एक परियोजना या बड़ी खरीद के लिए अनुमोदन का अनुरोध करना नर्वस-व्रैकिंग और निराशाजनक हो सकता है। हालाँकि, सही शब्दों और रवैये के साथ, आपको अपनी जरूरत के अनुसार आगे बढ़ने की अधिक संभावना है। अनुसंधान भी महत्वपूर्ण है: आपको ठीक-ठीक पता होना चाहिए कि आपको किस चीज की आवश्यकता है, यह जानें कि आपकी कंपनी पर क्या प्रभाव पड़ेगा और इसे ऐसे शब्दों में समझा सकते हैं जो आपके बॉस समझ सकें। एक विशिष्ट और अच्छी तरह से लिखा अनुरोध पत्र आपके विचार या परियोजना को वास्तविकता बनाने की दिशा में एक लंबा रास्ता तय कर सकता है।
शोध आपका प्रस्ताव
किसी भी अनुमोदन प्रक्रिया में पहला कदम शोध है कि आपको क्या चाहिए। यदि आप एक नई कंपनी के वाहन के लिए पूछ रहे हैं, तो शोध करें कि आपको किस प्रकार का वाहन चाहिए, इसकी लागत कितनी होगी और यह कंपनी की जरूरतों के अनुरूप कैसे होगा। जो आप अनुमोदित करना चाहते हैं, उसके बारे में एक सामान्य कथन न करें। आपके पत्र के प्राप्तकर्ता के पक्ष में निर्णय लेने की अधिक संभावना है यदि आपके पत्र में यह स्पष्ट है कि आपने यह पता लगाने का प्रयास किया है कि कंपनी के लिए सबसे अच्छा क्या है। इससे भी महत्वपूर्ण बात यह है कि आप जितने विशिष्ट हैं, उतनी ही अधिक संभावना है कि वह आपको किसी परियोजना या खरीद के लिए स्वीकृति प्रदान करने में सहज होगी, क्योंकि वह यह जानती है कि अनुमोदन के बाद आप क्या करेंगे।
सही तरीके से पत्र को प्रारूपित करें
नाम और शीर्षक द्वारा अपने बॉस को संबोधित करके शुरू करें (उदाहरण के लिए, उपाध्यक्ष स्मिथ)। यदि संयोग से आपको पता नहीं है कि पत्र को कौन पढ़ रहा होगा, तो उस व्यक्ति के शीर्षक को पत्र को संबोधित करें (उदाहरण के लिए, "प्रिय आयुक्त।") हालांकि, निजीकरण महत्वपूर्ण है, इसलिए व्यक्ति का नाम और सही शीर्षक जानने के लिए अपना सर्वश्रेष्ठ प्रयास करें। । आप अक्सर संगठन की वेबसाइट पर, या फोन उठाकर व्यक्ति का नाम पूछ सकते हैं।
अगला, उस खरीद या प्रस्ताव को प्रस्तुत करें जिसे आप अनुमोदित करना चाहते हैं। अपने पत्र के पहले वाक्य में ऐसा करने की कोशिश करें। इससे पाठक को स्पष्ट रूप से पता चल जाएगा कि आप अभी क्या प्रस्ताव दे रहे हैं और बाकी पत्र के लिए उसका संदर्भ दें। इससे उसे यह भी पता चल जाता है कि आपको वही पता है जो आप चाहते हैं।
उदाहरण:
प्रिय पर्यवेक्षक कनिंघम,
कैसल रॉक हाई स्कूल मार्च बैंड नई वर्दी की जरूरत है।
विस्तृत उदाहरण दीजिए
इसके बाद, स्पष्ट करें कि आप जिस प्रस्ताव का प्रस्ताव कर रहे हैं उसे क्यों लिया जाना चाहिए। यहां तक कि अगर यह स्पष्ट लगता है कि एक खरीद क्यों आवश्यक है, तो इसके पीछे के तर्क के बारे में विस्तार से बताएं। यदि आपके पत्र के प्राप्तकर्ता को पत्र में प्रस्तावित कार्रवाई का एक अच्छा कारण नहीं दिखता है, तो वह विफल हो जाएगा। इसे करने के लिए केवल कुछ वाक्य लेने चाहिए।
