फाइलिंग एक पुरानी-पुरानी प्रणाली है जो दस्तावेजों को ढूंढना आसान बनाती है। इन दस्तावेजों में पत्र, मेमो, वित्तीय रिकॉर्ड, रिपोर्ट और पत्राचार के अन्य रूप शामिल हो सकते हैं। सुसंगत और कुशल फाइलिंग सिस्टम को प्राप्त करने के लिए, आपको उचित प्रक्रियाएं अपनानी चाहिए। यहां तक कि आज के इलेक्ट्रॉनिक युग में, व्यवसायों और घरेलू कार्यालयों को अभी भी कागजी फाइलों को बनाए रखने की आवश्यकता है।
श्रेणियाँ
अपनी फ़ाइलों को श्रेणियों में समूहित करें। मुख्य श्रेणी प्राथमिक शीर्षक होगी, जो अन्य सभी फ़ाइलों का प्रतिनिधित्व करती है जो इसके तहत रखी जाएंगी (उपश्रेणियाँ)। श्रेणी के दायरे के आधार पर, यह पूरे फाइलिंग कैबिनेट दराज को शामिल कर सकता है। उदाहरण के लिए:
श्रेणी: पेरोल रजिस्टर 2014 उपश्रेणी: पेरोल रजिस्टर जनवरी 2014 पेरोल रजिस्टर फरवरी 2014 पेरोल रजिस्टर मार्च 2014
वर्ष के अंत तक अपनी उपश्रेणियों को जारी रखें। यदि आपकी श्रेणी एक पूरी दराज भर देगी, तो एक लेबल बनाएं और इसे दराज के बाहरी हिस्से पर रखें; अपने उपश्रेणी फ़ोल्डर को लेबल करें और उन्हें दराज के अंदर रखें। जब आप एक दराज के लिए कई श्रेणियों के लिए अपनी श्रेणियों के लिए फांसी फ़ोल्डरों का उपयोग करें और उनके अंदर लेबल उपश्रेणी फ़ाइल फ़ोल्डर रखें।
दाखिल नियम
दो बुनियादी फाइलिंग नियम वर्णमाला और तिथि दाखिल हैं। अल्फाबेटिकल फाइलिंग करते समय, अल्फाबेट के अक्षर के अनुसार फाइल करें। तिथि दाखिल करने के लिए, शीर्ष पर अपनी सबसे हाल की फाइलें दर्ज करें। वर्णमाला दाखिल करने के लिए कई नियम हैं।
नाम से दाखिल करते समय, पहले अक्षर (यानी, लैंगस्टन कंस्ट्रक्शन, पार्किंसन कारवाश, नदियों और सहयोगियों, थॉमसन एंड कंपनी) द्वारा फाइल करें।
जब पहला नाम समान होता है, तो दूसरे अक्षर (यानी, ऐस, एडेल, एंजी, अगस्त) द्वारा फाइल करें।
अंतिम नाम से फ़ाइल (यानी, कॉनर, ल्यूक; डेनवर, मैरियन; फुलरटन, जेएस; शूस्टर, एपी)।
प्रारंभिक नाम से फ़ाइल जब उपनाम समान होते हैं (यानी, गैरीसन, डीसी; गैरीसन, ई। आर। गैरीसन, जीएच; गैरीसन, वाईबी)।
पहले उपसर्ग पत्र का उपयोग करें जब उपनाम में एक उपसर्ग होता है (यानी, डे ला होया, जीयू; मार्क, डीएस; वैन डर रॉय, एफएच; वैन अंडर, पीई)।
पहले उपनाम से फ़ाइल जब दो होते हैं (यानी, एंडरसन और लीबरमैन; सरू और फ्लोरसिम)।
मैक के रूप में फ़ाइल मैक, मैक, एम 'फाइलें; सेंट और सेंट के रूप में फ़ाइल करें (यानी, मैकइंटायर, मैकनाइट, एम। कलेवर, या सेंट पॉल, सेंट मैरीज़)।
फ़ाइल रखरखाव
एक बार आपकी फाइलिंग प्रणाली बड़े करीने से हो, तो आपको इसे बनाए रखना चाहिए। दायर किए जाने वाले सभी दस्तावेजों के लिए एक निर्दिष्ट ट्रे रखें; उन्हें इधर-उधर न रखें। फ़ाइलों के साथ फ़ोल्डर्स या दराज को पैक न करें; इससे उन्हें निकालना कठिन हो जाता है। प्रति दिन कम से कम एक बार कुछ फाइलिंग करने की कोशिश करें। यदि आप एक छोटी कंपनी चलाते हैं, तो इसे सप्ताह में एक बार करें। यदि आपके पास उपयोग की जाने वाली फाइलें हैं, तो उनके लिए नई फाइलें बनाएं। रीसायकल बिन या श्रेडर में अवांछित कागज लगाएं। यदि आपकी फाइलें गोपनीय हैं, तो हमेशा ड्रॉर्स को लॉक करना याद रखें।
