फाइलिंग उन सभी महत्वपूर्ण कार्यों में से एक है जो हममें से कोई भी करना पसंद नहीं करता है। एक नया फाइलिंग सिस्टम स्थापित करते समय, आप इसे इस तरह से बनाना चाहेंगे कि इसका उपयोग करना आपके लिए आसान हो। कुछ लोग वर्णमाला द्वारा और कुछ संख्याओं द्वारा अपनी प्रणाली स्थापित करना पसंद करते हैं। दूसरों ने इसे श्रेणी और फिर वर्णमाला द्वारा निर्धारित किया। चुनें कि आपके लिए क्या काम करता है।
आपको जिन वस्तुओं की आवश्यकता होगी
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फाइलें रखने की अलमारी
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मनबढ़ फाइलों को तोड़ दिया
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टैब्ड कार्डबोर्ड डिवाइडर
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ठीक बिंदु मार्कर
अपनी श्रेणियां जैसे किराया या बंधक व्यवस्थित करें। अपने भवन, उपयोगिताओं और आपूर्ति के लिए अलग से फाइलें सेट करें। अपने सभी कागजी कार्रवाई के माध्यम से जाओ। प्रत्येक विषय को एक श्रेणी दें। अपनी श्रेणियों को आईआरएस श्रेणियों के साथ बनाने की कोशिश करें, यह वर्ष के अंत में आसान बनाता है।
प्रत्येक श्रेणी के लिए एक विभक्त बनाएं। डिवाइडर पर लिखें कि यह किस श्रेणी का है। उन्हें एक तरफ रख दो।
जैसा कि आप बिल का भुगतान करते हैं, उस तारीख को लिखें, जिसे आपने बिल के उस हिस्से पर भुगतान किया है जिसे आप रखते हैं या रसीद। यदि आप चेक का उपयोग कर रहे हैं, तो रसीद पर चेक नंबर और भुगतान की गई राशि लिखें। यदि आप इलेक्ट्रॉनिक रूप से भुगतान करते हैं, तो उस पर भुगतान की गई पुष्टि संख्या और राशि लिखें। अपने सभी कागजी कार्रवाई की तारीख, जिस पर आपने काम किया था, भले ही वह बिल न हो। अन्य कागजी कार्रवाई के उदाहरण बैंक सुलह, आदेशों के चालान और ग्राहकों को भेजे गए बिल हो सकते हैं। फिर अपने बहीखाते प्रणाली में प्रत्येक रसीद या कागजी कार्रवाई के टुकड़े का दस्तावेज। क्विकबुक और माइक्रोसॉफ्ट मनी में छोटे व्यवसाय के बहीखाते के लिए उत्कृष्ट कार्यक्रम हैं।
उस श्रेणी के प्रत्येक अलग-अलग भाग के लिए एक मनीला फ़ोल्डर सेट करें जिसे आपने चरण 1 में सूचीबद्ध किया था। एक उदाहरण होगा, श्रेणी उपयोगिताएँ हैं और फ़ोल्डर्स ABC इलेक्ट्रिक, CITY पानी और सीवर और INT इंटरनेट कनेक्शन होंगे। यदि आपके व्यवसाय में विक्रेता हैं, तो प्रत्येक विक्रेता के लिए अलग-अलग फाइलें सेट करें। अपने प्रत्येक ग्राहक के लिए फाइलें सेट करें। प्रत्येक श्रेणी के माध्यम से जाओ और सभी अलग-अलग फ़ोल्डरों को सेट करें।
प्रत्येक कर्मचारी के लिए एक फ़ाइल सेट करें। चूंकि अधिकांश छोटे व्यवसायों में कर्मचारियों को संभालने और उन पर रिकॉर्ड रखने के लिए कार्मिक विभाग नहीं हैं, इसलिए आपको कम से कम उन पर एक सरल फ़ाइल रखने की आवश्यकता होगी। उनके वेतन रिकॉर्ड रखें। उन्होंने जो भी प्रशिक्षण पूरा किया है, उसका दस्तावेजीकरण करें। यदि आवश्यक हो तो लाइसेंस की प्रतियां रखें। आप अपने साथ हुए किसी भी विवाद का दस्तावेजीकरण भी करना चाहेंगे। लिखिए कि विवाद क्या था और उसका परिणाम क्या था।
जब आप अपने व्यवसाय के लिए कुछ खरीदते हैं तो अपनी रसीदों के लिए एक अलग फ़ाइल रखें। उन्हें पहले अपने लेज़र में दस्तावेज़ित करें। आप उन्हें फ़ाइल में रखना चाहते हैं। महीने में एक बार, रसीद फ़ाइल के माध्यम से जाएं और उन्हें सही फ़ाइल और श्रेणी में रखें। आप महीनों की रसीदें एक साथ जमा कर सकते हैं और उन पर महीने लिख सकते हैं। भले ही आप क्रेडिट कार्ड का उपयोग करते हैं, यह अतिरिक्त दस्तावेज है यदि आपको आईआरएस द्वारा ऑडिट किया जाना था।
फाइलिंग कैबिनेट में श्रेणी के डिवाइडर को वर्णानुक्रम में रखें। उस श्रेणी के भीतर प्रत्येक फ़ोल्डर को वर्णानुक्रम में बदलें। उन्हें डिवाइडर के पीछे रखें। प्रत्येक श्रेणी के माध्यम से जाओ और उन्हें फ़ाइल करें।
टिप्स
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आप किसी भी फाइलिंग सिस्टम को उपयोग करने के लिए आसान बनाने के लिए अनुकूलित कर सकते हैं। जब तक आप जल्दी से जानकारी पा सकते हैं, यह एक अच्छा फाइलिंग सिस्टम है।
