लंबाई में 10 पृष्ठों से कम, एक छोटी रिपोर्ट पाठकों को स्पष्ट और संक्षिप्त जानकारी प्रदान करती है। ज्ञापन प्रारूप में लिखा गया है, एक छोटी रिपोर्ट मुख्य रूप से एक कंपनी में आंतरिक उपयोग के लिए है। आप एक व्यवसाय योजना या प्रस्ताव, रणनीतिक योजना, विपणन योजना या वित्तीय योजना का वर्णन करने के लिए एक छोटी रिपोर्ट का उपयोग कर सकते हैं। यद्यपि सामग्री और शब्दावली रिपोर्ट से रिपोर्ट में भिन्न होगी, बुनियादी संरचना समान है: सामग्री, परिचय, चर्चा, निष्कर्ष, सिफारिशें और परिशिष्टों की तालिका।
अपने पर्यवेक्षक या ग्राहक के साथ मिलकर यह निर्धारित करें कि रिपोर्ट में किन मुद्दों पर ध्यान दिया जाना चाहिए और किसी भी पृष्ठभूमि के दस्तावेज या अन्य सहायता सामग्री के लिए उससे पूछें। अपने कार्यालय में उपयुक्त लोगों के साथ साक्षात्कार या बैठकों की व्यवस्था करें। अपनी रिपोर्ट के लिए अतिरिक्त जानकारी प्राप्त करने के लिए इंटरनेट का उपयोग करें।
रिपोर्ट लिखने से पहले सामग्री की एक तालिका बनाएँ। वास्तविक रिपोर्ट की कल्पना करें और सूचना को क्रमबद्ध रूप में व्यवस्थित करें। सामग्री की तालिका लेखन प्रक्रिया को सुव्यवस्थित करती है और रिपोर्ट के लिए चरण-दर-चरण टेम्पलेट प्रदान करती है।
परिचय लिखिए। आमतौर पर लंबाई में एक पैराग्राफ, परिचय रिपोर्ट के उद्देश्यों और प्रमुख मुद्दों को बताता है। हालाँकि, परिचय में पृष्ठभूमि की जानकारी है, लेकिन यह बाकी रिपोर्ट को संक्षेप में प्रस्तुत नहीं करता है।
उपयोग किए गए शोध के तरीके और रिपोर्ट के चर्चा अनुभाग में जानकारी कैसे एकत्र की गई थी, इसके बारे में जानकारी दें। उपयुक्त शीर्षकों और उप-शीर्षकों का उपयोग करके अपनी जानकारी व्यवस्थित करें। यह खंड रिपोर्ट का सबसे लंबा और सबसे जटिल हिस्सा है और इसमें वह डेटा होता है जो आपके निष्कर्ष और सिफारिशों की ओर जाता है।
समस्या या समस्या के कम से कम दो वैकल्पिक समाधान प्रस्तुत करें और प्रत्येक की खूबियों और कमजोरियों पर चर्चा करें। जब भी संभव हो, अपने शोध के दौरान एकत्र किए गए तथ्यों और आंकड़ों का उपयोग करें।
निष्कर्ष अनुभाग में निष्कर्षों को सारांशित करें। रिपोर्ट के मुख्य उद्देश्यों और संभव समाधानों की मुख्य खूबियों और कमजोरियों के पाठक को याद दिलाएं। सिफारिशों का मार्ग प्रशस्त करें।
अपने समाधान का वर्णन करें और अनुशंसाएँ अनुभाग में अपनी पसंद के कारण प्रदान करें। यदि आप अल्पकालिक और दीर्घकालिक दोनों सिफारिशें प्रदान करते हैं, तो स्पष्ट रूप से सभी निहितार्थ बताए गए हैं।
रिपोर्ट के परिशिष्ट अनुभाग में किसी भी चार्ट, टेबल या विस्तृत अनुसंधान सामग्री को शामिल करें।
