चाहे आप एक व्यावसायिक वापसी का आयोजन कर रहे हों, एक धर्मार्थ संगठन के लिए एक पार्टी को फेंकना या एक राजनीतिक सम्मेलन की मेजबानी करना, अपने सभी मेहमानों के लिए उचित सम्मान और दया दिखाना, यह सुनिश्चित करता है कि आपका कार्यक्रम सफल हो। हालांकि, विशिष्ट अतिथियों का स्वागत करने के लिए अधिक योजना और ध्यान देने की आवश्यकता होती है। रात के खाने के शिष्टाचार से लेकर परिचयात्मक भाषणों तक, अपने अतिथि को आरामदायक, सम्मानित और सराहना करने में मदद करना महत्वपूर्ण है। एक ही समय में, यहां तक कि प्रतिष्ठित मेहमानों को प्रभावित करने के लिए गश या लगातार दबाव डालकर बंद किया जा सकता है। अपनी घटना की योजना बनाएं ताकि आपके अतिथि के पास बैठकों, भोजन और सत्रों के बीच आराम करने और रिचार्ज करने का समय हो।
अपने मेहमान को व्यक्तिगत रूप से नमस्कार करें। चाहे आप हवाई अड्डे पर एक प्रतिष्ठित अतिथि से मिल रहे हों या केवल औपचारिक व्यापार बैठक से पहले, एक दोस्ताना हाथ मिलाने और संक्षिप्त परिचय के साथ उनका अभिवादन करें। अपने किसी भी सहयोगी को अपने अतिथि से मिलवाने के लिए आगे बढ़ें। उदाहरण के लिए, आप कह सकते हैं, “सुश्रीमहत्वपूर्ण अतिथि, मैं आपको हमारे संगठन के विज्ञापन प्रतिनिधि, जैक जैकसन से मिलवाना चाहता हूं।"
एक घटना के एजेंडे के साथ अपने अतिथि को पेश करें जो बैठक के समय और स्थानों, संगठित भोजन, समूह की गतिविधियों और डाउनटाइम की रूपरेखा देता है। मीटिंग या ईवेंट सुविधा के साथ अपने अतिथि को परिचित कराएं, प्रक्रिया के दौरान उसे अपने सहयोगियों से मिलवाते रहें।
अपने मेहमान को यथासंभव आरामदायक बनाएं। यदि आपका ईवेंट रात भर रहने के लिए कहता है, तो कमरे को पहले से सुरक्षित रखें। कमरे में घटना के एजेंडे की एक प्रति है, साथ ही अपने और अन्य घटना योजनाकारों के लिए संपर्क जानकारी। इसके अतिरिक्त, सुनिश्चित करें कि आपके बैठक कमरे साफ, व्यवस्थित और अच्छी तरह से चिह्नित हैं।
औपचारिक डिनर पार्टियों के लिए बैठने के शिष्टाचार का पालन करें। आपके विशिष्ट अतिथि को मेजबान के अधिकार में बैठाया जाना चाहिए। मेहमानों के बैठने की व्यवस्था की पहचान करने के लिए जगह कार्ड का उपयोग किया जा सकता है।
यदि वह किसी मीटिंग, लंच या डिनर में बोलने के लिए निर्धारित है, तो अपने विशिष्ट अतिथि का परिचय देने के लिए एक संक्षिप्त लेकिन पेशेवर भाषण लिखें और निष्पादित करें। अन्यथा, अपने अतिथि का स्वागत किसी भी बैठक या कार्यक्रम में उसकी स्थिति या सम्मान से संबंधित संक्षिप्त टिप्पणी के साथ करें जिसमें वह एक भागीदार है। एक परिचयात्मक भाषण के लिए, आपको समय की तैयारी से पहले अपने वक्ता की संक्षिप्त जीवनी रेखाचित्र, उसकी विश्वसनीयता, उपलब्धियों और सम्मानों पर शोध करके विकसित करना होगा। एक परिचयात्मक भाषण हाथ में विषय को संबोधित करना चाहिए, विषय की प्रासंगिकता और स्पीकर की साख का संक्षिप्त विवरण। अतिथि के स्वागत के लिए दर्शकों के लिए गति के रूप में अंतिम और दोनों के लिए उसका नाम सहेजें।