उदाहरण:
हमने पिछली बार 1992 में वर्दी खरीदी थी, और वर्तमान संग्रह बहुत रगड़ और पहना हुआ है।
उन सभी कारणों को सूचीबद्ध करके जारी रखें जो प्रस्ताव आपकी कंपनी के लिए फायदेमंद होंगे।यह इस बारे में है कि आपका काम कंपनी के लिए क्या करेगा, इस बारे में नहीं कि आप व्यक्तिगत रूप से क्यों सोचते हैं कि प्रस्ताव महत्वपूर्ण है।
उदाहरण:
मार्चिंग बैंड परेड, फुटबॉल खेल और अन्य सामुदायिक समारोहों में हमारे स्कूल का प्रतिनिधित्व करता है। नई वर्दी हमारे स्कूल को और अधिक सकारात्मक प्रकाश में लाएगी।
अब हमें अपनी पुरानी वर्दी को बनाए रखने के लिए एक टेलरिंग कंपनी को हर साल हजारों डॉलर का भुगतान करना होगा। नए लोग इन फीस को खत्म कर देंगे।
नई आधुनिक यूनिफ़ॉर्म होने से पूरे बैंड का मनोबल बहुत बढ़ जाएगा, जिसके परिणामस्वरूप आमतौर पर सभी सदस्य छात्रों के लिए उच्च ग्रेड प्राप्त होते हैं।
मूल्यवान जानकारी के साथ निष्कर्ष
अपने नाम, ईमेल पते और फोन नंबर के साथ अपने पत्र को शामिल करें और पत्र या प्रस्ताव के संबंध में किसी भी प्रश्न के लिए आपसे संपर्क करने के लिए पाठक को आमंत्रित करें। यदि लागू हो, तो उस तारीख को भी नोट करें, जिसे आप आशा करते हैं कि आपके पास आपके अनुरोध का जवाब होगा। जब आप पत्र के साथ समाप्त हो जाते हैं, तो यह एक पृष्ठ से अधिक नहीं होना चाहिए जब तक कि आपके पास दूसरे पृष्ठ पर जारी रखने का एक बहुत अच्छा कारण न हो (जैसे कि एक बहुत ही जटिल प्रस्ताव जिसके लिए लंबे स्पष्टीकरण या कारणों की एक लंबी सूची की आवश्यकता है क्यों आपका अनुरोध लाभदायक होगा)।
उदाहरण:
यदि आपके कोई प्रश्न हैं, तो मैं आपसे किसी भी समय मिलकर खुश हूँ।
धन्यवाद,
बेन वॉरेन, निदेशक, [email protected] 555-1234
अंतिम सुझाव
हमेशा सम्मानजनक और औपचारिक तरीके से लिखें। उदाहरण के लिए, यह कहने के बजाय "कंपनी के लिए यह बहुत अच्छा होगा यदि हम कुछ नए प्रिंटर खरीद सकते हैं," कुछ ऐसा लिखें, "यदि कंपनी को पांच नए प्रिंटर खरीदने थे, तो यह उदाहरण कॉर्प को फायदा होगा क्योंकि …" यदि यह पहले से ही आवश्यक नहीं है, तो अपने प्राप्तकर्ता को ईमेल करने के बजाय अपने पत्र को मुद्रण और हाथ से वितरित करने पर विचार करें। यह दिखाएगा कि आप वास्तव में अपने प्रस्ताव की परवाह करते हैं और यह अधिक संभावना बना देगा कि वह पत्र को समय पर जवाब देने के लिए याद करे।
ध्यान दें कि एक लिखित अनुमोदन पत्र आपको कहीं भी नहीं मिल सकता है - आपका प्राप्तकर्ता यह तय कर सकता है कि प्रस्ताव ही समस्या है। उस स्थिति में, आपको एक पूरी तरह से नए विचार के साथ आना होगा या अपने समय को बांधना होगा जब तक आप फिर से प्रयास नहीं कर सकते।
