एंटरप्राइज सिस्टम के प्रकार

जबकि लगभग किसी भी आकार की कंपनियां उद्यम प्रणाली का उपयोग कर सकती हैं, ज्यादातर मामलों में एक उद्यम एक ही नेटवर्क से जुड़े 500 या अधिक कंप्यूटरों के संगठन को संदर्भित करता है। कंपनी के आकार के बावजूद, व्यवसाय उद्यम प्रणाली सभी में एक चीज समान है: वे प्रबंधकों और कर्मचारियों द्वारा सूचना के प्रबंधन में आवश्यक प्रयास को कम करते हैं। एंटरप्राइज़ सिस्टम एक संगठन में उपयोग की जाने वाली जानकारी और प्रक्रियाओं को एकीकृत करता है और, आदर्श रूप से, उन्हें एक स्थान से सुलभ बनाता है।

तीन अलग-अलग प्रकार की उद्यम प्रणालियाँ आज उपलब्ध हैं:

• ईआरपी: एंटरप्राइज रिसोर्स प्लानिंग

• सीआरएम: ग्राहक संबंध प्रबंधन

• SCM: आपूर्ति श्रृंखला प्रबंधन

एक एंटरप्राइज़ सॉफ़्टवेयर प्लेटफ़ॉर्म को समझना

कंप्यूटर या मोबाइल फोन वाला कोई भी व्यक्ति पहले से ही दो प्रकार के सॉफ्टवेयरों से परिचित है: ऑपरेटिंग सिस्टम और एप्लिकेशन। Microsoft Windows, Linux, Android और Apple iOS जैसे ऑपरेटिंग सिस्टम, हार्डवेयर का उपयोग करते हैं और एक प्लेटफ़ॉर्म प्रदान करते हैं जिस पर एप्लिकेशन चल सकते हैं। एप्लिकेशन या एप्लिकेशन, वे सॉफ़्टवेयर हैं जिनका उपयोग आप गेम खेलने और अपना काम करने के लिए करते हैं।

एक कारोबारी माहौल में, कंप्यूटर आमतौर पर एक या अधिक शक्तिशाली कंप्यूटरों के माध्यम से नेटवर्क में जुड़े होते हैं जिन्हें सर्वर कहा जाता है। सर्वर आपके कार्यालय में स्थित हो सकता है, या यह कहीं और हो सकता है, जिसे आप इंटरनेट पर एक्सेस करते हैं। सर्वर पर स्थित एप्लिकेशन, जिसे कंपनी में सभी एक ही समय में उपयोग कर सकते हैं, एंटरप्राइज़ सॉफ़्टवेयर कहलाते हैं। एक कंपनी एंटरप्राइज़ सॉफ़्टवेयर का उपयोग ट्रैक इन्वेंट्री, बिक्री और भुगतान प्रबंधन और ग्राहक जानकारी और कर्मचारी रिकॉर्ड को संग्रहीत करने के लिए कर सकती है।

टिप्स

• जब लोग क्लाउड के बारे में बात करते हैं, तो वे एक सर्वर या सर्वर के एक समूह का उल्लेख कर रहे हैं जो इंटरनेट पर एक्सेस किया जाता है।

ईआरपी: एंटरप्राइज रिसोर्स प्लानिंग सिस्टम

जब आपके पास कई व्यावसायिक कार्य होते हैं जो आप एंटरप्राइज़ सिस्टम पर सुलभ चाहते हैं, तो एक ईआरपी सॉफ्टवेयर पैकेज अक्सर सबसे अधिक समझ में आता है।जैसे Microsoft अपने डेस्कटॉप अनुप्रयोगों जैसे वर्ड, एक्सेल और पावरपॉइंट को एक ही पैकेज में बंडल करता है, जो सभी एक साथ काम कर सकते हैं, ईआरपी सॉफ्टवेयर एंटरप्राइज़ एप्लिकेशन को एक पैकेज में बांटता है जो एक साथ भी काम कर सकते हैं। ये एप्लिकेशन, जिन्हें आमतौर पर मॉड्यूल कहा जाता है, को बंडलों में खरीदा जा सकता है और फिर, जैसा कि आपको अधिक कार्यक्षमता की आवश्यकता होती है, अतिरिक्त मॉड्यूल जोड़े जा सकते हैं।

ईआरपी सिस्टम आमतौर पर अपने मॉड्यूल में ग्राहक संबंध और आपूर्ति श्रृंखला प्रबंधन प्रणालियों को शामिल कर सकते हैं।

