एक व्यवसाय हर साल सैकड़ों या हजारों फाइलों से निपट सकता है। संगठन उस कठोर को समाप्त करता है, तनाव महसूस करता है जो आपको कुछ महत्वपूर्ण खोजते समय मिलता है। सही फाइलिंग प्रणाली आपके व्यवसाय को अधिक सुचारू रूप से और प्रभावी ढंग से चलाने में मदद कर सकती है।
आपको जिन वस्तुओं की आवश्यकता होगी
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फ़ाइलें
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हैंगिंग फाइल्स
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लेबल टैब
अपनी फ़ाइलों का विश्लेषण करें। परियोजना या कालानुक्रमिक रूप से ग्राहक के अंतिम नाम से उन्हें क्रमबद्ध करना सबसे अच्छा है? फ़ाइल के लिए खोज करते समय आपके द्वारा उपयोग की जाने वाली विशेषताओं को चुनें।
अपनी फ़ाइलों को स्पष्ट रूप से लेबल करें। छोटी फ़ाइलों को हैंगिंग फ़ोल्डर में श्रेणियों में अलग करें। उदाहरण के लिए, "जुलाई 2008" का अपना लेबल लटका हुआ फ़ोल्डर हो सकता है, और आप उस महीने के सभी अनुबंध या फ़ोल्डर को हैंगिंग फ़ोल्डर में सम्मिलित कर सकते हैं।
फाइल को अलग फाइलिंग कैबिनेट में अलग करें। प्रशासनिक फ़ाइलों के लिए एक कैबिनेट है, जैसे आपूर्ति, पेरोल जानकारी और फिर से शुरू करने का आदेश देना; पूर्ण अनुबंध और भुगतान और परियोजना की जानकारी के साथ क्लाइंट फ़ाइलों के लिए एक और कैबिनेट; और किसी भी अन्य प्रकार के अपने व्यापार की जरूरत है। कैबिनेट को स्पष्ट रूप से लेबल करें।
अपने सहकर्मियों के सामने प्रस्तुत करने से पहले अपनी फाइलिंग प्रणाली का परीक्षण करें। सुनिश्चित करें कि आप सब कुछ आसानी से पा सकते हैं और जिस तरह से आपने चीजों को व्यवस्थित किया है वह समझ में आता है। यदि आपने सब कुछ कालानुक्रमिक रूप से आयोजित किया है, लेकिन परीक्षण वर्णानुक्रम से पता चलता है कि अधिक समझ में आता है, तो अपना सिस्टम बदलें।
एक छोटी बैठक बुलाओ और फाइलिंग सिस्टम को समझाओ। सुनिश्चित करें कि हर कोई समझता है कि सिस्टम कैसे काम करता है और सिस्टम का पालन करने का महत्व क्या है।
तय करें कि फाइलिंग कौन करेगा। आप एक व्यक्ति को फाइलिंग सौंप सकते हैं, या प्रत्येक कार्यकर्ता को अपनी फाइलिंग करने दे सकते हैं। कर्मचारियों के पास अपने कार्यालयों में फाइलिंग कैबिनेट हो सकता है, लेकिन आपको अभी भी एक केंद्रीय फाइलिंग सिस्टम की आवश्यकता है, आदर्श रूप से एक व्यक्ति के साथ प्रभारी।
प्रतिदिन महत्वपूर्ण दस्तावेज दाखिल करें। रूटीन फाइलिंग आपको व्यवस्थित रहने में मदद करता है और इससे होने वाले जरूरत से ज्यादा बड़ा काम बनने से बचता है। प्रत्येक कार्यालय में ट्रे दाखिल करने का उपयोग करें, और सुनिश्चित करें कि ट्रे को हर कार्य दिवस के अंत में खाली किया जाता है।
हर छह से 12 महीने में फाइलिंग सिस्टम का आकलन करें। अपने सिस्टम से पुरानी सामग्री को शुद्ध करें।
