किसी भी व्यवसाय को चलाने के लिए रिपोर्ट महत्वपूर्ण हैं। वे मालिकों और पर्यवेक्षकों को वास्तव में यह बता सकते हैं कि कंपनी विभिन्न परियोजनाओं पर कहां खड़ी है, जिसे तब उनके वरिष्ठ अधिकारियों को सूचित किया जा सकता है। नियोजन रिपोर्ट स्वरूपों को विशिष्ट जानकारी की आवश्यकता होती है जो आपके काम को कागजी काम करने वाले लोगों द्वारा उपयोग करने में आसान बना देगा। अच्छे रूप रचनात्मकता के लिए योजनाकार कमरा भी देते हैं। प्रिंट करने से पहले अपनी रिपोर्ट की योजना बनाना एक रिपोर्ट प्रपत्र बनाने के लिए आवश्यक है जिसे आप विस्तारित अवधि के लिए उपयोग कर सकते हैं।
आपको जिन वस्तुओं की आवश्यकता होगी
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कागज़
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पेंसिल
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रबड़
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काले स्थायी स्याही कलम
उन सभी सूचनाओं को लिखें, जिन्हें आपको एक कागज के टुकड़े पर रिपोर्ट में शामिल करना है, फिर इन बिंदुओं को प्रश्न या कमांड प्रारूप में बदल दें। इस पेज को अलग रख दें। कंप्यूटर पर इस चरण को निष्पादित करें यदि यह आपके लिए कम भ्रामक होगा, लेकिन यदि आप इन्हें कागज़ के टुकड़े पर लिखते हैं, तो आप कंप्यूटर पर अपने प्रारूप में उन्हें आसानी से रिले कर सकते हैं, जब आप वापस जाने के बजाय उन्हें जोड़ने के लिए तैयार हों और कई दस्तावेजों के बीच।
कागज के अपने दूसरे टुकड़े पर रिपोर्ट का पहला मोटा प्रारूप तैयार करें। पृष्ठ के शीर्ष पर अपनी कंपनी का लोगो लगाएं और शीर्ष पर बड़े बोल्ड अक्षरों में रिपोर्ट फ़ॉर्म जोड़ें। इस उदाहरण के लिए, हम एक जेनेरिक फॉर्म का उपयोग करने जा रहे हैं जिसे किसी भी परियोजना के अनुरूप बनाया जा सकता है।
विशिष्ट परियोजना के बारे में जानकारी प्राप्त करने के लिए पहले खंड का निर्माण करें। इसमें रिपोर्टर को प्रोजेक्ट का नाम, प्रोजेक्ट नंबर, या कोई भी सिस्टम जो आप अपने प्रोजेक्ट की पहचान करने के लिए उपयोग करते हैं, लिख सकते हैं। फिर एक अनुरोध लिखिए जो पहचानता है कि रिपोर्ट अंतरिम रिपोर्ट है या परियोजना पर अंतिम रिपोर्ट है। उदाहरण के लिए:
एक गोला:
अंतरिम रिपोर्ट अंतिम रिपोर्ट
या:
यह किस प्रकार की रिपोर्ट है? ****
या:
रिपोर्ट प्रकार: अंतरिम अंतिम (सर्कल एक)
फॉर्म भरने वाले व्यक्ति के बारे में दूसरा खंड बनाएं। नाम, स्थिति या शीर्षक, उस परियोजना के लिए विशिष्ट जिम्मेदारियां शामिल करें, जिस पर वे रिपोर्ट कर रहे हैं, और वे अपनी रिपोर्ट के साथ क्या संलग्न या शामिल करेंगे।
रिपोर्ट के अंतिम भाग को रिपोर्टर से पूछकर विकसित करें कि उनके अंत में क्या पूरा किया गया है। अंतरिम रिपोर्टों के लिए, आप अगले चरण की रूपरेखा तैयार करने के लिए रिपोर्टर के लिए एक और खंड छोड़ सकते हैं और अगले चरण के पूरा होने की अनुमानित तारीख दे सकते हैं। आप रिपोर्ट के अंत में अनुबंध अनुबंध को शामिल करने का विकल्प भी चुन सकते हैं, यह बताने के लिए कि कर्मचारी किसी भी जानकारी का खुलासा नहीं करेंगे, और इसमें शामिल सभी जानकारी उनके सर्वोत्तम ज्ञान के लिए सही है।
एक लेखन कार्यक्रम या अपने पसंदीदा कार्यक्रम का उपयोग करके रिपोर्ट प्रारूप को कंप्यूटर में डालें, और जितनी चाहें उतनी प्रतियां प्रिंट करें, या अंतिम मसौदा बनाएं और फ़ाइल पर रखने के लिए कई प्रतियां बनाएं।
टिप्स
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आप थोक में छपाई से पहले रिपोर्ट फॉर्म के अंतिम मसौदे को बनाने के लिए विभिन्न कंप्यूटर सॉफ्टवेयर का उपयोग कर सकते हैं। अपने पाठकों को ध्यान में रखना याद रखें और जानकारी को इस तरह से रखें कि आपके कर्मचारियों के बहुमत से सबसे अच्छी तरह से समझा जा सके।