सीआरएम: ग्राहक संबंध प्रबंधन प्रणाली

सीआरएम सॉफ्टवेयर ईआरपी के समान है, लेकिन जैसा कि इसके नाम का अर्थ है, यह ग्राहक डेटा पर केंद्रित है। यह बिक्री, ग्राहक सेवा और विपणन के लिए सबसे अधिक बार उपयोग किया जाता है। आपके ग्राहकों के बारे में कोई भी विवरण CRM सिस्टम में दर्ज किया जा सकता है, जो आपके व्यवसाय में किसी और को उपलब्ध कराया जाता है। ग्राहक के संगठन में विभिन्न लोगों के लिए व्यक्तिगत संपर्क जानकारी सभी को संग्रहीत किया जा सकता है, साथ ही साथ इतिहास, शिकायतें और रिटर्न भी खरीद सकते हैं। एक बार जब यह डेटा दर्ज किया जाता है, तो सीआरएम सिस्टम का उपयोग बिक्री की भविष्यवाणी करने और विपणन के अवसरों को इंगित करने में मदद के लिए किया जा सकता है।

CSM: आपूर्ति श्रृंखला प्रबंधन प्रणाली

CSM सॉफ़्टवेयर आपके ग्राहकों को उत्पाद प्राप्त करने के लिए आवश्यक संसाधनों और रसद के इर्द-गिर्द घूमता है। एक आम आपूर्ति श्रृंखला में आपूर्तिकर्ताओं से कच्चे माल की सोर्सिंग, उन्हें ऑर्डर करना और शिपमेंट को ट्रैक करना, फिर निर्माण प्रक्रिया के माध्यम से उत्पादित वस्तुओं को ट्रैक करना, उन्हें एक गोदाम में संग्रहीत करना और फिर उन्हें ग्राहकों को शिपिंग करना शामिल होगा। उचित रूप से अनुकूलित, एक CSM सिस्टम स्वचालित रूप से कच्चे माल की आवश्यकता से पहले आपूर्तिकर्ताओं के साथ आदेश दे सकता है, साथ ही साथ निर्मित होने पर प्रत्येक विभाग की दक्षता को ट्रैक कर सकता है।

ईआरपी मॉड्यूल के विभिन्न प्रकार की खोज

विभिन्न मॉड्यूल तब उस डेटा तक पहुंच सकते हैं और इसे आवश्यकतानुसार कर्मचारियों को प्रस्तुत कर सकते हैं। ऐसी प्रणाली के बिना, एक लेखा विभाग एक प्रणाली, बिक्री विभाग दूसरी प्रणाली का उपयोग कर सकता है, जबकि गोदाम एक तीसरी प्रणाली का उपयोग करता है। प्रत्येक विभाग की जानकारी अपने स्वयं के साइलो में रहेगी, जो अन्य विभागों के लिए दुर्गम होगी।

उदाहरण के लिए, मान लीजिए, आपने एक ऐसी कंपनी का स्वामित्व किया है जिसने रेन बूट्स बनाए हैं। एक उद्यम प्रणाली के बिना, प्रत्येक विभाग एक दूसरे से स्वतंत्र रूप से चलेगा। यदि बिक्री विभाग ने एक नया ग्राहक उतारा है, तो उन्हें ग्राहक को स्थापित करने और क्रेडिट के लिए अनुमोदित करने के लिए लेखांकन से संपर्क करना होगा। एक बार अनुमोदित होने के बाद, लेखा विभाग को फिर बिक्री विभाग को सूचित करना होगा कि पहले आदेश पर कार्रवाई की जा सकती है। फिर किसी को गोदाम और उत्पादन विभाग के साथ समन्वय करना होगा, जबकि क्रय विभाग और मानव संसाधन विभागों को आदेश की प्रक्रिया के लिए पर्याप्त आपूर्ति और श्रमिकों को सुनिश्चित करने के लिए प्रत्येक को लाने की आवश्यकता होगी। इनमें से प्रत्येक चरण में कंपनी भर में ईमेल और फोन कॉल शामिल होंगे, साथ ही ग्राहक को आदेश भेजे जाने तक।

विभिन्न मॉड्यूल के माध्यम से एक उद्यम प्रणाली का उपयोग करना, यह सब स्वचालित रूप से किया जा सकता है और इसके बिना किसी भी मानव बातचीत के बिना, जो प्रक्रिया को गति देता है और मानव त्रुटि को कम करता है।

बिक्री मॉड्यूल: आपकी बिक्री कनाडा में स्थित एक नए ग्राहक, एक रिटेल कपड़ों की श्रृंखला को दोहराती है, जो एक ही डिजाइन और अलग-अलग आकार के 1,000 जूते खरीदना चाहते हैं। वह बिक्री मॉड्यूल में क्लाइंट जानकारी दर्ज करती है।

लेखांकन मॉड्यूल: लेखा विभाग को सूचना मिलती है कि एक नया ग्राहक जोड़ा गया है। वे ग्राहक की जानकारी को सत्यापित करते हैं और क्रेडिट चेक चलाते हैं। एक बार ग्राहक के आदेश को मंजूरी मिलने के बाद, बिक्री प्रतिनिधि को बिक्री मूल्य और ग्राहक छूट सहित पुष्टि मिल जाती है।

