ज्ञापन, या ज्ञापन, संक्षिप्त व्यावसायिक संचार होते हैं जो संक्षिप्त और आसानी से पढ़े जाने वाले प्रारूप में लोगों को जानकारी के महत्वपूर्ण बिट्स प्राप्त करने के लिए काम करते हैं। एक स्पष्ट ज्ञापन शीर्षक किसी भी ज्ञापन का एक महत्वपूर्ण पहलू है क्योंकि यह पाठक को आने वाले समय के लिए तैयार करता है। हेडिंग का एक त्वरित स्कैन इस बात की महत्वपूर्ण जानकारी को उजागर करता है कि विषय में कौन शामिल है, क्या पता और जब ज्ञापन भेजा गया था। एक सुसंगत हेडिंग प्रारूप कर्मचारियों और सहकर्मियों के लिए इन उपयोगी दस्तावेजों को पढ़ना, समझना और दर्ज करना आसान बनाता है।
प्रत्येक ज्ञापन को उसी तरीके से, जिस तिथि, और विषय रेखाओं से स्पष्ट रूप से निर्दिष्ट किया गया है, उसी रूप में प्रारूपित करें। इन तत्वों को अलग-अलग लाइनों और सभी-कैपिटल अक्षरों में मुद्रित किया जाना चाहिए।
मेमो के "से" और "से" सभी प्रेषकों और प्राप्तकर्ताओं के नाम और शीर्षक टाइप करें। आपको ज्ञापन में श्री या श्रीमती का उपयोग करने की आवश्यकता नहीं है, हालांकि डॉ का कभी-कभी उपयोग किया जाता है। भ्रम से बचने के लिए प्रत्येक व्यक्ति के पहले और अंतिम दोनों नामों को शामिल करें।
शीर्षक की "तारीख" अनुभाग में वर्तमान तिथि डालें। सप्ताह के दिन को शामिल न करें, लेकिन वर्ष को शामिल करें।
एक संक्षिप्त और सूचनात्मक विषय पंक्ति लिखें। एक या दो शब्दों वाले विषयों से बचें, जो पर्याप्त जानकारी नहीं देते हैं, जैसे कि "कंपनी अपडेट।" ऐसे विषय का चयन करें जो आपके प्राप्तकर्ताओं को ठीक से बता सके कि मेमो के बारे में क्या है, जैसे कि "कंपनी ड्रेस कोड अपडेट।"
टिप्स
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शीर्षक तत्वों को इच्छानुसार फिर से व्यवस्थित किया जा सकता है। कुछ कंपनियां हेडिंग में सब्जेक्ट लाइन को ज्यादा पसंद करती हैं। जो भी आप चुनते हैं, उसे एक मेमो से अगले तक लगातार रखें।
यदि आप पूर्व-मुद्रित मेमो शीट का उपयोग करते हैं और हाथ से विवरण लिखते हैं, तो आपको शीर्ष के प्रत्येक तत्व के बाद एक बृहदान्त्र को शामिल करने की आवश्यकता नहीं है।
