी परिवर्तनों के साथ परिणामों को एक एकल स्प्रेडशीट में विभाजित करें। अब आपके पास अपने कार्यालय के लिए एक कार्यशील फोन निर्देशिका है।
फोन निर्देशिका को प्रिंट करें, या इसे सामान्य उपयोग के लिए अपने कार्यालय के बाकी हिस्सों में ईमेल करें। कम परेशानी के साथ फोन निर्देशिका को वितरित करने के आसान तरीके के लिए नीचे दिए गए टिप्स देखें।
टिप्स
-
चूंकि ऑफिस फ़ोन नंबर अपेक्षाकृत बार-बार बदलते हैं, इसलिए Google डॉक्स जैसी ऑनलाइन स्प्रेडशीट का उपयोग करने से आप समय और मेहनत बचा सकते हैं। फ़ोन निर्देशिका स्प्रेडशीट को अपने कार्यालय में सभी के साथ साझा करें और उन्हें आवश्यकतानुसार परिवर्तन करने दें, और क्योंकि निर्देशिका ऑनलाइन है, आपको निर्देशिका के अद्यतन होने पर नई प्रतियों को ईमेल करने की चिंता नहीं करनी होगी।