इन्वेंटरी मॉड्यूल: जैसा कि बिक्री प्रतिनिधि आदेश की पुष्टि कर रहा है, सिस्टम उसे बताता है कि स्टॉक में इनमें से 200 जूते हैं, जिन्हें तुरंत भेज दिया जा सकता है। शेष बूटों को निर्मित करने की आवश्यकता है और दो सप्ताह में भेज दिया जा सकता है।

उत्पादन मॉड्यूल: एक बार आदेश की पुष्टि हो जाने के बाद, उत्पादन प्रबंधक को सूचित किया जाता है कि उसे आवश्यक आकार के 800 जूते बनाने होंगे।

मानव संसाधन मॉड्यूल: नवीनतम आदेश के साथ, मानव संसाधनों को सूचित किया जाता है कि उन्होंने एक नई सीमा को मारा है और, तिमाही के लिए अद्यतन बिक्री के पूर्वानुमान के आधार पर, दो और कर्मचारियों को काम पर रखा जाना चाहिए।

क्रय मॉड्यूल: बूट के लिए नए आदेश स्वचालित रूप से कंपनी के रबर निर्माता को अपने न्यूनतम सीमा पर स्टॉक रखने के लिए एक आदेश को ट्रिगर करते हैं।

आदेश ट्रैकिंग मॉड्यूल: नया कनाडाई ग्राहक यह देखने के लिए आपकी कंपनी की वेबसाइट पर लॉग इन कर सकता है कि ऑर्डर कब भेजा जाएगा। सिस्टम अन्य उत्पादों को भी प्रदर्शित करता है जो पिछले महीने में इसी तरह के खुदरा विक्रेताओं द्वारा ऑर्डर किए गए हैं।

निर्णय समर्थन मॉड्यूल: आप देखते हैं कि कनाडा के आदेश फलफूल रहे हैं, जिससे आपको यह तय करने की जरूरत है कि आपको उस देश के लिए बिक्री प्रतिनिधि किराए पर लेना है या नहीं। वहाँ बेची जा रही विशिष्ट शैलियों को देखते हुए, आप महसूस करते हैं कि इस नए बाजार के लिए समान शैली के जूते के बाजार हो सकते हैं।

एंटरप्राइज़ सिस्टम के लाभ और विफलता

सही उद्यम सॉफ्टवेयर का चयन उत्पादकता में सुधार कर सकता है, लागत में कमी कर सकता है, बिक्री बढ़ा सकता है और प्रबंधन के फैसले को अधिक कुशल बना सकता है। वैश्विक वाणिज्य के एक युग में, यदि आपके प्रतियोगी पहले से ही अपनी जानकारी प्रवाह को सुव्यवस्थित करने के लिए उद्यम समाधान का उपयोग कर रहे हैं, तो उद्यम मंच का न होना आपको कम प्रतिस्पर्धी बना सकता है और आपके व्यवसाय को जोखिम में डाल सकता है।

दूसरी ओर, उद्यम समाधान को अपनाना आपके सभी डेटा अंडों को एक टोकरी में रखने जैसा है। स्थापना के साथ एक समस्या हर विभाग को पंगु बना सकती है। 2015 के सर्वेक्षण में, 21 प्रतिशत उत्तरदाताओं ने अपने ईआरपी समाधान के रोलआउट को विफलता के रूप में वर्णित किया। समस्याओं में शामिल हो सकते हैं:

• नई प्रणाली को संचालित करने के लिए कर्मचारियों को बेहतर प्रशिक्षण देना।

• कर्मचारियों की आवश्यकताओं को समझने में असफल होना।

• सिस्टम तक पहुंचने के लिए आवश्यक डेटा को अनुचित रूप से कॉन्फ़िगर करना।

• संवेदनशील डेटा को हैकर्स द्वारा एक्सेस किए जाने से बचाने में विफलता।

जबकि कुछ समस्याओं के कारण कुछ हफ्तों के लिए सिरदर्द हो सकता है, अन्य कई वर्षों तक रह सकते हैं। ऐतिहासिक रूप से, खराब उद्यम कार्यान्वयन को अरबों डॉलर के निगमों को नीचे लाने के लिए जाना जाता है। एक खराब ईआरपी कार्यान्वयन में एक क्लासिक केस स्टडी ने एक बार हर्षे को हैलोवीन के लिए खुदरा बाजार में चॉकलेट लाने में असफलता का कारण बना दिया, जिससे इसके शेयर की कीमतों में नाटकीय रूप से गिरावट आई। हाल के वर्षों में, कनाडा में टारगेटेड बॉटकेड एंट्री को भी खराब तरीके से आयोजित ईआरपी कार्यान्वयन पर दोषी ठहराया गया था।