न्यूमेरिक ऑफिस फाइलिंग सिस्टम कैसे सेट करें

जब एक महत्वपूर्ण दस्तावेज गायब हो जाता है, तो एक सुव्यवस्थित कार्यालय फाइलिंग प्रणाली के महत्व से अधिक स्पष्ट नहीं होता है। अक्षम फाइलिंग सिस्टम के परिणामस्वरूप समय, धन बर्बाद हो सकता है और खराब निर्णय हो सकता है यदि लापता दस्तावेज़ में जानकारी का एक अभिन्न टुकड़ा होता है और आपको इसके बिना निर्णय लेना चाहिए। अराजकता से आदेश बनाने का एक तरीका एक संख्यात्मक कार्यालय फाइलिंग सिस्टम स्थापित करना है, जहां आप रिकॉर्ड्स को नंबर असाइन करते हैं, जैसे खरीद आदेश, इन्वेंट्री आइटम और अनुमान, और आरोही क्रम में जानकारी दर्ज करें, या निम्नतम से उच्चतम संख्या तक।

आपको जिन वस्तुओं की आवश्यकता होगी

• नंबरिंग सिस्टम

• फाइल आलमारी

• फाइल डिवाइडर गाइड

• फाइल डिवाइडर टैब

• फ़ाइल फ़ोल्डर, मिश्रित रंग

• लेबल

श्रेणियां और क्रमांकन प्रणाली सेट करें

फ़ाइल श्रेणियां सेट करें और नियंत्रण नंबर असाइन करें। अलग-अलग विभागों को अपने संगठन में सूचीबद्ध करें। प्रत्येक विभाग के लिए एक मुख्य नियंत्रण संख्या असाइन करें। उदाहरण के लिए, एक छोटा व्यवसाय "वित्तीय," "बिक्री," "खरीद," "मानव संसाधन" और "उपकरण" जैसी श्रेणियां स्थापित करने का विकल्प चुन सकता है। प्रत्येक मुख्य श्रेणी, जैसे कि 100 से वित्तीय की पहचान करने के लिए एक नियंत्रण संख्या निर्दिष्ट करें; 200, बिक्री; 300, खरीद; 400, मानव संसाधन; और 500, उपकरण।

फ़ाइल उपश्रेणियाँ सेट करें और प्रत्येक उपश्रेणी को परिभाषित करने और पहचानने के लिए उपकेंद्र संख्याएँ निर्दिष्ट करें। उदाहरण के लिए, बिक्री श्रेणी में, आप बिक्री रिपोर्ट के लिए 10 जोड़ सकते हैं; 20, बिक्री का अनुमान; और 30, बिक्री प्राप्तियां।

उपश्रेणी के भीतर व्यक्तिगत दस्तावेजों की पहचान करने के लिए प्रत्येक उपश्रेणी के भीतर एक नंबरिंग प्रणाली स्थापित करें। यह आपके द्वारा दस्तावेज़ पर छपी संख्या बन जाएगा। उदाहरण के लिए, यदि आप पहले से तय किए गए बिक्री अनुमान रूपों के लिए एक आदेश में भेजते हैं, तो यदि आप चाहें तो आप पहले फॉर्म की संख्या को 200-20-01 या 200 20 01 के रूप में सूचीबद्ध करेंगे। प्रत्येक क्रमिक दस्तावेज़ एक से बढ़ेगा। आप उदाहरण के लिए, दूसरे बिक्री अनुमान फॉर्म पर "200-20-02" प्रिंट करेंगे।

अपनी फाइलिंग योजना का एक मास्टर इंडेक्स बनाएं। यह आपके फाइलिंग कैबिनेट के लिए सामग्री की एक तालिका के रूप में काम करेगा।

कैबिनेट सेट अप करें

मुख्य और उपश्रेणियों की पहचान करने के लिए एक रंग-कोडिंग प्रणाली स्थापित करें। उदाहरण के लिए, आप एक नियम स्थापित कर सकते हैं जो मुख्य श्रेणियों की पहचान करने के लिए एक नीले फ़ाइल विभक्त लेबल का उपयोग करता है। रंगीन फ़ाइल फ़ोल्डर तब उपश्रेणियों की पहचान कर सकते हैं, जैसे बिक्री रिपोर्ट के लिए लाल फ़ोल्डर्स, बिक्री अनुमानों के लिए हरे रंग के फ़ोल्डर्स और बिक्री रसीदों के लिए पीले फ़ोल्डर। फ़ाइल फ़ोल्डर पर लेबल इसकी सामग्री की पहचान करेगा, जैसे कि लेबल जो 01-100, 101-200 और इतने पर प्रदर्शित होते हैं।

कैबिनेट दाखिल करने में मुख्य श्रेणी के डिवाइडर टैब और जगह बनाएं। लेबल और फाइलिंग कैबिनेट में प्रारंभिक उपश्रेणी फ़ाइल फ़ोल्डर रखें और आवश्यकतानुसार जोड़ें।

उपयुक्त संख्यात्मक क्रम में फ़ाइल दस्तावेज़।

टिप्स

• अपने व्यवसाय की जरूरतों की पहचान करने के लिए कुछ समय लें और एक श्रेणी और नंबरिंग प्रणाली पर निर्णय लें जो आपके व्यवसाय के लिए समझ में आता है।

  यदि आप एक कम्प्यूटरीकृत लेखा प्रणाली का उपयोग करते हैं और अपने स्वयं के रूपों को प्रिंट करते हैं, तो आपको फाइलिंग आवश्यकताओं को प्रतिबिंबित करने के लिए नंबरिंग सिस्टम को बदलना पड़ सकता है। उदाहरण के लिए, बिक्री अनुमानों की संख्या 200-20-01 पर शुरू हो सकती है और प्रत्येक नए अनुमान के लिए एक की वृद्धि हो सकती है।

  यदि आप अंतरिम में उन तक पहुंच की आवश्यकता होती है, तो सभी दस्तावेजों के लिए एक विशिष्ट स्थान और कंटेनर अभी तक दर्ज नहीं करें।

  आवश्यकताओं को दाखिल करने के लिए सुनिश्चित करने का सबसे अच्छा तरीका एक अनुसूची स्थापित करना है, जैसे दैनिक या साप्ताहिक।